完善信息時代高校會計檔案工作的思考

摘要:結合信息時代會計電算化檔案的特點和存在的問題，提出完善高校會計檔案管理的具體措施。

關鍵詞:信息時代;高校;會計檔案;管理

會計電算化是信息時代的產物，隨著近年來網絡經濟的蓬勃興起，高校財務信息化取得了突破性的發展，高校的會計檔案在內容、載體形式等方面發生了諸多變化。隨著高校現代化進程的推進，高校內部對會計檔案管理提出了新的要求。本文結合實際工作，探討信息時代的高校會計檔案管理問題。

一、信息時代會計檔案工作的新特點

1.廣泛性。高校會計電算化和財務信息化后，會計檔案的內容有了新的擴展，會計檔案不僅要求保留傳統意義上的檔案，還包括其它各種電子文檔，如電腦硬盤、光盤中的磁性介質數據、會計系統程序說明書以及會計系統所涉及到的全套檔案資料。

2.專業性。會計檔案是在高校單位經濟活動中形成的，是會計人員嚴格按照《會計法》的要求進行核算而得出的結果，電算化下的會計檔案是一種現代化載體，較傳統意義上的會計檔案而言具備雙重性的特點，即要求電子會計數據和紙質會計檔案共存，這些內容使得當前高校會計檔案具有專業性的特點。

3.規范性。實行會計電算化后，由于計算機存儲性強，具備強大的檢索功能，能同時調閱各個年度的會計信息，電算化會計檔案一般采用統一標準的格式，以方便檢索查閱，會計檔案管理更加規范了。

二、信息時代會計檔案工作中存在的問題

1.對電算化會計檔案的重要性認識不足。會計檔案工作是運用現代技術和方法管理的，學校領導應予以高度重視，但目前許多高校對此缺乏足夠認識，管理意識滯后，對會計檔案沒有及時整理歸檔。高校管理者在思想上還未跟上形勢，對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務數據等沒有定期備份，未及時形成磁介質的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務數據的安全性得不到保障，一旦計算機及服務器出現故障，就會造成財務數據丟失，給學校帶來無法挽回的經濟損失。

2.會計檔案管理現代化進程滯后。會計檔案包括會計憑證、財務報告、會計賬簿以及網絡環境下的會計核算系統軟件、數據結構等磁介質重要資料等。信息時代，會計檔案的數字化使得新型的磁介質檔案管理方式取代了傳統的紙質檔案管理方式，磁介質對環境的要求較高，不僅要防塵、防磁，還要防水火，磁盤、光盤等受載體的質量、溫度和存放環境的影響，從而增加了財務數據的脆弱性。許多高校在收集資料時沒有考慮磁介質檔案的環境需求，缺乏現代化管理意識，在數據安全方面疏于管理，缺乏有效的安全保密措施，降低了檔案信息質量，阻礙了會計檔案管理現代化進程。

3.會計檔案管理體制不健全。目前，高校都實行了會計電算化，為了指導和規范各單位會計電算化工作，財政部制定了《會計電算化工作規范》，但許多高校沒有結合《規范》制定具體的會計檔案制度和實施細則，對已形成的電子檔案缺乏行之有效的管理辦法，使得一些檔案資料不完整、未及時歸檔。高校缺乏科學有效的會計檔案管理機制，造成一些電子檔案丟失或殘缺不全，未達到會計現代化的要求，影響了整個高校會計電算化事業的健康發展。

4.電算化會計檔案存在安全風險。電算化會計檔案的財務數據直接存儲在磁介質上，電算化會計檔案具有無紙化和操作無形化的特點，高校在信息資源實施財務管理時，也為自己帶來了安全風險。一是工作人員對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡，包含對電子數據纂改、刪除等人為破壞;二是工作人員缺乏會計電算化安全基本知識，不遵守單位的數據安全規則，將計算機病毒帶入會計系統中;三是會計數據備份不及時，造成電子數據永久丟失。以上種種，都給電算化會計檔案帶來一系列的安全風險，給高校造成較大損失。

5.會計檔案管理人員素質低下。會計檔案管理是一種綜合技術性強的工作，會計電算化后，要求會計檔案管理人員既要懂財會和計算機專業知識，又要懂檔案管理知識。當前高校財務部門沒有配備專職的檔案管理人員，已有的會計檔案管理人員綜合素質較差，對電算化檔案不能進行日常的電腦維護，會計檔案管理的具體辦法還是按照傳統的觀念和做法來處理，對會計電子檔案數據沒有定期打印成紙質文本，本單位使用的會計系統的全套文檔資料、軟件程序以及電算化的數據磁盤、光盤沒有得到妥善保管，加上一些高校的檔案管理人員崗位更換頻繁，影響了會計檔案工作的專業性、完整性和持續性。

6.會計檔案利用效益低。隨著高校會計電算化和財務信息化建設進程的發展，會計信息資源的作用和地位日益突出，傳統的會計檔案工作方法難以適應高校現代化發展的需要，利用電子信息資源，高校可通過計算機強大的檢索功能提高查找會計信息的速度，及時為學校領導提供決策依據。但目前大多數高校對會計檔案的信息資源利用沒有引起足夠的重視，造成了高校會計檔案資源的浪費。

三、加強信息時代會計檔案工作的措施

1.更新信息時代會計檔案管理觀念。高校領導要提高對會計檔案管理的重視程度，積極適應信息時代對會計檔案管理工作的新要求。會計檔案工作除了做好紙質文檔的歸集、整理和存放外，還要進一步提高電算化檔案管理的水平。高校領導要創新管理觀念，高度認識信息時代會計檔案科學管理的重要性，根據當前檔案工作中不斷出現的新問題和新情況，制定具體解決措施，拓寬會計檔案工作的管理領域，進一步加快高校現代化建設力度。

2.加強對會計檔案管理人員的培訓。高校應當重視對會計檔案管理人員的業務知識培訓，通過組織工作人員學習《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計電算化工作規范》等知識，外派工作人員學習檔案管理技巧和方法，培養一支掌握現代化檔案管理知識的人才隊伍。一方面，會計檔案人員要與時俱進，既懂得財會知識，又能掌握電算化基礎知識，熟悉會計系統軟件的運用，提高自身工作的綜合能力。另一方面，高校要創造有利條件，大膽從相近專業的高學歷畢業生中引進人才，為信息時代的高校檔案工作儲備有力的人力資源。

3.高校應健全各項會計檔案管理制度。會計檔案管理工作是高校現代化發展的一項基礎工作，高校應完善相關會計檔案制度，不斷強化工作人員對會計檔案的管理意識，健全《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等財務規章，建立電算化會計檔案的歸檔制度和保管制度，對會計系統的全套檔案資料及磁介質檔案做好備份及副本保存工作，將會計檔案工作納入高校正常化、秩序化、規范化的軌道中，實現高校會計檔案管理工作的現代化和標準化。

4.完善電算化會計檔案的環境管理。高校應完善電算化會計檔案的軟硬件環境，針對磁介質易受周圍環境因素的影響，高校應選用質量高的介質作為電子檔案的存儲物，并將磁介質存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所中;同時建立多級備份機制，定期將備份數據刻錄到光盤中，重要的數據可以制作多個拷貝，將它們存儲在不同的地方，確保數據的安全;最后，由于不同版本的會計系統形成的備份數據結構會有所不同，高校應保證電算化檔案與相對應的會計軟件版本的一致性，確保財務數據在損壞時能及時、完整地恢復。

5.提高會計檔案信息資源運用效益。高校要充分利用信息時代的現代技術優勢，對會計電算化檔案進行科學分類，建立會計檔案電子檢索系統，實現會計檔案的數字化和信息化，為使用信息資源者提供高質量的電子檢索服務，方便學校領導隨時掌握本單位的財務狀況，以便科學決策，提高信息資源的經濟效益。

參考文獻:

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