優化中小企業內部控制環境對策研究

黃大雙

摘要:控制環境是實施內部控制的基礎。加強和完善企業內部控制,首先應注意控制環境的建設和優化。針對目前我國中小企業內部控制環境存在的內部人控制嚴重、企業文化建設薄弱、人力資源政策不健全、內部審計監督不力等主要問題進行了分析,并提出了完善企業內部治理結構、實施可持續發展的人力資源政策、建立良好的企業文化氛圍、強化內部審計的獨立性等對策。

關鍵詞:中小企業;內部控制;環境;對策

中圖分類號:F276.3 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)29-0011-03

任何企業的控制活動都存在于一定的控制環境之中,控制環境的好壞,直接影響到企業內部控制的遵循和執行,以及企業經營目標、整體戰略目標的實現。加強和完善企業內部控制,除從外部著手改善控制環境外,最重要的還是加強企業內部控制環境的建設。因此,筆者針對中小企業內部控制環境存在的主要問題及其優化對策作粗淺的探討。

一、中小企業內部控制環境存在的問題

(一)內部人控制現象嚴重

企業股東會、董事會、監事會和經理層,本應分別履行權力機構職能、決策職能、監督職能和執行董事會決策的經營職能,形成權責分明,協調運轉,有效制衡的組織機構。但在現階段,中小企業由于法人治理結構不夠完善等原因,企業內部人控制現象非常突出,主要表現在:(1)董事會作用嚴重弱化。目前,一些中小企業在形式上設置了董事會、監事會,聘任了總經理,但在實際運行中真正的法人治理結構并未建立,董事會的監控作用嚴重弱化。一方面,由于董事會由大股東掌握,比較難以形成獨立的董事會來保證健全的經營、決策機制以及經理層考核機制;另一方面,經營管理層占董事會的大多數席位,形成內部董事占優勢的格局,沒有建立以董事會為主體的內部控制機制,董事會無法真正起到約束經營者日常行為、保護股東和其他利益團體利益的作用。(2)我國中小企業中董事長與總經理普遍兼任的現象加劇了董事會的“內部人控制”現象。董事會及公司經營管理的權力集中于法定代表人一身,降低了對高級管理人員監督的有效性,使“內部人控制”現象不斷升級,不利于董事會和管理層在更大范圍內接受多元化產權主體的監督和約束;同時,由于“所有者缺位”以及小股東力量太薄弱,導致關鍵人在缺乏制衡機制的情況下,自覺或不自覺地凌駕于內部控制之上,侵害股東利益,增加股東的代理成本。

(二)人力資源政策不健全

人力資源政策是影響企業內部環境的關鍵因素,人力資源政策實施的好壞直接關系到企業內部控制是否健全。然而,許多中小企業的人力資源的政策不健全,主要表現在:(1)在員工的聘用上缺乏嚴格的考核,存在以貌取人,任人唯親的現象;比較重視從外部引進人才,而往往忽視內部人才的開發,這樣做不但不利于企業現有人力資源的合理利用,同時也會挫傷內部職工的積極性。(2)沒有明確的職工考核、激勵機制。不同序列的人員采用統一的激勵措施,針對性不強;薪酬以崗位為主,沒有與能力相結合,很多員工在自身的能力提高后就不愿意留在企業繼續工作,從而導致關鍵人才流失或經營效率低下。(3)沒有形成一套完整的職工培訓制度,造成部分員工職業道德意識淡薄,缺乏內部控制的意識和責任感。加之教育資金沒有足夠來源,使得員工的教育培訓得不到保障,員工素質得不到提高,企業員工素質低下直接造成內部控制制度執行不力。

(三)企業文化建設薄弱

企業文化,是指企業在經營管理過程中形成的、影響企業內部環境和內部控制效力的精神、意識和理念等。企業文化在很大程度上決定企業的戰略目標、定位,在控制環境的建設中起著一種思想導向的作用。

中小企業對內部控制的認識大多停留在內部牽制階段,很少將內部控制提升到企業文化建設層面,缺乏把內部控制制度建立與企業文化建設相結合的思路和方法,必然影響到內部控制在企業風險防范中的作用。很多中小企業沒有充分認識企業文化的作用及內涵,企業文化建設薄弱,主要表現在:(1)有些企業有很多規章制度,但忽視與企業文化相結合,沒有明確的文化理念和價值倡導,疏于對員工的教育和培訓。(2)有些企業文化只體現部分領導的價值觀,未能在企業內普遍開展與傳播,沒有把企業精神、信念、道德等很好地傳播給企業每一位員工,企業文化僅僅停留在文字層面或口號上,沒有指引員工理解和執行企業文化,沒有將其運用到實際工作中。(3)企業管理層缺乏積極向上的價值觀、誠實守信的經營理念、為社會創造財富并積極履行社會責任的企業精神,可能導致員工喪失對企業的認同感,人心渙散,企業缺乏競爭力。

(四)內部審計機構監督不力

企業內部控制制度的有效執行,需要建立一個監督機制,但不少中小企業出于人力成本等方面的考慮,往往沒有建立相應的監督機制。內部審計是企業內部控制制度的一個重要組成部分,內部審計是對企業內部控制的再控制,在控制環境建設中起著保證作用。不少中小企業忽視內部審計的作用,有的中小企業沒有設立內部審計機構,即使設立了內部審計機構,也沒有真正發揮它的作用,內部審計機構監督不力,主要表現在:(1)內部審計缺乏獨立性。在一些中小企業,內部審計機構直接對總經理負責,審計人員的工資、福利費以及開展審計工作的費用等納入經營管理部門財務預算的范疇,從而制約著審計人員生存和發展的需要,無法對其利益關系人進行獨立監督,不能發揮其應有的作用;甚至有些企業的財務部門領導兼任內部審計部門的負責人,財務人員兼任內部審計人員,從而使監督制度形同虛設,導致其無法對企業本身的經濟話動和整個管理系統做出客觀、公正的評價、監督和鑒證;目前企業盛行的會計信息失真問題,很大程度上與內部審計獨立性的喪失、無法發揮其應有的作用有關。(2) 審計范圍過于狹窄,審計內容單一。目前,大多數中小企業的內部審計機構所從事的審計業務是財務審計,而對管理審計涉及較少。審計范圍主要是審計財產、資金是否安全完整,查核揭露舞弊行為,開展財務收支審計。只注重事后監督,不注重事前、事中的控制;只重視對財務報表的審計,而忽略對公司的管理現狀進行分析、評價,并提出建議。(3 ) 內部審計人員的素質有待進一步提高。一方面,我國企業人員文化素質普遍較低,大部分企業內審人員中有正規學歷、有相關工作經驗的人才很少,有會計、審計和管理等綜合知識的專業人員更少,大多數人員知識結構單一,業務水平一般,致使一些內審人員在其位而難稱其職;另一方面,中小企業的內部審計人員大多是由財會部門轉來或由財會部門人員兼任,缺乏審計知識和經驗,從而限制了內部審計工作的開展和內部審計作用的發揮。

二、優化中小企業內部控制環境的對策

內部控制環境是企業實施內部控制的基礎,中小企業需要結合自身特點,優化內部控制環境,建立健全內部控制制度,保證企業經濟效益不斷提高。鑒于我國企業內部控制環境存在的問題,筆者認為,優化我國中小企業內部控制環境應從以下幾個方面著手:

(一)完善企業內部治理結構,進一步完善董事會制度和獨立董事制度

首先,中小企業應當完善企業內部治理結構,使內部機構間職責明確和相互牽制。企業治理結構是實行內部控制的制度環境,是促使內部控制有效運行,保證內部控制功能發揮的前提和基礎。中小企業應當根據國家有關法律法規和企業章程建立規范的企業治理結構和議事規則,明確企業內部股東大會、董事會、監事會、經理層在決策、執行、監督等方面的職責權限,形成科學有效的分工和制衡機制,使四者之間的相互監督真正落到實處,為內部控制制度的建立和實施奠定良好的基礎。企業董事會負責內部控制的建立健全和有效實施,監事會對董事會建立與實施內部控制進行監督,經理層負責組織領導企業內部控制的日常運行。根據授權的規定,明確企業各職能部門的權限范圍和相應的職責,以及相互協調配合的具體規定,對于重大的對外投資、資產重組、債務重組等重大事項,需經特別授權。要按照科學性、合理性、可操作性的原則,根據不相容職務相分離的內部控制要求,建立健全企業的組織機構。

其次,中小企業應當進一步完善董事會制度和獨立董事制度,加大股東對企業管理層的監督力度,為內部控制制度的有效實施創造良好的外部環境。一方面,企業應當強化董事會在企業治理結構中的主導地位。企業法人治理結構是企業管理體制的核心,而法人治理結構的優劣主要取決于董事會能否充分發揮作用。內部控制從完善到貫徹實施等,董事會都起著決定性的作用。因此,無論對企業治理結構還是對企業內部控制而言,加強董事會的建設,將董事會建成能真正獨立行使權利和承擔責任的機構是至關重要的。企業應強化董事會在企業治理結構中的主導地位,突出董事會在建立和完善內部控制體系過程中的核心作用;要增強董事會的功能,關鍵問題是要保證董事會在決策、監督過程中的獨立地位,為此,必須將董事會成員與總經理領導班子徹底分開,即所有權與經營權分離,建立起相互制衡的機制。另一方面,企業應當進一步建立和完善獨立董事制度。中小企業應當通過對董事會這一內部機構的適當外部化,引入外部的獨立董事,以期對內部人形成一定的監督制約力量,對企業及全體股東履行誠信與勤勉義務,維護企業整體利益。由于獨立董事能夠在企業戰略、運作、資源、經營目標以及一些重大問題上做出自己獨立的判斷,因此,獨立董事在監督企業高級管理人員方面有著非常重要的作用,可使“內部人控制”現象在源頭上得到遏制。進一步建立及完善獨立董事制度,有利于充分發揮獨立董事的制衡作用,促進中小企業規范運作,降低企業風險,完善企業的法人治理結構。

(二)強化以人為本的理念,實施有利于企業可持續發展的人力資源政策

中小企業應當制定和實施有利于企業可持續發展的人力資源政策。人是內部控制環境中的決定性因素,內部控制是由人來進行操縱并受人的因素影響。企業內部控制應當強化以人為本的理念,建立良好的人力資源管理機制,提高企業有關雇傭、培訓、待遇、業績考評及晉升等政策和程序的合理程度,這是建立合適的控制環境的基礎。中小企業應當建立完善的招聘與選拔方針及操作程序,應當將職業道德修養和專業勝任能力作為選拔和聘用員工的重要標準;切實加強員工培訓和職業道德教育,培養員工愛崗敬業精神,保持和不斷提高員工的專業勝任能力,不斷提升員工素質;企業應當制定與人力資源考核相掛鉤的、科學的內部薪酬制度,在設計薪酬制度時,應當體現對員工的激勵作用和對人力資源的保護作用,注重長期激勵與短期激勵相結合、物質激勵與精神激勵相結合,應當有利于保持和吸引優秀的人才,有利于調動員工積極性和創造性,促進企業及員工自身的發展。

(三)加強企業文化建設,培育積極向上的價值觀和社會責任感

中小企業應當加強企業文化建設,建立良好的企業文化氛圍。企業文化、價值觀和社會責任感是影響企業決策和經營活動最基礎的要素,是內部控制的重要內部環境。建立良好的企業文化氛圍,強化員工的控制意識,增強實施控制的自覺性,對內部控制制度的建設是一個強大的推動作用。因此,中小企業應當加強文化建設,培育積極向上的價值觀和社會責任感;倡導誠實守信、愛崗敬業、開拓創新和團隊協作精神,樹立現代管理理念,強化風險意識;董事、監事、經理及其他高級管理人員應當在企業文化建設中發揮主導作用。中小企業的經營管理者應注重對企業文化的培養與優化,引導并激勵員工正確履行職責,使控制環境與企業文化逐步融合;多層次、多方位地加強崗位和在職員工的企業文化和價值觀的導向性培訓,及時掌握企業內部員工思想行為狀態,切實提高員工的政治和業務素質;加強法制教育,增強董事、監事、經理及其他高級管理人員和員工的法制觀念,嚴格依法決策、依法辦事、依法監督;增強員工自我約束能力,自覺履行各項法律法規,遵守財經紀律,做到奉公守法,廉潔自律。

(三)加強企業內部控制審計監督

為了保證內部控制能夠有效地發揮作用,并使之不斷地得到完善,中小企業必須加強內部控制監督。內部審計是對內部控制制度執行情況的一種最有效的監督,即是對內部控制的控制。中小企業應加強內部控制監督,充分發揮內部審計的作用,著力做好以下工作:

首先,強化內部審計的獨立性和執行性。內部審計機構的建立及其負責人的獨立性,良好的職業操守和專業勝任能力是影響內部控制的另外一個環境要素。加強企業內部審計工作,保證內部審計機構具有相應的獨立性,才可能為內部控制環境提供保證,從而促進其內部控制的有效實施。中小企業應當加強內部審計工作,保證內部審計機構設置、人員配備和工作的獨立性。內部審計的負責人應當由董事會直接聘任,直接對董事會負責并在業務上接受監事會的指導,總經理無權解聘,遇有重大問題,內部審計的負責人可直接向董事會匯報,以保證其獨立性和執行性。強化內部審計的獨立性和執行性能有效地減輕董事會職權弱化、內部人控制現象嚴重的局面。

其次,轉化審計職能,滿足現代企業管理制度的要求。把內部審計的主要職能從查錯防弊轉到對企業的經營管理做出分析、評價和提出具體的管理建議上來,不但是現代企業制度對內部審計的要求,更是企業內在管理的需要。內部審計監督的內容應突破傳統的以財務收支為主的模式,向經濟效益審計轉變,并以此為重點,使內部審計成為充分挖掘企業生產潛力、發展生產力的建設性審計。中小企業要充分發揮審計的評價職能,加強企業內部控制制度的審計,內部審計機構應當結合內部審計監督,對內部控制制度執行情況進行檢查,監督單位內部各項規定的落實和執行情況,協助管理當局監督和評估控制政策和程序的有效性,對監督檢查中發現的內部控制缺陷,按照企業內部審計工作程序進行報告;對監督檢查中發現的內部控制重大缺陷,有權直接向董事會及審計委員會、監事會報告,為改進企業內部控制提供建設性意見。

最后,加強內部審計隊伍建設,提高審計人員素質。中小企業應當通過嚴格的選拔和規范的用人制度來篩選內部審計人員,優化人員結構,以保證執業質量,適應內部財務審計向經濟效益審計的轉變;加強審計人員的后續教育培訓,加強學習審計、財務會計、企業管理、統計、計算機、線性規劃、工程、法律等各方面知識,不斷提高內部審計人員的業務水平,以適應內部審計工作的發展;規范審計人員的審計行為,強化審計人員的責任感和職業道德,提高內部審計人員的綜合素質,提高審計工作的法制化和規范化水平;建立內部審計人員業績評價制度,根據評價結果對內部審計人員實行獎勤罰懶、優勝劣汰的競爭機制,提高內部審計人員的積極性,樹立審計風險意識,從而確保內部審計工作的質量,充分發揮內部審計的職能和應有的作用。