淺談企業集團固定資產控制的實踐探討

胡芳

[摘 要]固定資產是企業的生產工具,是生產力要素之一。隨著國家的增值稅轉型政策扶持、企業對設備技術更新投入的需求,刺激了企業對固定資產的需求。因此,建設一個充滿活力又有約束機制的固定資產內部控制體系任重道遠。本文在闡述固定資產的特點及企業固定資產管理方面存在的問題的基礎上,結合筆者的固定資產內控管理經驗,對固定資產的控制實踐進行探討。

[關鍵詞]固定資產 內控管理 流程 考核

企業固定資產結構、狀況及管理水平是影響企業競爭力的重要因素,而固定資產的內部控制制度又是企業內部控制制度體系或框架的重要組成部分之一。固定資產的內部控制制度的目的是為了合理規劃企業的固定資產投資方向及規模,創建固定資產有效配置的最佳環境,確保固定資產的安全、完整和高效運作。

一、目前企業固定資產管理方面存在的主要問題

(一)固定資產投資程序缺乏有效管理控制

從目前企業的固定資產投資程序分析和研究后發現:企業的固定資產申購部門為固定資產的使用單位(部門)→企業管理層領導審批→決策層領導審批同意后→采購部門進行采購。從程序上分析,該程序忽視了固定資產投資的必要性、技術上的可行性以及經濟上的合理性的分析以及過程方面的監督。固定資產使用部門通常為了提高產量、減少工作強度等原因,在未充分考慮固定資產投資的性價比、操作人員綜合素質和企業管理水平等客觀因素,盲目地申購先進的、高價的固定資產,錯誤地認為固定資產仍屬于公司資產,并不將高配置帶來的浪費看成是公司損失。再者,公司領導不可能對所有固定資產都有充分了解,一旦審批或簽字,將嚴重造成固定資產的閑置和浪費;甚至還造成其他部門相互攀比、爭相申購的不良氛圍。

(二)固定資產使用過程管理缺乏有效監督

許多企業在管理過程中,普遍存在重貨幣資金管理而輕固定資產使用過程的管理,其主要表現為:1.未充分注重固定資產的會計核算和管理,固定資產列賬金額、計量單位及固定資產目錄等不規范。2.不重視設備使用保養制度的落實。生產型企業的固定資產通常集中在生產車間,而車間人員的工資常以計件形式核算,設備的維護保養并沒有跟各經濟利益主體進行直接的指標掛鉤。因此,導致機器設備的使用部門不重視設備日常使用維護和保養,造成機器設備使用壽命縮短。3.定期的固定資產盤點制度流于形式。企業在內部控制制度中雖制訂了實物資產的定期盤點制度,而執行過程中不盡人意,各方面的管理者在主觀上認為機器設備都在生產車間之內,只要管好企業的大門就不會丟失,導致不注重機器設備的定期盤點工作。4.企業對閑置或需報廢機器設備的管理措施缺位。設備使用部門只關心工作中需要的機器設備,而對閑置或需報廢的設備采取不理不睬,不及時上報的非主人翁態度,致使某些閑置的機器設備未能及時地進行處置,存在資源配置不合理所造成的浪費現象。以上種種原因導致固定資產帳實不符、使用率低,有效資源配置浪費的現象十分普遍。

二、企業固定資產內部控制制度的實踐探討

(一)將固定資產內控管理制度納入目標考核體系,層層落實,為有效實施落實固定資產內控管理制度提供根本保障

公司董事會負責不斷制定和完善《固定資產管理制度》,明確企業固定資產的購置、計量、處置、調劑、維護保養等程序和管理辦法,并將企業固定資產內部控制制度管理納入管理層的年度經營目標考核體系;公司管理層再將固定資產內控管理考核目標層層分解并落實到各個生產部門(班組);再由各生產部門(班組)將指標分解后落實到每個員工身上。監事會在年末將會同公司的內部審計人員對固定資產內部控制管理制度的落實情況進行監督、評價。

(二)內部和外部審計的雙管齊下,使固定資產的內控管理制度評價更為科學

公司制定了固定資產內部控制審核評分項目,明確固定資產內部控制管理中各個環節考核點,并賦予相應的考核數值,構筑了考核指標體系。企業內部控制審核小組充分關注固定資產的購置到日常管理的處置,用考核指標體系中指標進行量化打分,并將計算結果列入管理層年度經營考核指標。與此同時,公司每年還委托會計師事務所對公司進行年度審計。通過內、外部審計雙管齊下,有效地監督了內部控制制度的運行情況,對出現的問題能夠及時發現,并予以糾正。

(三)重視固定資產內部控制制度的過程控制

1.建立購建固定資產預算管理制度。

公司明確規定:在進行固定資產購建投資決策前,必須開展固定資產投資項目的可行性研究。指定單位技術部作為固定資產投資項目可行性研究的編制起草部門,在經過充分的技術經濟論證和方案比較并經審查認定后選擇最佳可行方案作為編制計劃任務書的依據。計劃任務書經單位管理層審核同意后,按季度編制固定資產購建計劃報經公司發展部、財務部、總經理審核,批準后方可購建。

2.建立固定資產內部控制管理流程。

在公司OA系統上設置固定資產投資項目的決策、購置到固定資產的日常管理、最后處置等一系列流程。如某部門需購建固定資產,只需點擊固定資產購建申請流程,在指定位置輸入需購建固定資產名稱、規格、申購數量、申購原因、預期效益、市場詢價后估計購置金額等要素,系統將自動生成一個新的請購流程。與該流程相關的分析、審批人員將會根據已設置好的流程審批順序依次收到該購建申請,即前一審批權限人點擊同意申請后,其后一審批權限人才能看到該申請,并執行審批程序,依次類推,直到最后審批權限人同意申請,該作業流程才結束。固定資產只有通過了整個審批流程,才能進行購建。反之,如果其中任一審批權限人對購建申請存有異議,系統將自動將信息返回給其前一審批權限人,逐次要求作出更詳盡的說明或提供改進措施或撤消方案。

建立固定資產管理OA系統流程不僅給內部審計人員提供了審計依據,而且明確了各審批權限人的權限和責任。

3.做好固定資產驗收工作。

對于購建的固定資產,公司會組織技術部、設備使用部門及相關部門共同監督設備的驗收工作,如設備及施工質量、精度、各種技術經濟指標是否達到設計要求,施工圖紙、竣工驗收資料等是否齊全。有關的驗收資料會匯集給財務部門,為財務部門做好固定資產的價值計量提供依據。

4.加強固定資產實物臺賬的管理。

為便于操作和執行,公司對固定資產臺賬的設置、登記、保管和報告進行了詳細的程序規定。通過ERP管理系統成功對固定資產進行臺賬管理,較好地保證了固定資產的完整性和安全性,維護了固定資產的正常運行。

5.突出固定資產處置的管理。

公司每年都要對固定資產進行盤點,及時了解和掌握固定資產的使用情況。對未達到折舊年限因故提前報廢或閑置的固定資產需報請處理,經實物管理部門和有關技術質檢部門出具正式報告后,方可申請報廢或由公司統一安排進行相互調劑。針對存在的問題進行分析原因、明確責任、了解固定資產內部控制制度管理過程中可能存在的相關風險,并保證固定資產會計信息的可靠性、企業財產的安全性和合法性。

公司通過制定《固定資產管理辦法》、建立OA系統的統一流程,將固定資產內控管理納入管理層年度目標經營考核責任書,為公司固定資產內部控制制度的有效實施提供了堅強的保證。使公司從董事會、管理層,直至每個員工都有著內部控制制度的意識。