電子注冊制度與高校學籍檔案管理工作探討

吳　珊

【摘要】學籍檔案管理是高校教學管理工作的重要組成部分，學籍學歷電子注冊又是學籍管理工作的重中之重，是維護學歷證書的公正性及保護大學生合法權益的重要保障。本文從電子注冊制度的具體內(nèi)容、實行電子注冊的必然性及電子注冊制度對學籍檔案管理工作提出的新要求等方面進行了論述。

【關鍵詞】電子注冊制度 學籍檔案管理 要求

學籍管理是高校學生管理工作的重要組成部分，電子注冊又是學籍管理工作的重中之重，電子注冊工作的好壞直接關系到學生的切身利益，關系到高校和社會的穩(wěn)定，同時對維護學歷證書的公正性、嚴肅性，維護大學畢業(yè)生的合法權益起到重要的保障作用。電子注冊是高校學籍管理的延續(xù)，是傳統(tǒng)學籍管理工作在新形勢下的發(fā)展，學籍管理是做好電子注冊的基礎，電子注冊則是加強學籍管理的有效手段。

一、電子注冊制度的內(nèi)容

電子注冊制度包括學籍電子注冊制度和學歷電子注冊制度，學籍電子注冊制度是為完善學歷電子注冊制度而制訂的，與學歷電子注冊制度互相銜接。

1.學籍電子注冊。學籍電子注冊，即當年省級招辦錄取結束后，將各高校在本省(自治區(qū)、直轄市)錄取的新生數(shù)據(jù)報教育部，教育部在網(wǎng)上公布各高校經(jīng)省級招辦錄取的新生名單，各高校在新生入校后上網(wǎng)核對本校錄取名單，網(wǎng)上有的學生給予注冊，取得學籍。學籍電子注冊，將學歷證書電子注冊階段的資格審核提前到入學階段，實現(xiàn)在校生網(wǎng)絡化管理，使學籍注冊與學歷注冊實現(xiàn)數(shù)據(jù)鏈接，實現(xiàn)高校、省級、教育部共同管理和維護統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，合理制定了各級部門的操作權限和職責，使信息的逐級報送管理，變成與計算機系統(tǒng)的即時、分級維護交互管理，最終實現(xiàn)了教育部把握資格、省級部門動態(tài)監(jiān)管、高校遠程維護的分級管理、動態(tài)管理。

2.學歷電子注冊。為適應高等教育改革，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，規(guī)范學歷文憑頒發(fā)制度，打擊社會不法分子偽造學歷證書，教育部決定從2001年開始正式對全國高校學生實行學歷電子注冊信息上網(wǎng)管理制度。具體操作為：首先，各高校要對畢業(yè)生的畢業(yè)資格進行認定及數(shù)據(jù)的整理，將校驗通過的畢業(yè)數(shù)據(jù)和鏈接成功的畢業(yè)生圖像信息打包成壓縮文件上報省教育廳；第二步是省教育廳進行數(shù)據(jù)的審核，省教育廳用畢業(yè)生當年的新生錄取數(shù)據(jù)對各校上報來的畢業(yè)生數(shù)據(jù)進行校驗，對于招生庫中沒有的或不一致的數(shù)據(jù)，則審核各高校準備的相關材料，如錄簡表、轉學審批表、戶籍證明等，省教育廳通過人工核對無誤后，再提交給教育部。最后，教育部對各省上報的數(shù)據(jù)進行終端審核，經(jīng)過這樣一個反復的審核過程，最終通過的畢業(yè)信息才能實現(xiàn)網(wǎng)上公布。

二、實行電子注冊制度是學籍管理的必然要求

1.實行電子注冊制度是學籍學歷管理工作的需要。隨著高等教育的改革和發(fā)展，高校招生規(guī)模的逐年擴大，加強和改革完善高校的學籍和學歷證書的管理，已是國家的頭等大事，在實行電子注冊制度以前，許多高校的學籍學歷管理工作都是以手工模式進行，工作量大、材料繁多、管理難度非常大，耗費了大量的人力、物力和精力。因此，手工管理極大限制了高校學籍和學歷證書管理工作的開展和發(fā)展，必須加以改革，實行電子注冊制度。

2.實行電子注冊制度是維護高等教育嚴肅性和權威性的需要。長期以來，學歷證書一直被認為是一種榮譽、能力及身份的象征。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，學歷證書更是決定畢業(yè)生在雙向選擇就業(yè)中能否被錄用的關鍵。然而，以前的學歷文憑發(fā)放管理卻存在很多問題。而實行電子注冊制度能從根本上杜絕假文憑，也彌補了以往由高等學校、省級部門二級管理的不足和制度不健全。

3.實現(xiàn)網(wǎng)上學籍信息數(shù)字化的需要。學籍管理資料信息化建設勢在必行。實現(xiàn)資料信息資源共享是數(shù)字化學籍建設的基礎。高校要充分發(fā)揮優(yōu)勢，以學籍管理信息化、網(wǎng)絡化為導向。

三、電子注冊制度對學籍檔案管理工作提出的新要求

1.對各高校學籍管理相關部門的要求。首先，要求各高校必須引進能較好完成電子注冊任務的，具有可擴展性和兼容性的信息管理系統(tǒng)。如我校成教部就引進了新力學籍管理系統(tǒng)和電子注冊輔助系統(tǒng)。通過輔助系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結構校驗和數(shù)據(jù)合法性校驗，上報的數(shù)據(jù)更準確，工作效率得到了提高。其次，學歷證書電子注冊有嚴格的時間限制，規(guī)定的操作程序和上報的內(nèi)容，要求不允許出任何差錯，這就要求學籍管理部門確保工作質量，建立健全的學籍管理制度并嚴格實施，是學校維護正常教學秩序，保障教育質量的重要手段。

2.對學籍管理人員的要求。首先，學籍管理工作政策性、規(guī)范性強，要有高度的責任心。新生、畢業(yè)生電子注冊信息向社會公示，具有較高的透明度，要求學籍管理人員在工作中不能有絲毫的差錯和疏漏，必須細致、規(guī)范。其次，由于教育部的招生信息是通過網(wǎng)絡傳輸，學生學籍信息又是通過計算機軟件處理和管理的。因此要求學籍管理人員熟悉學籍信息管理系統(tǒng)的使用。再次，學籍管理帶有很強的政策與法規(guī)性，要求從事學籍管理人員保持相對穩(wěn)定，保證工作的連續(xù)性，熟悉自己的業(yè)務范圍，掌握一定的專業(yè)知識和現(xiàn)代技能，要有較強的服務意識，法治意識。

此外，由于新生、畢業(yè)生電子注冊每年都有比較固定的時間段，促使學籍管理人員的工作也要圍繞電子注冊進行。例如，每年4月中旬上報新生信息，每年11月中旬上報畢業(yè)生信息。注冊制度本身的周期性，規(guī)范了學籍管理人員的工作內(nèi)容、工作程序、工作節(jié)奏。

3.對學籍檔案材料的要求。第一，在校生學籍、成績實行“文檔一體化”管理。學籍卡是學籍檔案的主體，按照教育部學籍學歷信息管理平臺中需填報的學生個人信息項類印制規(guī)范的學籍卡，發(fā)給新生填寫。第二，建立分年級學生名冊，統(tǒng)一打印分專業(yè)分班學生名單，按一定規(guī)律統(tǒng)一編制學號。第三，采用教育部學籍學歷信息管理平臺對有學籍新生及在校生、畢業(yè)生進行規(guī)范管理。第四，學籍異動管理規(guī)范化。有學籍在校生轉學、轉專業(yè)、休學、退學等要辦理相關手續(xù)，如轉學學生要求提交錄取名冊復印件、轉學審批表、報名登記表及錄取通知書供學籍管理員辦理相關轉學手續(xù)。學籍異動規(guī)范管理，能確保學籍檔案真實可靠。第五，建立學生成績管理數(shù)據(jù)庫，根據(jù)任課教師的原始成績單錄入學生各學期各門課程成績，修完教學計劃規(guī)定的全部課程，成績及格，才準予畢業(yè)。第六，按照教育部畢業(yè)證書電子注冊文件要求對具備畢業(yè)資格的學生統(tǒng)一編定畢業(yè)證書電子注冊號。電子注冊號做到全國唯一、不得重號。

總之，電子注冊制度就是利用現(xiàn)代技術對學籍學歷進行管理的一種方式，從建立開始使用到現(xiàn)在，隨著它制度上以及技術上的逐步完善，它在學籍學歷管理工作中所體現(xiàn)的重要性也越來越明顯，相信在不久的將來，電子注冊制度將會給高校學籍學歷管理工作者帶來一個全新的管理模式。

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