現階段我國中小企業內部控制制度研究

張鈞銘

摘要:中小企業的健康發展,有利于確保國民經濟增長,對于促進市場競爭、促進市場繁榮、保持社會穩定等方面發揮愈加重要的作用。但是,中小企業受經營規模、財力、人力、經驗等因素的限制,內部會計控制不健全,崗位設置、職責劃分交叉重疊等現象嚴重,對中小企業的持續經營和健康發展頗有影響。中小企業需要結合自身特點,優化控制環境,明確控制目標,改善控制技術,并不斷完善內部控制系統,從而提高內部控制的效果。

關鍵詞:中小企業;內部控制;控制環境;控制目標;控制技術

中圖分類號:F27文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)17-0031-02

一、中小企業內部發展和經營的優勢

大多數中小企業具有規模較小、業務單一、經營靈活、效率較高的優點,相對大企業而言,具有一定的創新優勢。由于中小企業是在市場經濟中出生和成長起來的,具有很強的生存意識,大多采用了集中一點、尋找空白、特色經營、關鍵環節突破等經營策略,從而使其具備了較好的經營彈性。

二、中小企業內部控制存在的問題

(一)規章制度缺失,內控不健全

內部控制制度是企業內部各職能部門、各有關工作人員之間,在處理經濟業務過程中相互聯系、相互制約的一種管理制度。完善的內部控制制度可以保證企業業務活動的有效進行,保護財產的安全和完整,可以防止、發現并糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整。

內部控制制度主要應包括以下三項內容:

1.控制制度要確定企業內部行政領導和各職能部門擁有的職權相應承擔的責任,以及據以確定的他們在處理經濟業務時所處的地位和作用。

2.控制制度要明確每一項經濟業務的處理程序和手續。

3.內部控制制度中要明確處理每一項經濟業務的人員之間相互制約的方式,相互之間能否形成制約關系,每一人員是否置于他人的監督之下。

目前,小型企業內部控制通常比較薄弱或不夠健全。有的企業雖然也有一些內部規章制度,但很多都在口頭上做些規定,并未形成正式的文體。這樣,在實際工作中,執行內部控制就缺乏有章可循的依據,或執行起來多少會打點折扣,有的根本就是形同虛設,這就給錯誤或舞弊的產生創造了條件。

(二)組織結構簡單,財務不透明

中小企業普遍存在規模小的特點。其經營管理權通常集中于少數管理人員身上,管理人員特別是高層管理人員為了達到某種目的或為了顯示其權力,就很可能無視甚至踐踏內部控制,從而使內部控制失效。例如,企業負責人要求下屬遵循內部控制的有關規定,但他自己本身從來就不遵守內部控制;又如,由于在操作理念上的分歧以及市場環境的制約、財務狀況不健全等多方面原因,企業在財務管理上也暴露出種種問題和弊端。

(三)人才缺乏,管理水平不高

造成中小企業的各種問題的因素中,歸根結底是人才因素。

第一,中小企業領導人普遍沒有經過科學化管理的熏陶,管理水平不高。不注重企業文化建設,不重視精神激勵,獎懲沒有制度,致使員工的不公平感強烈。管理觀念陳舊,人員選用上任人唯親,相信血緣關系,強調忠誠老實,不注重才能,企業留不住人才。

第二,管理方式上過度集權,不夠民主。家族式管理現象普遍存在,強調家族利益,從業人員覺得為一個家庭服務,個人晉升發展的機會很少,積極性與創造性未能充分發揮。而且管理隨意性強,缺乏管理的制度化、規范化和程序化。對于管理會計更是模棱兩可。

第三,由于中小企業規模小,報酬低,發展潛力不大,致使高水平、高素質的會計人員不肯“下嫁”,所以,目前中小企業的會計人員一般為剛從學校畢業的年輕小生,沒有實踐經驗,又無資格,或者是一些原鄉鎮企業的會計,業務素質較低,知識比較陳舊。與中小企業所要求的會計人員存在一定差距。

(四)法律意識淡薄,投機取巧

許多中小企業法律法規意識淡薄,有法不學、有法不依,想方設法打擦邊球,有的逃避納稅、逃避債務的愿望比較強烈。企業負責人為了掩飾財務狀況和經營成果而使會計人員故意弄虛作假,高估負債低估資產、虛構經營業務等從而逃避納稅。在這種情況下,企業會計報表出現重大錯誤或舞弊的可能性就很大。

(五)質量觀念薄弱,資金不足

中小企業規模小、資本和技術構成較低。設法降低成本,但技術不過關,導致產品技術含量較低,質量意識較淡薄,造成客戶資源不廣,顧客忠誠度低。據了解,多數中小企業缺乏抵押品,無法從金融機構獲得抵押貸款,并且由于其信用度較低也無法像大企業那樣獲得信用貸款。就會導致融資困難,加上企業內部財務管理的缺口:資金管理不嚴,造成資金閑置或不足;應收賬款周轉慢,造成資金回收難;沒有建立嚴格的賒銷政策,缺乏有力的催收措施,應收款不能兌現或形成呆賬;存貨控制環節薄弱,造成資金呆滯;有些企業對原材料、半成品、固定資產等管理不到位,資產流失嚴重等因素限制了企業的發展。

三、建立健全和完善的內部控制制度

內部控制是一個有機的系統,中小企業要加強內部控制,需要結合自身特點,優化控制環境,明確控制目標,改善控制技術,在管理實踐中不斷完善提高。

(一)優化內部環境

1.提高企業管理層對內部控制的重視程度

中小企業的發展歷史比較短暫,許多企業所有者,同時也是企業的主要管理者,得益于短缺經濟、寬松政策和優惠的投資環境,企業快速地成長起來,其效益主要是依靠政策、市場等外部環境獲得的,但他們管理企業的能力并沒有同步增長,相對缺少經歷。隨著市場經濟的深入發展、加入WTO后形成的開放式經濟格局的逐步形成,中小企業在用活政策、抓住機遇的同時,也要十分注意加強內部控制,例如,他們是否強調和宣傳內部控制的性質與重要性,是否認真組織和領導內部控制制度的設計工作,是否以身作則嚴格遵守控制制度的規定,是否采用了相應的管理政策與措施來保證制度的認真執行及科學評價等。所以,要提高經營效率,從管理要效益。

2.培育遵守制度的企業文化

首要的是制度執行者的態度與素質。執行內部控制的企業中層管理人員和企業廣大員工是否充分認識內部控制的重要性、各自工作崗位的重要性及對整個控制與管理的意義;各崗位、各環節的執行者,有無勝任本職工作的專業知識和專業技能,有無較強的工作責任心與誠實的態度。現代社會是法治社會,現代企業也要成為“法治企業”。無論企業的董事長、總經理,還是最基層的企業員工,都應當對企業的規章制度嚴格遵守,以制度為標準檢驗經營管理的對錯和效果,發揮其保護、監督、制衡的作用。

3.努力建設“學習型”企業

要在企業內部形成勤于學習、善于學習的氛圍。實際上,許多中小企業的管理尚處于原始階段,離現代企業的科學管理還有相當差距,應該拋棄個人經驗主義的一些東西,以謙虛的態度,從大型企業、先進同行那里學習管理中的好制度、好方法。同時,還要善于從書本上學習現代企業管理的知識和方法,敏于觀察、勤于思考,總結和制定適合自身管理和發展的內控制度。

(二)明確控制目標

所謂控制目標是指企業內部控制所要實現的目的或收到的效果。企業控制目標是指企業內部控制所要實現的目的或收到的效果。企業控制目標一般包括:維護資產安全、完整及有效使用,保證各種管理信息的存在、可靠與及時提供,盡量減少不必要的成本、費用以求贏利,保證下放的各種職責得到圓滿履行,提高各項作業的效益或效率,預防或查明錯誤和弊端,為管理政策的制定尋找依據和履行各種法律義務。

明確控制目標,前提是科學指定目標。依據企業戰略目標制定公司年度計劃,并將其細分至相關部門。有了控制目標企業的一切工作才能有的放矢。但企業的生產經營總是處于動態之中,實際的運行會與計劃有所偏差。當實際工作沒有達到計劃目標時不能輕易容忍差距,而應該認真分析執行過程,尋找原因。這樣堅持下去,一方面可以督促企業全體人員施展才干、各負其責,為完成總體計劃盡最大努力,另一方面也可以促進制定的控制目標更趨于科學。

(三)改善控制技術

1.建立健全與業務規模相適應的組織機構

中小企業在設置組織機構時,首先要根據自身特點,按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設計不同的組織機構,不能面面俱到只能部門齊全,也不能因簡單就使得關鍵職能部門缺失。所以,根據崗位的需要選擇合適的人才科學劃分,確保控制目標的實現。

2.根據崗位選擇合格的人才,不斷培養適合自身的人才

人力資源是企業的第一資源。目前,中小企業關鍵崗位的人才還主要依靠外聘,要善于挑選能力突出、經驗豐富、具有職業精神的高端人才為己所用,充分發揮其才智。此外,要著手培養自己的人才,逐步建立適合自身特點的員工培訓體系,加強職業道德教育和技能技術教育,促進本企業各類人才的快速成長。

3.控制措施有效、到位

要以國家法律、法規及財經紀律為準繩,對企業的經濟活動和其他管理活動進行組織、調節和制約,以利于對違法亂紀行為進行揭露和糾正。采取職責劃分、核對等措施,建立成文的方針和職務說明,保證控制的制度化、規范化與科學化。