學籍管理信息化背景下的電子注冊制度建構

彭喜峰　劉樹生　韓文偉　孫洪睿

摘要：在高校學籍管理工作信息化發展的背景之下，學歷證書管理方式的轉變、電子注冊制度的出現與不斷發展是其中必然之意。本文將電子注冊放在高校學籍管理信息化的框架之內，重點關注電子注冊實行八年來存在的問題，著眼于從流程到具體措施上不斷健全電子注冊制度建構，特別是信息科學技術在電子注冊發展提高過程中的作用，從而推動高校學籍管理水平的不斷提高。

關鍵詞：信息化；電子注冊；學籍管理

中圖分類號：G711 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2009）4—106—02

在國內高等教育改革不斷深入、高校學籍管理日益向信息化方向發展的背景下，由學歷證書電子注冊和新生學籍電子注冊共同組成的電子注冊制度，其發展日益引人關注。本文集中探討了電子注冊制度發展過程中存在的問題以及信息化背景下電子注冊制度應該如何發展，以期對高校教學管理改革起到一定促進作用。

一、電子注冊制度的出現是我國學歷證書管理方式變革的必然

作為高等教育管理改革重要舉措之一的電子注冊制度，自教育部2001年在全國推行以來，從無到有、從初具雛形到日臻成熟，其間經驗教訓可資探討者甚多。然而，若要深入討論電子注冊的現狀和未來發展，就不能不先對我國學歷證書管理方式的變革進行簡要回顧，從中我們既可看到電子注冊制度出現的必然性和必要性，又可窺視電子注冊的出現及發展對高校學籍管理信息化進程的意義，因為電子注冊本身就是高校學籍管理工作不可分割的重要組成部分。

從整體而言，國家對學歷證書的管理經歷了一個從無序到有序、從地方分治到“國家——省——高校”三級監督審核機制，從重管理控制到管理與服務并重、推動證書信息化發展的過程。為克服地方自行管理、秩序相對混亂、管理模式粗放的問題，規范學歷證書管理、維護國家學位授予工作的權威性，教育部從1994年開始推行“國家——省——高校”三級管理制度，實行全國統一管理。這種三級管理模式從證書內芯的印制、發放，到學歷證書的最終制作都嚴格把關，在一定程度上遏制了當時制售假證的勢頭。但它同時也存在一定的缺陷：其一，盡管國家統一印制證書內芯可以實現源頭防偽的目的，但卻是以較高的管理成本為代價，給財政以及高校都造成了一定的經濟負擔。而且隨著科技的不斷發展，假證的制作水平也不斷提高，原有的管理方式已不能達到有效防范假證制售的目的；其二，這種管理方式偏重于學歷證書的制作及發放環節的審核監督，忽視了學歷證書發放后的相應管理。合法學歷證書有效認證途徑的缺失，使廣大高校畢業生的合法權益無法得到有效保障。

回顧我國學歷證書的管理歷程，可以發現證書造假、學生權益保障措施缺失的現象之所以長期存在，一個關鍵的原因即在于證書信息缺乏權威可信的公布渠道，使權利者無法自證其實、求證者無處可尋，為別有用心之人留下可乘之機。鑒于此，教育部從2001年開始將高等教育學歷證書信息電子注冊制度作為高等教育改革的重要舉措之一在全國推行，同時建設專門網站以供公眾查詢。從實施效果看，學歷證書電子注冊制度健全了“國家監督——省級教育主管部門審核——高校具體執行”的三級管理體系，起到了有效預防證書造假行為的作用。教育部授權全國高等學校學生信息咨詢與就業指導中心通過中國高等教育學生信息網作為唯一具有公信力的途徑進行相關信息的發布、查詢工作，使相關工作流程更具可操作性和公示性。同時，為把好入學關，嚴格高校新生的入學資格審核，教育部從2006年開始在全國推行新生學籍電子注冊制度。在完善電子注冊制度的同時，不僅實現了為每名新生建立電子學籍以及通過與學歷證書電子注冊信息相互印證的形式審核來保證學生身份的唯一性，而且使電子注冊與高校學籍管理從形式到內容都更緊密地聯系在一起，在為學籍管理提供更準確第一手資料的同時，極大地促進了高校學籍管理工作計算機化和網絡化以及工作人員現代信息技術素質的提高。

綜上，我們可以得出這樣一個結論，電子注冊制度的推行及深入發展為高等學校學籍管理制度信息化提供了一個全新的契機和發展動力，同時也為新生入學后的學籍管理奠定了良好的基礎。而且在高校與社會之間搭建了一座溝通聯絡的橋梁，高校的學籍管理工作也因此而得以延伸。

二、完善電子注冊制度，推動學籍管理的信息化進程

電子注冊制度為推動學籍管理信息化、規范學歷證書管理及高等學校新生錄取秩序起到了不可或缺的作用，但到目前為止，多數關于電子注冊制度的研究還只局限于電子注冊制度本身，沒有充分認識到單單討論電子注冊本身會使其孤立于高校管理全局之外，切割它作為高校學籍管理重要組成部分的屬性，阻礙學籍管理改革的深化。

（一）新生數據采集的準確性，是提高學籍管理水平的前提條件

從新生學籍電子注冊流程來看，要想保證新生數據的準確性，有兩個環節需要特別予以關注：第一，高校招生數據庫的生成，這是新生學籍電子注冊工作的基礎。在歷年電子注冊中出現的審核未通過的情況，除少數是數據上傳過程中的審核錯誤外，很多都是因為教育部提供的新生數據庫中存在信息缺失、錯誤的現象。而產生這一現象的原因在于部分省市招生辦在向教育部報送錄取數據庫時，因種種原因而造成不同程度地漏報、錯報現象。要從根源上解決這一問題，需要各級教育主管部門嚴把高校招生錄取關，切實承擔起責任，及時準確地將本?。ㄊ校┑恼猩鷶祿靾笏偷浇逃俊５诙?，電子注冊人員應具備高素質，這是電子注冊工作順利實施的人員保證。當前新生學籍電子注冊，包括高校內部的學籍管理以及學歷證書電子注冊都已普遍使用計算機、互聯網，因此電子注冊人員首先要具備較高的現代化辦公能力，能熟練使用辦公軟件及進行網絡辦公。其次，電子注冊工作人員要具有較高的道德素質和認真負責的工作態度。每次電子注冊都會涉及數萬條數據的校驗、審核、上報，有大量具體繁瑣的工作要做，而無論哪個環節出現差錯，都會產生嚴重后果。因此高校要加強對電子注冊工作人員的道德、法制教育以不斷提高其職業道德素質，使其樹立嚴謹求實的工作作風。

（二）改進工作流程、強化服務意識、提高工作效率，滿足學籍管理人性化的發展要求

1.不斷改進工作方法，切實保障畢業審核工作的準確、高效。畢業審核是電子注冊工作保質保量順利實施的前提和基礎，是學歷證書管理工作的關鍵環節，同時也是學籍動態管理的終端性工作。在畢業審核初期，我校充分發揮信息化校園的作用，利用教務處網頁、院（系）教務辦、E動校園等多種途徑發布相關事項，保證每個應屆畢業生都能準確、及時地收到畢業審核的通知和要求。畢業審核過程中，充分發揮學校教務管理系統的網絡服務功能，使學生可以隨時通過網上查詢系統核實自己的個人信息，并通過院（系）教務辦、網絡信箱等隨時反映自己存在的問題并及時得到解決，充分體現了我校以人為本、以學生為本的教學管理思想。

2.積極推進新程序的開發應用，實現圖像信息采集的高效率。圖像信息采集是學歷證書電子注冊工作中的一個關鍵環節，信息的準確與否直接關系到電子注冊最終的成敗。與此同時，圖像信息采集又是一個有大量細節性事務的環節，高效率是圖像信息采集順利完成的重要保障。結合電子注冊工作要求及圖像信息采集的實際需要，我校積極進行應用程序研究，開發了電子注冊圖像信息采集系統。使用中，學生刷卡后系統可自動生成拍攝序號，同時調出個人信息供本人核對；在規定的拍照時間內，學生可以隨到隨拍。該系統在極大便利廣大學生的同時，加快了拍攝進度，提高了信息準確度。今年在該系統首次使用過程中，拍照現場秩序良好，同一時間內等待的學生數量比往年大大降低，總體拍照時間比往年也有所縮短，學生滿意度提高，同時還有效地降低了照片信息的錯誤率，取得了良好效果。

3.充分發揮各級政府行政部門與高校的合力，努力提高電子注冊工作效率。第一，目前學生變更姓名的情況越來越多，導致畢業時學歷證書的姓名與入學時不符而無法注冊。為此，首先需要教育部門加強宣傳教育工作，教育學生避免因盲目改名而給自己帶來不必要的麻煩；其次，在經辦的公安機關戶籍部門及學生所在高校共同出具相關證明的前提下，只要關于學生姓名變更的材料能構成完整的證據鏈，建議教育行政主管部門本著學生利益為先的出發點、采取靈活應對的政策，使改名的學生能夠順利完成新生學籍以及學歷證書的電子注冊。第二，因畢業生通常要在畢業四個月以后才能在網上查詢到自己的學歷證書注冊信息。長達四個月的查詢空白期給畢業生求職、用人單位求證造成困難，給造假者以可乘之機。為有效保護畢業生的合法權益，首先，鑒于目前電子注冊工作已實現較高硬件配備，建議教育部門同意高校通過網絡報送注冊信息進行審核；其次，既然報送國家僅為備案審核，相關各級教育主管部門可盡量簡化程序，縮短學歷證書信息的上網時間。如此，不僅節約了大量的人力和物力成本，而且可以節約大量的時間資源，使學生能在畢業后最短的時間內通過學歷證書查詢系統查詢到個人信息，使學生的合法權益得到最大程度的保護和實現。

此外，在整個電子注冊過程中越來越多含有包括證書號、姓名、生日等學生個人敏感信息的數據的核對、傳輸工作都是通過計算機、互聯網完成的。要想保證電子注冊工作安全有序進行，就必須不斷提高電子注冊工作人員的法律意識和道德水平。同時，大力發展數字安全技術在電子注冊中的應用，在盡享科技發展所帶來的便利的同時，也應用科技的力量為電子注冊提供充分的數據安全保障。

（責任編輯/劉惠音）