淺議外資企業資金控制

曲秀娟

摘要:自身資金管理達到均衡和高效是外資企業追求的最優管理模式,因此外資企業在資金控制上做出了很多努力。從貨幣資金內部控制、現金內部控制和銀行存款內部控制以及內部報告控制四個方面討論了外資企業的資金控制問題,以其對外資企業的資金運用提供合理化的建議。

關鍵詞:外資企業;貨幣資金;內部控制

中圖分類號:F275.1文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)29-0156-02

經濟學家認為,在資本社會,企業的生產要素包括土地、勞動、資本和企業家的管理才能四個方面。在我國試行改革開放初期,廉價的土地和勞動力資源吸引了眾多外商投資者,大批外資企業落戶中國,使得外資企業的數量迅猛增長起來。下面筆者就從貨幣資金內部控制、現金內部控制、銀行存款內部控制和內部報告控制分析外資企業的資金控制問題。

一、貨幣資金內部控制

(一)不相容職務相互分離制度控制

建立內部監督制約機制,資金的管理人員應實行嚴格的不相容職務相互分離制度,合理設計會計、出納及相關的工作崗位,明確職責權限,相互制約,形成相互制衡機制,確保資金的安全。會計、出納不能相互兼職,不得由一個人辦理貨幣資金流通的全部過程,也不能一人多崗,身兼數職。會計人員負責分類賬的登記、原始單據的復核和收付記賬憑證的編制;而出納人員負責現金的收付和保管、原始憑證的保管、簽發銀行有關票據以及日記賬的登記;內審人員負責收支憑證和賬目的定期審計和現金的突擊盤點以及銀行賬項的定期核對。會計主管負責收支項目的審核、各賬戶余額的真實性檢查,對賬單、調節表、盤點表、印鑒保管登記簿等資料的及時性檢查、企業和企業負責人的印章的保管等;部門負責人負責審批收支預算、決算以及其他各項支出;會計系統利用會計檔案的保管與核對,授權審批程序、現金盤點及掌握銀行存款的動態等審查會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計信息,對貨幣資金的收付業務進行全面控制,確保收付憑證的真實性、合法性、及時性、可靠性。

(二)授權批準制度控制控制

授權批準控制制度要求企業明確規定會計及其相關工作授權批準的范圍、權限、程序、責任等,企業內部的各部門管理者必須在授權范圍內行使職權和承擔責任,經辦人員也必須在各自的授權范圍內辦理業務。授權分為一般授權和特殊授權。一般授權是指日常狀況下對正常的經濟業務事項進行的授權,具有一定的規律性和穩定性;特殊授權是指特殊、緊急情況對正常或非常經濟業務事項的特別授權,具有靈活性和特殊性,同時,這種授權方式也常常蘊含較大的風險,一般都比較謹慎。此外,對于重要的貨幣資金支付業務,應當實行集體決策和審批,并建立連帶責任制度,以有效防范貨幣資金被貪污、侵占或挪用。

(三)貨幣資金預算制度控制

貨幣資金的預算控制旨在對企業一定時期貨幣資金的流入和流出進行統籌安排。貨幣資金預算編制是否準確,會影響到企業貨幣資金的流轉和貨幣資金的利用效益,甚至會影響企業的生產經營。因此,企業應加強貨幣資金預算的可靠性控制,避免或減少預算編制的主觀性。貨幣資金預算編制完成后,財務部門負責人應認真監督預算的執行,定期比較經營過程中實際收支與預算的差異,并對重大差異進行深入分析,及時修正以確保預算編制的準確性。

二、現金內部控制

現金內部控制的重要內容之一是將現金流入與流出相分離,這也是現金使用安全的保證。現金流入與流出是兩個相互獨立的業務流程,它們通過銀行形成兩者的有效聯系。

(一)現金流入控制

現金的流入控制就是要搞清楚現金的來源、形式、金額等。同時,對于已取得的現金收入必須及時入賬,不得私設小金庫,不得賬外設賬,嚴禁收款不入賬。

現金流入的主要來源是銷售收入,每筆現金收入都應及時向客戶開具正規發票,及時核對。為了實現相互制衡的控制機制,負責開發票及記錄的崗位與負責保管現金款項的崗位嚴格分離,同時,嚴禁未經授權的任何人員直接接觸現金。為了保證現金收入及時正確地存入銀行,公司財務部門的出納和會計應該督促有關人員及時將收入交存到企業的賬戶。

(二)現金流出控制

一個持續經營的企業在每天若干筆資金的支付中,現金支付也是很重要的一部分,判定哪筆現金支出合法、合理,而哪筆現金支出有問題的關鍵點是看現金流出程序是否合法、合理,具體來說,就是要搞清楚這筆錢為什么要支出。判斷現金流出程序是否合法、合理的依據主要有五點:一是審查現金流出范圍,首先看是否遵循《現金管理暫行條例》的規定,其次看是否符合對例外事項進行的特殊規定,保證滿足所有現金支出的需要;二是審查支付申請是否有理有據;三是審查支付程序,看審批程序、權限是否正確,審批手續是否完備;四是審查支付復核,看復核工作是否到位;五是審查支付辦理,看是否按審批意見和規定程序、途徑辦理,出納人員是否及時登記。

(三)庫存現金控制

企業的庫存現金必須在規定限額內,收入的現金應及時送存銀行,當天未能送存的現金應集中存放在保險箱內,不得坐支現金收入,做到庫存現金日清月結。主管部門和負責人應進行現金賬款核對和定期或不定期的現金盤點核對,具體來講主要是檢查賬款是否相符,是否有挪用現金、白條抵庫、超限額留存現金等現象。對于超限額留存的現金,要及時送存銀行,如果賬款不符,應及時查明原因,并按規定進行處理。

三、銀行存款內部控制

(一)銀行存款收入控制

1.銀行存款賬戶管理控制

企業的收入及銷售收入除了現金形態外,更多的會以支票、本票、匯票、銀行轉賬、境外外幣匯款等形式結算,企業應按照《銀行開戶管理辦法》的規定,申請開設銀行賬戶,不得跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶,也不能將企業資金以個人名義私存,以防有人在開設銀行存款戶中為個人謀取私利。

2.銀行存款管理責任控制

企業發生的各項收支款項,除允許以現金方式直接結算外,其余款項必須通過銀行轉賬。為加強銀行存款內部控制,企業應該建立銀行存款管理責任制,銷售部人員負責銷售;由出納人員專門負責辦理銀行存款的收入業務;會計部門做好銀行存款的核算工作,隨時掌握銀行存款的動態和余額,搞好企業資金的調度和收支平衡,保證企業生產經營的資金供應;內部審計部門應通過對銀行存款內部控制系統的評審,促進企業加強銀行存款管理,防止違規違紀問題的發生。

(二)銀行存款支出控制

1.銀行賬戶的管理

所有銀行存款戶的開設需有正式的批準手續,同樣,銀行存款戶的終止也要得到正式的批準,不得隨意更改或注銷賬戶。

2.票據及印章的保管

各企業要明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序,并專門設置備查登記簿,防止空白票據的遺失和被盜用,備查簿需作為會計檔案加以管理。保管支票簿的會計人員不能同時負責現金支出賬和調整銀行存款賬。同時,企業必須加強銀行預留印鑒的管理,個人名章必須由本人或其授權人員保管,并且嚴禁由一個人保管支付款項所需的全部印章,以免舞弊,需要有關負責人簽字或蓋章的經濟業務,必須嚴格履行簽字或蓋章手續,每一次印章使用都應作記錄。

3.銀行存款的核對

企業與銀行之間的收支應每月至少核對一次。負責銀行往來賬調節的會計直接從銀行取得銀行對賬單,并就銀行存款賬同銀行對賬單進行核對和調節。負責銀行對賬單調節和銀行存款賬面余額的會計不能同時負責現金收入、現金支出或編制收付款憑證業務,以防止應記但未記入企業收入賬或支出賬等不正當行為被掩蓋。同時,企業也應重視與客戶之間的對賬,以確保資金的安全與及時。

四、內部報告控制

適時運用內部報告控制方法十分重要。企業應要求各部門建立和完善內部報告制度,全面反映企業的經濟活動情況,及時提供企業日常經營活動中的重要信息,增強內部管理的實效性和針對性。內部報告除了報告貨幣資金業務的審批是否符合審批制度、現金余額是否賬實相符等,還應包括以下內容:

1.資金流量分析

資金流量包括資金流入量、流出量及流出與流入的差額——凈流量,而且資金流量產生于經營活動、投資活動和籌資活動三個方面,資金流量綜合反映了企業各項財務收支和經營活動的現金盈余水平,是企業經濟效益最直接的體現。雖然當期的收入和支出并不與資金流入或流出完全匹配,不能直接通過當期的現金流入與現金流出的差額確定盈利,但在一定時期內資金流入的多少能反映企業的收入水平,資金流出的大小也能總體反應生產成本和費用支出的多少,而企業的資金凈流量能真正代表企業實際財務能力,所以,企業未來的發展能力歸根結底資金流入與流出狀況制約。通過資金流量分析,為企業提供一定時期的資金流入量和資金流出量信息,企業決策者可以從中得到直接的資金來源和資金運用的具體情況,以及資金余缺信息,及時地進行資金調度和風險防范。

2.資金流速分析

資金流速綜合反映了企業的資金運用效率和質量,對企業的未來發展有重大影響。資金投入后若能在短時期內收回,意味著資金在一定時期內可多次參與企業的資金循環,資金利用效率較高;反之,若從流出到回收的時間較長,企業必然需要用更多的資金參與資金循環周轉,由此生產經營過程中資金的占用量就越大,企業的償債能力、支付能力等會受到影響。因此,資金流速分析為企業決策者提高企業資金的運作效率,減少資金占用,加速資金流轉提供了依據。