電算化會計的問題及其內部控制

蘆旭燕 白大萍

摘要:隨著電算化在我國企業的普及,會計電算化的出現與普及使人類實現了“以機代人”的設想,但事物總是一分為二的,同時也給我們帶來了新的問題和挑戰。文章在分析我國電算化下企業內部控制面臨的現狀的基礎上,提出了加強企業內部控制的建議。

關鍵詞:電算化會計;問題;內部控制

隨著計算機技術的發展和經濟體制改革的深化,會計電算化得到迅速普及和發展,不同的企業單位根據自身的需要和條件,選擇了不同方式的會計電算化系統。在這普及和發展的大好局面下,我們不能不看到一些發展中的問題,因此開展會計電算化系統是新形勢下擺在我們面前的新任務。

1 會計電算化中存在的問題

電算化管理制度與執行脫離。為確保電算化系統正常運行和會計信息的安全、準確、合法、可靠,企業需研究制定相應的會計電算化管理方法與制度。一些企業為達到甩賬目的,根據財政部會計電算化工作規范要求制定了大量的企業內部電算化管理與控制制度,一時起到很好效果,但甩賬后,這些制度沒有進一步完善,主要表現為:操作規程混亂、職責不清;在裝有電算化的計算機上操作一些與電算化工作無關的內容,如上網聊天、玩游戲;允許一些無關人員使用計算機;電算化數據檔案保管力度不夠等,上述問題均應解決。

電算化基礎管理工作十分薄弱。會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統維護人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。而目前,我國建立在手工操作條件下的會計基礎工作的管理還存在著很多不足,一些中小企業內部控制也不是十分完善。實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束,才能充分發揮電算化的優勢。目前,不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循,使得會計電算化不能正常健康運轉。由于基礎工作薄弱,建立在此基礎上的電算化管理也就出現了一些問題,導致手工與計算機并行時間過長,增加了會計人員的工作量。

缺乏會計電算化專業人才。由于會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業知識,在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓,但與實際要求水平還有較大的差距。

計算機培訓教材老化。計算機技術發展很快,幾年時間,計算速度提高了幾十倍,軟件操作系統也有質的變化。而現在的教材多為幾年前的,所介紹的知識陳舊,實用性不強,經過這樣的培訓并通過考試的人員實際操作能力可想而知。

會計人員知識不全面,缺乏對會計人員的再培訓和定期考核。

2 電算化會計內部控制內容

從傳統的手工會計到電算化會計系統,雖然會計內部控制的目標和主要特征沒變,會計核算的復式記賬和借貸平衡的基本原理和方法也沒有變,但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化,使得會計業務處理程序和工作組織發生了質的變化,由此導致會計信息系統內部控制體系也出現了些新的特點和變化。

在會計工作實現電算化以后,內部控制按照其實施方式的不同,分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過建立規章制度、工作人員的合理分工而建立起來的內部控制。功能控制是指在會計信息系統中設計一定的功能而實現的內部控制。按實施環境的不同,內部控制又可分為應用控制和一般控制。應用控制是指運用計算機進行會計數據處理過程中所實施的內部控制。按本身的性質和實施的目的,內部控制還可分為管理控制和會計控制。管理控制是指為了保證計劃、預算和定額任務的完成,提高經濟效益而實施的內部控制。會計控制是指為了維護會計數據準確可靠和保護單位財產完整而實施的內部控制。

3 電算化會計下完善內部控制的必要性

由于電算化會計信息系統在賬務處理流程和工作組織方式等許多方面與手工會計信息系統不同,又由于使用該系統存在著特有的潛在風險,電算化會計系統必須建立在科學的內部控制體系以保證會計數據的真實可靠。

3.1 電算化會計下授權方式的改變要求加強內部控制

在手工會計系統中,一項經濟業務由發生到形成相應的賬務處理信息,其經歷的每一個環節都應由具有相應管理權限的有關人員審核簽章后才可辦理。這種傳統管理方式雖然處理的速度慢,但可有效地防止作弊。然而,在電算化會計下,權限分工的主要表現為口令授權?？诹畈幌裼≌履菢佑蓪Ｈ素撠煴９芏谴娣庞谟嬎銠C系統內,一旦口令被人偷看或竊取,便會帶來巨大隱患,此種案例在現實中已發生多起。如某某會計人員被客戶收買,竊取口令,非法核銷客戶的應收款及相關資料;銷貨人員竊得客戶的信息將客戶信息轉賣給其他公司。

3.2 會計檔案無紙化的變革要求加強內部控制

在手工方式下,會計信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙張上,增、刪、修改會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任,因此很難不露痕跡地加以修改或偽造。但實行了電算化會計后,會計信息是以數據庫文件的形式保存在磁光介質上,這種無紙張憑證和賬冊很容易不留痕跡地被篡改和偽造,從而給內部控制帶來新的挑戰。另外磁或光介質對保存環境要求高,容易損壞,一旦損壞很難恢復,這無疑對內部控制提出了更高的要求。

3.3 網絡技術的發展也要求加強內部控制

網絡技術的突飛猛進給電算化會計信息系統帶來了深遠的影響。目前財務軟件的網絡功能主要包括:遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上采購、網上銷售、網上銀行等。由于網絡環境具有開放性,而大量的會計信息又是通過網上傳輸的,這樣就有可能使網絡會計信息系統遭到“黑客”的攻擊或“病毒”的入侵,同樣可能導致會計信息被竊取或者是被蓄意篡改,這一系列的問題的解決離不開內部控制制度的完善和發展。

4 我國電算化會計內部控制面臨的現狀

4.1 復合人才的缺乏,電算化會計人員整體素質有待提高

電算化會計系統是人機結合的系統,它既需要熟悉計算機操作的財會人員,又需要精通計算機硬件維修、信息系統管理和基本財務知識的系統管理員。但我國這種復合型人才還相當匱乏,培養這類的人才還需要一定的時間。

4.2 單位領導層的認識不到位,電算化工作的廣度和深度有待推進

不少企業領導還沒有充分認識到實施會計電算化的重要意義,沒有認識到開展會計電算化是時代發展的必然,是管理現代化的需要。目前還有相當一部分的企業電算化會計工作還只是處于單項或者幾項會計核算業務和報表匯總工作,有關工資、固定資產、銷售的核算、成本的核算還沒有實行電算化,全國全部實現會計電算化的企業還為數不多,企業實施電算化會計的廣度和深度還不夠,從而為電算化會計內部控制制度的建立和完善增加了難度。

4.3 會計軟件不能及時升級換代,軟件安全性、保密性差

不少企業認為電算化僅僅是“以機代賬”,軟件只需要一次投入即可,出現了只重視硬件換代,不注意軟件升級的情況。從奔騰Ⅱ一直到奔騰Ⅳ,機型更換了幾次,但財務軟件仍停留在“古老”的Foxbase開發的DOS版上。另一方面,多數企業總是忙于開發、購買硬件和會計軟件,并求得賬、證、表的正確輸出,卻很少過問計算機系統是否安全可靠,企業以及部門的內部控制是否健全,導致會計信息的使用者對會計電算化數據的可靠性持懷疑態度。

綜上所述,會計電算化在我國企業的普及,在給會計人員帶來方便快捷高效的工作方式的同時,無疑也增加了信息的安全隱患。我們只有順應電算化發展的潮流,建立分工明確、權責落實、操作嚴格的內部控制制度并切實的加以執行,這樣才能充分發揮電算化會計系統的準確性和高效性,才能為企業管理層提供準確及時的決策信息,從而實現企業價值最大化目標。

參考文獻

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