淺析信息化建設中常見問題及應對技巧

李　爽

摘要:企業的信息化建設是企業提高競爭力的必由之路，利用計算機網絡實現企業信息化是企業提高管理水平的重要途徑。本文結合開展信息化建設的實際，分析了信息化建設中容易出現的問題，提出了應對的技巧，以期為企業信息化建設提供有益參考。

關鍵詞:網絡；信息化；問題；技巧

隨著計算機網絡[1]及通信技術的發展和應用，信息化已成為企業可持續發展和提高市場競爭力的重要保障。信息技術應用地不斷深入使信息化建設顯得越來越重要，成為企業生產、銷售、服務等各環節的核心平臺。但信息化建設中錯誤的決策和實施可能帶來比未進行有效信息化建設更大的風險,在項目建設中必須引起高度注意。

信息化建設的現狀

信息化建設的目的是將企業的各類信息通過網絡進行集成，提供快捷的信息傳遞和利用。信息化項目建設是大型的系統軟件工程，不是簡單的購買成型管理軟件，開展信息化建設必須根據企業實際，結合企業規模、通訊系統、網絡、電子商務、客戶資源管理和質量管理等多方面詳細分析，系統實施。

對普通企業而言，信息化項目的功能并不復雜，但普通企業開展信息化建設的基礎相對較差，專業的項目開發管理人員較少，經驗匱乏。事實上，信息化項目在管理、技術、時間、資金、實施和維護等方面存在諸多風險，在我國信息化建設[2]失敗的案例極其常見，尤其是在CRM(Customer Relationship Management,客戶關系管理)和ERP(Enterprise Resource Planning,企業資源計劃)領域。以ERP為例，據統計在項目建設中按照工期和預算成功實施的比例僅為15%。為了成功實現信息化項目的系統集成，在系統過程控制中要分析開發方容易暴露的問題，及時應對，提高項目建設的成功率。

項目建設中容易暴露的問題

信息化項目開發建設中，企業與開發方的默契是項目成功實施不可或缺的因素。由于開發方多從追求自身利潤的角度出發，建設過程中極易出現一些問題，企業要清晰辨別，確保項目建設過程的可控和系統功能的實現。

容易出現的問題分析如下：

1 不考慮自身實力，僅以拿下項目為目的

隨著IT業的發展，軟件開發商的數量迅速增長，但其實力莨芥不齊，造成軟件實施效果大相徑庭。有些開發商為了拿下項目,對難以實現的條款也滿口應允，比如提供系統源代碼、數據字典等。我們知道，對于IT企業，源代碼涉及企業的知識產權，是企業核心技術的體現，屬于商業機密。項目建設需要開發方提供源代碼的時候，他們多以各種理由拒絕，造成項目進展受阻。

2 不依照協議內容完成項目

不完全依照協議內容完成項目似乎成了信息化建設中的潛規則。由于行業差異，企業與開發方對信息化系統的理解高度不同，開發方作為IT企業，專業優勢明顯，清楚了解系統軟、硬件實施、功能實現等方面的玄機，而系統的開發建設對企業而言則是新的領域。開發方利用專業不對等，很容易欺瞞企業，在實際實施過程中對協議規定

的實施項目常常以功能沒有意義、實現成本太高等為由簡化、減少功能模塊。

3 僅實現系統軟件拷貝，缺少二次開發

開發商為了成功中標常常壓低報價,開發方在實施過程中出于成本考慮只安排少量人員，以安裝相關管理軟件為目的，不進行系統的二次開發。

目前一些典型的信息化產品在技術上確已縝于成熟，但不同企業實際情況不同，適用的信息化系統也不一樣。建立與企業個性相契合的系統，二次開發尤為重要，它是信息化建設中關鍵的部分。按照軟件工程[3]的要求，開發方需在與需求企業溝通融合、開展詳細需求分析基礎上，制定系統總體方案，細化功能模塊，合理安排實施計劃，以實現企業業務流程的重組，實現業務流程資源的有效利用。但開發方為了力推軟件，沒有嚴肅地分析調研，只要求企業改變原有流程去適應軟件，不進行二次開發，這不是真正的業務流程重組，信息化系統不可能為企業解決根本問題。

以推銷軟件為目的的信息化建設不是真正的信息化建設，會最后導致項目失敗。

4 開發方不及時提供全面的軟件文檔

軟件文檔是系統軟件開發人員、軟件管理人員、維護人員、用戶以及計算機之間的橋梁，信息化系統建設中各階段文檔不可或缺。項目建設實際中，開發方往往在項目過半時仍不能提供全面的設計文檔。由于IT人才的流動性強，不全面及時的文檔在系統實施人員發生變動時極易造成項目建設的脫節，同時給系統維護和版本升級帶來困難。

主要應對技巧

1 詳細調研開發方的成功案例，謹慎選擇

對開發方成功案例的調研中要注重考查系統功能的實現和軟件文檔編制情況。良好的信息化系統功能強大，文檔全面，涉及軟件工程的各個階段,內容具體、格式規范,是信息化系統維護、版本升級的依據。

2 簽訂條款清晰的技術協議

為防止開發方不依照協議內容實施項目[4]，以技術協議規范項目內容，約定項目建設方式。企業與開發方是甲乙方的關系，要有產生法律糾紛的思想準備，協議條款必須清晰，涵蓋整個項目：明確系統建設各階段應實現的功能和提交文檔的內容，標明時間節點；明確需求分析報告和總體設計報告經甲方認可后方可開展下步工作；最好約定發生糾紛時到企業所在地法院處理解決。

3 明確階段成果，建立嚴格的成果審核制度

為了避免開發方單純拷貝系統軟件，保證系統二次開發，實施過程中既要有明確的項目實施總目標還要有明確的階段成果，要制定達到這些階段成果的具體時間表、實現方法及標準。

項目實施過程中，按照實施方案中確定的時間進度和標準嚴格審核項目實施成果。如果因偶然因素或突發事件使計劃方案發生變化，導致實施結果偏離計劃目標,項目實施小組要及時分析偏離原因，確定相應的處理方法，保證項目順利實施。

項目款項的支付應與階段成果相對應，按實現情況確定該階段相應款項的支付方式。

4 建立嚴格的過程控制制度

除建立項目建設各階段相應的文檔外，項目實施小組還要定期對項目建設分析研究，對雙方參加的會議要留有雙方簽字的會議紀要。雙方文檔來往應以文本文檔為主，嚴格簽收手續，盡量減少以電子郵件方式傳遞重要文檔，電子郵件在法律上難以作為有效證據，要十分謹慎。嚴格評審開發方提出的更改項目實施計劃的意見，如果是開發方原因所致，要有備忘記錄在案，為項目結算提供參考。

另外,在開發中要注重項目的基礎工作，詳細、整體規劃企業管理信息系統，為企業與其他信息系統的集成預留數據接口，滿足企業進一步發展的需求，保證企業整體目標的實現。

面對企業開展信息化建設中容易出現的一些問題，與開發方的溝通、應對是有技巧的。在系統建設中，敏感地識別開發方伎倆并盡快解決，通達嚴格的過程控制成功實現企業信息化建設的目標。以上所述以期給將要或正在開展信息化建設的企業提供有益幫助，在信息化項目建設中深入挖掘開發方資源，促進項目建設，為企業的生產管理及未來發展提供有利支撐。

參考文獻

[1]潘愛民.計算機網絡,清華大學出版社,2004.

[2]羅鴻.ERP原理、設計、實施,電子工業出版社,2005.

[3]楊林等.實用軟件工程,電子工業出版社,2006

[4]盧向南.項目計劃與控制,機械工業出版社,2007.