對網絡環境下貨幣資金風險管理的思考

孫軍洲

摘要:隨著網絡經濟的發展,網絡會計也逐步形成。人們在網上交易,資金劃轉在網絡中進行,網絡會計雖然給人們帶來了較大、快速經濟效益,然而在網絡這個虛幻的世界中,人們很難控制網絡的經濟犯罪,尤其是貨幣資金具有流動性大的特點,因而會計核算中經常會出現假賬、錯賬等現象。所以怎樣在網絡環境下加強貨幣資金的管理與安全,已成為當今經濟界重要的課題。

關鍵詞:網絡環境 貨幣資金 風險管理

貨幣資金是指在生產過程中暫時停留在貨幣形態的資產,是流動性最強的資產。在企業的各項經濟活動中,貨幣資金起著非常重要的作用。貨幣資金按存放地點和用途不同,可以分為庫存現金、銀行存款和其他貨幣資金。

一、網絡環境下貨幣資金流動的特點

網絡技術的發展促使企業內部實現網絡化集成管理。所謂網絡化集成管理是指用現代網絡技術和信息集成方法改造傳統工藝流程和職能部門、實現縮短生產前置時間、提高產品和服務質量、提高企業整體柔性、減少庫存、壓縮管理層等戰略利益。網絡化集成管理將企業整個生產活動的每個信息采集點納入企業信息系統中,通過必要的應用軟件工具將企業管理子系統,如生產管理子系統、財務管理子系統、人事管理子系統等,提供的數字化信息實時反映到企業公共信息平臺上,使各部門在數據共享的基礎上協調工作,相互監督,并最終將企業內部管理系統與EDI端口相連接,使企業工作形成一個有機整體。

網絡化集成管理是生產組織由多級階梯的塔形結構向扁平化、分散化、網絡化、小型化轉變。企業在網絡條件下對電子合同、電子單據實行在線輸入,業務信息可以實現轉化為會計信息,企業資金可以實行在網上結算,不僅極大的提高了工作效率,而且加快了資金周轉速度,降低了企業的資金成本。

資金短缺是我國企業面臨的一大問題,其主要原因就在于原材料的采購沒有按照生產計劃的需求來執行而導致原料的積壓,生產計劃沒有按照市場的需求來制訂而導致產品的積壓。而基于信息技術的管理信息系統則恰恰強調計劃的重要性,它可以幫助企業實現按需生產、按產定購,幫助企業大大改善庫存管理。另外信息技術的運用,企業可以動態的掌握企業與市場、企業與供應商的供求關系,從而提高企業管理水平,加快流動資金的周轉。

事實證明,信息和網絡技術的運用確實對企業具有巨大的誘惑力。根據美國生產與庫存控制學會統計,使用一個ERP系統,平均可以為企業帶來如下經濟效益:

1.庫存下降30%-50%,它可以使企業的庫存投資減少1.4-1.5倍,庫存周轉提高50%。

2.延期交貨減少80%,誤期率平均降低35%,銷售部門的信譽大大提高。

3.采購提前期縮短50%,采購人員能及時進行價值分析和貨源選擇,節省采購費用。

4.停工待料減少60%。

5.制造成本降低12%,管理人員減少10%,生產能力提高10%-15%。

由此可見,基于信息和網絡技術的管理信息系統可以有效的促進現代企業管理的科學化,控制企業的資金流向,適應競爭日益激烈的市場要求,網絡的導入,己成為大勢所趨。

二、網絡環境下貨幣資金管理的問題

(一)數據輸入和輸出等不相容職務沒有相分離,加大了錯弊風險

貨幣資金內部控制的核心是人,控制操作人員的職能,也是會計電算化對貨幣資金內部控制提出的新要求。在手下會計系統中,對于一項貨幣資金,收付業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后,職能劃分發生了巨大的變化,因為業務處理全部都是以電算化系統為主,電算化功能的高度集中導致了職責的集中,某些人員既可從事數據的輸入,又可負責數據的輸出和報送。因此,如果不加強內部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行個人操縱處理結果,從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。

(二)網絡環境下貨幣資金內部控制缺乏相應計算機技術和手段,使得計算機舞弊和犯罪的可能性更大

電子數據如會計報表、會計帳簿等的輸出均靠的是會計軟件對原始數據的加工處理,并將結果存儲在磁盤或者軟盤中。所有的記賬、會計報表的生成等工作都是由電腦完成。直接記錄在電腦磁盤或光盤上的電子數據取代了手工會計環境下的紙質數據。電子數據與紙質數據的不同是很明顯而且是多方面的,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,在電算化環境下通過計算機舞弊和犯罪的可能更大,計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失甚至更大,因此,電算化會計要求提高貨幣資金內部控制的計算機技術和手段。

(三)“網上支付”由一人操作完成,既不科學也不安全

三、加強資金安全的措施

(一)加強內部控制,堵塞漏洞

1.建立嚴格授權審批制度。授權控制是指各企業或崗位在處理貨幣資金收付及保管業務時,必須得到相應授權,經過批準才能進行。授權包括一般授權和特別授權,前者指授權處理貨幣資金一般性經濟業務,如現金的收付、費用的報銷等;后者指授權處理特殊性業務,如大額資金的支付、應收帳款信用度的制定等,企業在明確了各管理層次一般授權和特殊授權的責任、內容標準和限度后,即為貨幣資金業務的安全性奠定了基礎。

2.實行不相容職務的相互分離制度。即崗位分工和職位分離制度,指的是對于組織內部的不相容職務必須進行分工負責,不能由一個人同時兼任。這一控制原則能使有關人員在處理業務時職責分明、相互制約。會計法明確規定,記賬人員與經濟業務事項和會計事項的審批人員、經辦人員、財產保管人員的職責應當明確并相互分離,相互制約,不得由一人辦理貨幣資金流通的全部過程。會計出納不能相互兼職,出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。建立職務分工控制制度,能從組織機構設置上確保資金流通安全。

3.實行定期輪崗制度。即對涉及貨幣資金內部控制的業務人員定期輪換崗位。企業辦理貨幣資金業務在配備了合格的人員后,應根據企業具體情況進行崗位輪換,以便于及時發現有關人員的貪污、舞弊行為,減少貨幣資金管理中產生上述行為的可能性。

4.加強銀行對賬單的管理。在出納人員之外要設置稽核崗,負責對銀行對賬單的審查、管理,每月終了將銀行對賬單余額與賬務科目銀行賬余額進行核對。如果不符要及時查明原因,并編制銀行余額調節表;銀行余額調節表應由會計人員完成,而不能由銀行出納人員編制;各月的銀行對賬單及銀行余額調節表要經過出納科負責人、會計科負責人、稽核人員、財務處處長等簽字后作為會計資料交檔案管理人員保管。

(二)改善信息系統操作和維護控制制度

網絡環境下系統操作和維護控制主要是通過制定一套完整而嚴格的操作和維護規程來實現的。規程應包括操作的具體流程,各環節的主要分工和職責,注意事項,維護的時間和方面,維護的程序等內容。會計電算化系統操作和維護控制主要是為了保證財務軟件操作的規范化,保證財務軟件正確安全的運轉,防止軟件被非法修改、刪除。信息系統的操作包括信息的輸入控制、處理控制和輸出控制。

會計信息系統輸入控制的重點在于建立適當的授權和審批機制,并對輸入數據的準確性進行校驗。通過設立專門的審核人員對系統每筆業務進行合法性和準確性的審核,從源頭上防止錯誤和舞弊行為的發生,避免因錯誤或舞弊導致的連環性、重復性錯誤。

會計信息系統處理控制的重點在于處理過程的適應性控制、數據溢出性檢測、重大錯誤糾正控制。建立系統處理的適應性控制,允許軟件用戶在一定限度內自由制定或改變會計政策,適應企業自身的規模和環境;建立數據溢出性檢測以保證數據超出計算機容量而產生的數據損失,避免因數據溢出所造成的數據信息失真;操作過程中的失誤是在所難免的,因此,系統應對用戶的某些操作做出再判斷和再確認設計,以防止系統數據被執行重大錯誤操作。

會計信息系統輸出控制的重點在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權限控制。定期或不定期的核對輸入信息與輸出信息的一致性。通過對憑證、賬簿、報表數據的查詢、打印,并進一步的核對、檢查可以有效的預防利用計算機犯罪。

(三)“網上支付”操作機要嚴格管理

操作機要設置開機密碼及支付密碼,并且要不斷更換;只有具有操作權限人員才可以進行操作該機,一般人員不能對該機器進行操作,任何人都不能進行網上支付以外的其他操作;同時要強化防火墻和網絡安全檢測措施,防范外來隱患對網上銀行的入侵,避免黑客侵入而造成的財務風險。

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