《外貿英語函電》教學分解

“外貿英語函電”是高職院校商務英語、國際貿易相關專業的一門專業必修課,具有很強的實用性。從教學內容來看,這是一門英語寫作與國際貿易實務相結合的課程。其教學目的是讓學生掌握外貿業務流程涉及的各種函電的擬寫要點和方法,具備熟練處理外貿函電業務的能力,為今后從事外經貿業務做準備。

我院商務英語、國際貿易等專業開設本課程,所使用的教材是東南大學出版社出版的《新編國際商務英語函電》。該教材是按照外貿業務的實際運作過程來安排每一章節的內容,并且所提供的specimen letter(例信)取材于實際發生的進出口貿易業務,真實性強。通過學習,學生可以接觸到外貿業務中從建立商務關系、詢盤、發盤、下單、合同履行到后期申訴索賠等各個環節的信函。但是,在本門課程的教學中,筆者發現有這樣幾個問題亟待解決:學生學完全書后,無法根據外貿業務具體情境的要求寫出合理得體的信函;在寫作過程中,對不同的業務情境可使用的常用句型無法靈活運用;而教師在教學過程中也存在一些困惑:如何才能在有限的學時內讓學生掌握各種信函的寫作方法?如何能通過教學讓學生真正掌握各種常用句型,靈活運用到信函寫作中來?如何才能使外貿英語函電課堂教學充滿活力而不至于變成短文分析和詞句講解?

在本門課程教學過程中,筆者針對上述問題和困惑不斷思考、探索和總結,認為教師應該從教學方法上進行改進,采用分解——架構兩步走的教學方法,引導學生了解信函的寫作方法和要點,進而靈活運用信函擬寫中所涉及的常用詞句,熟練掌握一筆外貿業務各個環節所發生信函的擬寫方法。

分解——架構兩步走的可行性

外貿英語函電課程屬于專門用途英語(ESP)的范疇,從某種意義上來講,可以被認為是外貿業務環境下的英語應用文寫作。而英語應用文寫作是有一定套路和規律可循的。先寫什么,再寫什么,使用哪些固定的表達結構達到相應的寫作目的,可以對其進行總結和歸納。這就為外貿英語函電寫作的分解創造了條件,也為分解之后的架構信函提供了依據,使分解——架構兩步走的方法具有了可操作性。

分解信函

信函的分解是指將外貿業務函電按照內容上的先后順序,將其分解成具體寫作步驟,并且歸納出每一個步驟的寫作意圖,以最簡單的語言對每一個寫作步驟進行說明。

如建設業務關系的函電(letters for establishment of business relations)可按下例分解:

Business Relations Establishment

Dear Sirs,

Step One (第一步):to identify the Information Source(表明獲知對方貿易信息的渠道)

We have learned from the Chamber of Commerce in New York that you are in the market of silk garments.

Step Two(第二步):to state the writing purpose —— Establish Business Relations(表達信函的目的,與對方建立貿易關系)

We are introducing ourselves as one of the leading exports of the same line of business (S1). And we would like to enter into business relations with you on the basis of quality, mutual benefit and the exchange of needed goods (S2).

Step Three(第三步):to introduce the goods(介紹己方產品,引起對方注意)

Our silk garments are made of super pure silk materials and in the traditional skills. They are good sellers and worth recommendation for their excellent quality.

Step Four(第四步):to express the business willingness(表達進行貿易的意愿)

We enclose a catalogue for your reference, and would be interested in receiving your inquiries.

Step Five(第五步):to end the letter to end the letter(結束信函)

We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

到此,信函的分解已經完成,整個建立貿易關系的信函被分成五個寫作步驟,每個步驟都以最簡單的語言進行說明。教師在引導學生進行信函分解時,應提醒學生注意,在實際業務情境下,這五個步驟的順序是可以適當調整的。如在Step Two(第二步)中,表達建立貿易關系的話語只有Sentence 2,而Sentence 1實際上是對己方公司做介紹,可以與“Step Three(第三步)介紹己方產品”合并。同時,教師還應說明建立貿易關系的函電需按照這個五個步驟來寫的原因,如讀信人和寫信人是第一次有函電往來,出于外貿業務信函寫作禮貌性(courtesy)的原則,必須在信函的開頭就表明獲知對方貿易信息的渠道。外貿信函要求簡潔明了,因此,第二步直接提出本函的寫作目的——建立貿易關系等等。

架構信函

分解已有信函的目的是為了架構新的信函,通過分解,學生了解到建立貿易關系的信函擬寫的五個步驟,掌握了寫作該類信函的框架。接下來要做的就是結合具體的外貿業務情境架構一封新的信函。框架已經搭建完畢,學生要做的就是進行內容的填充。此時教師應指導學生收集歸納每一個寫作步驟可以用的相似的表達方式和固定句式,并進行分類。在架構新的貿易關系信函中,每一個步驟可采用的表達方式和固定句式舉例如下:

Step One (第一步):to identify the Information Source(表明獲知對方貿易信息的渠道)

E.g.1 We have obtained your name and address from the Chamber of Commerce in New York and leant that youre in the market of silk garments.

E.g.2 Through the courtesy of the Commercial Counselors Office of your embassy in Beijing, we have known that you are…….

E.g.3 We have learned from your website that you are one of the largest retailers in the area.

E.g.4 Your name and address have been given us by Bank of China, New York Branch.

E.g.5 We owe name and address to the Bank of China, New York Branch.

Step Two(第二步):to state the writing purpose —— Establish Business Relations(表達信函的目的,與對方建立貿易關系)

E.g.1 We are writing in the hope of entering into business relations with you.

E.g.2 With a view to building up business relations with you, we are writing to you and hope to receive your catalogues and price——lists for reference.

E.g.3 We shall be pleased to establish business relations with you at an early date.

Step Three(第三步):to introduce the goods(介紹己方產品,引起對方注意)

產品介紹所使用的句式非常多,需根據具體的產品以及公司所屬的行業進行合理選擇,其關鍵在于吸引對方的注意,提高建立貿易關系的成功率。介紹產品一般突出其質量、價格以及市場需求量等方面:

be of high quality and low price物美價廉

excellent in quality and reasonable in price 質量上乘、價格合理

be in great demand (產品市場需求較大)

Step Four(第四步):to express the business willingness (表達進行貿易的意愿)

E.g.1 We enclose a catalogue for your reference, and would be interested in receiving your inquiries.

E.g.2 We shall be glad if you will kindly forward your price list

E.g.3 To give you a general idea of our products, we are sending you under separate cover a catalogue for your information.

E.g.4 Enclosed please find our latest price lists and illustrated catalogue.

Step Five(第五步):to end the letter(結束信函)

E.g.1 We are looking forward to hearing from you soon.

E.g.2 We anticipate your earliest reply.

E.g.3 Your earlier reply is highly appreciated.

E.g.4 We look forward to your favorable reply.

教師應指導學生盡可能多地收集和歸納每一個寫作步驟的常用詞句,并熟練掌握。只有達到一定的積累,才能在函電業務擬寫中根據外貿業務的實際情況靈活運用。

注意要點

教師在引導學生進行信函分解和架構的過程中,應注意以下幾點:

注意外貿業務信函中有特定含義的表達,并要求學生重點掌握專門用途英語一個鮮明的特點就是專業詞匯和術語較多, 外貿英語函電亦不例外。這些專業術語體現了外貿英語這門專門英語 “專 ”的特色, 也增加了教師與學生在教與學兩方面的難度。例如,“performance of contract”含義為“合同的履行”, in ones favor 應理解成以某人或某公司為受益人。如果不能準確地理解這些詞組在外貿業務情境下的含義,可能造成對整封信函理解的偏差。

應從信函整體來分解信函在寫作過程中,外貿英語函電常常出現某一自然段表達多個含義的現象,這需要教師指導學生合理分解信函,避免學生按照自然段隨意分解寫作步驟,影響信函整體的架構。

教師應指導學生盡可能多地收集和歸納每個寫作步驟可使用的句式和詞組這些句式和詞組是學生根據具體的業務情境架構新信函的基礎,學生應重點掌握這些句式和詞組并在信函的擬寫中靈活運用。

總結

分解和架構的對象都是外貿業務流程中所涉及的信函文本。但在具體信函上,分解的對象是教材中所呈現的specimen letters(例文),而架構的對象則是具體的外貿業務環節所需要的信函,如接到買方發來的詢盤信時需擬寫的回復或發盤信等。需要注意的是,分解例文信函的主要目的是為了架構新的信函,而不是對例文進行閱讀理解,這也就避免了外貿英語函電課堂教學成為短文分析課在而失去課堂應有的互動、探索的氛圍。

在分解信函到架構信函兩步走的過程中實際有三個環節。分解信函是第一個環節,通過對specimen letter(例信)分解,學生掌握外貿業務函電的寫作步驟。收集和歸納每個步驟常用的詞組和句子句式是第二環節。只有收集歸納一定量的詞組和句式,在架構信函時,學生才能夠根據實際的業務情境擬寫出符合要求的信函。最后,根據外貿業務情境架構新的信函是第三個環節。

在教學過程中,教師應根據外貿業務中所涉及的各種信函,引導學生分解信函,歸納寫作步驟,為架構信函打好基礎。同時應要求學生牢記不同主題的信函寫作步驟,并訓練學生根據具體的業務情境合理運用每個寫作步驟,架構出簡潔明了又得體的外貿英語信函。

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作者簡介:

顧乾冰(1982—),男,江蘇宜興人,揚州環境資源職業技術學院助理講師,研究方向為英語語言文學。

(本文責任編輯:尚傳梅)