強化內部控制，促進企業理性發展

鄧晴雯

摘 要:隨著經濟的全球化和現代企業的發展,內部控制管理已成為企業內部管理體系中不可缺少的重要組成部分。文章通過對內部控制的內涵和強化內部控制管理的對策等內容的闡述,論證了完善內部控制,確保其有效運行,促進企業理性發展的迫切性和重要性。

關鍵詞:內部控制 有效性 內部審計

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-207-02

隨著經濟全球化和現代企業制度的不斷完善,許多企業的經營規模日益擴大,業務越來越復雜,更有許多企業跨行業、跨區域集團化經營,使得企業擁有各種不同的專門技術和眾多員工,也使得企業高層管理人員不可能直接控制企業經營,而不得不依賴有關職能部門和人員提供的各種各樣的會計、統計等相關經營資料和信息,以便控制企業各項工作的正常運轉,指揮生產經營的有效運行。同時全球經濟一體化,使企業面臨越來越多不確定因素和各類風險。內部控制作為現代企業制度下自我約束機制的重要組織部分,是現代企業經濟的重要管理手段。開展內部控制,充分發揮內部控制職能,對于完善企業治理,促進企業科學管理,改善組織經營,增加企業價值具有極其重要的作用。因此,企業必須健全內部控制制度,使內部各職能部門及人員都能夠有效地進行工作。

一、內部控制的涵義及其控制內容

COSO報告指出,內部控制是由企業董事會、經理階層和全體員工實施的,為營運的效率效果、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的實現而提供合理保證的過程。

內部控制理論的發展,經歷了內部牽制、內部控制制度、內部控制結構和內部控制整體框架四個聯合體,總括這四個階段內部控制的內容,主要體現在三個方面:

第一,內部控制是企業治理的重要機制,在現代企業制度下,股東、董事會和經理人員權利、責任和利益的相互制衡是企業內部控制和治理的基本內容。

第二,企業的內部控制按照不同的控制領域可以劃分為會計控制、管理控制和內部審計控制。內部會計控制是為了保護財產的安全完整和提高財務報告的正確性和可靠性而建立的,具體包括經濟業務的審批手續、經濟活動的會計核算制度、財產物資的保管制度、內部稽核制度等等。內部管理控制包括組織的計劃和為提高經營效率、保證企業既定管理政策的實施而采取的所有措施和方法,主要內容有計劃控制,信息、報告控制,操作與質量控制,人員組織與培訓,業務核算與統計核算,其他控制。內部審計控制是根據系統的控制目標和既定的環境條件,按照一定的依據來審查調節被審計單位經濟活動的一種控制活動,它的主要過程是對照標準、查明問題、提出措施、監督糾正。

第三,內部控制的整體框架由五個要素構成,即控制環境、風險評估、控制活動、信息與交流、監督。在內部控制體系中,控制環境是整個體系的基礎,良好的控制環境為提高內部控制效率、實現內部控制的目標提供了重要的保障;風險評估在充分考慮影響機構實現其經營目標的內部不確定性因素的基礎上,明確了內部控制的“關鍵風險點”;控制活動在風險評估的基礎上,針對“關鍵風險點”,進一步明確“行動和控制活動的要點”,并制定一系列政策和相關實施程序;監督管理則通過獨立的內部稽核部門對內部控制系統各個要素的運行情況進行有效的監控,并且對現有政策及程序是否健全作出判斷;信息與交流則貫穿于內部控制程序的全過程,為內部控制體系各個要素的正常運轉提供有效的信息支持,以便于及時發現內部控制過程中的問題并采取有效的補救措施,確保內部控制的效率和內部控制目標的實現。這五要素相互聯系,相互作用,對不斷變化的情況作出積極反應,形成一個持續不斷的動態過程。這個過程既無起點,也無終點,不斷發揮作用,實現內部控制目標。

二、建立健全內部控制制度遵循的原則

1.內部控制制度是否合法。企業要建立的內部控制制度不能與國家的有關法令、制度相背離。符合國家政策和法令,是企業建立內部控制制度的大前提,在此基礎上才能根據企業的實際情況和業務特點,制定符合企業自身發展需要的內部控制制度。

2.內部控制制度是否協調。一項內部控制制度往往涉及企業的若干職能部門,比如設備、生產、質檢和財會等部門。各部門會根據各自的職責和各自的業務觀念制定一些控制制度,這樣就有可能造成內部控制制度的不協調。因此,審查所制定的內部控制制度的協調性是審查制定內部控制制度的一項重要內容。

3.內部控制制度是否合理。企業制定內部控制制度是為了更好地實現企業的經營目標,在確定控制目標、采取控制方法和措施時,應根據企業的實際情況,如企業經營目標、企業規模、經營特點、管理水平和已有的內部控制制度的情況,適當地加以規定,切忌脫離企業實際和經營目標。要為群眾所接受,科學合理,簡明扼要,方便易行,同時還應講求實效。

4.內部控制制度是否經濟。內部控制的最終目的是提高企業的經濟效益,減少低效和投資浪費,因而制定內部控制本身也應講求經濟效益,應盡量以少量的控制成本去獲取較好的控制效果。一是對內部控制制度的控制應有重點,對企業經濟活動有重要影響的部門和環節應實施強有力的控制;二是在建立新的內部控制制度時,將該項內部控制制度所需花費的代價與其能夠實現的效益進行對比。

5.內部控制制度是否能有效反饋。制定內部控制制度時,必須設置必要的信息反饋環節,它們應能及時地將在控制過程中偏離控制目標的偏差和原因反饋給管理部門,以便采取必要的調節措施,實現有效控制。信息反饋是現代控制理論的核心。及時有效的信息反饋,是確保控制目標實現的關鍵環節,是內部管理制度與內部控制制度的區別所在。

6.內部控制制度是否全面。全面是指一方面它要對企業經營活動與經營目標的有關方面進行控制;另一方面它必須對經營活動的全過程進行自始至終的控制。主要有:(1)人員素質的控制,這是內部控制科學有效與否的重要決定因素;(2)組織控制是組織機構設置和適當的權責劃分;(3)業務程序控制是企業內部為保證各項經濟業務按一定的程序有效運行而規定的業務處理過程中所必須具備的環節及其經歷順序;(4)信息質量控制是保證所反映的企業經濟活動信息的全面、及時、公允和可靠;(5)資產保護控制是內部控制的各種控制方式都具有保護資產安全的作用;(6)預算控制是以數量、金額來體現預算期內企業工作方針和經營決策的綜合經營計劃,具體表現為反映在預算期內各項經濟業務和經營成果的一整套業務報表和財務報表。

內部控制是衡量現代企業管理的重要標志,實踐證明:得控則強、失控則弱、無控則亂。企業應從實際出發,按照自身經營特點和管理系統要求,實事求是地建立自我調整、檢查和制約的內部控制體系,從而形成一個建立完整、運用靈活、富有實效的控制網絡系統,這也是企業經營管理順利運行的根本保障。

三、強化內部控制的對策

1.適應新形勢,強化電算化條件下的內部控制。隨著會計電算化普及與發展,電子商務迅速興起,企業必須迅速建立健全相應的內部控制制度,使新形勢下的內部控制有法可依、有章可循。一方面,要嚴格分離系統中的不相容職務,按電算化運行程序建立嚴格的崗位責任制度,將系統操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務互相分離,互不兼任。另一方面,要針對電算化特點強化系統操作及維護控制。操作規程應明確職責權限、操作流程及注意事項等,如嚴禁越權操作,操作過程中出現的問題要詳細記錄并向管理人員報告,無關人員未經許可不得進入機房等。對硬件的維護控制,應按照固定資產造冊登記,專人保管,制定設備使用、檢修制度;對數據的控制,應對數據處理的輸出結果指定有關人員定期檢查;對軟件的控制,防止對軟件的非法修改和刪除,并建立應用軟件操作人員權限分級制度,未經授權批準人員不得進入機房,單位會計數據需保密并有特殊要求的,機房應有屏蔽設施。

2.建立統一科學的內部控制評價標準。目前,我國理論與實務界尚未對內部控制評價的內容形成一致的意見。獨立審計師對財務報告內部控制有效性進行審計時,主要是針對財務報告形成過程中所有重要的內部控制有效性進行評價,對于外部審計師應該執行哪些評價程序、遵循哪些標準、應該在什么情況下承擔責任、承擔什么責任等需要慎重解決的問題都沒有明確規定。外部審計師對內部控制進行評價并出具評價報告的前提條件就是要對內部控制評價進行規范, 規范制度要考慮是否具有操作性和指導性。需要注意的是,在控制環境方面存在的嚴重問題,加入對組織規劃控制的評價將促進機構設置和責任分工的有效性。因此,必須統一目標,確定標準,尋找一套評價內部控制的有效性和效率的指標內容。

3.明確職責,完善企業內部牽制機制。內部牽制是建立內部控制制度的基本原則,也是實現內部控制有效性的關鍵因素,在強化職業道德自律機制的同時,應該實施必要的內部牽制。內部牽制的落實主要由適當授權、不相容工作的責任分工、憑證和記錄、接近控制、獨立檢查等環節來實現。對于一個業務流程,不能由一個部門或一個人完成一項業務的全過程,而必須由其他部門或人員參與,并且與之銜接的部門能自動地對前面已完成的工作進行正確性檢查。例如在會計信息收集、歸類過程中,除了制單外,必須有復核并由財會主管審批;在現金流轉業務中,現金收支的審批、收入和支出、印鑒的保管、記賬等業務應分工管理,互相牽制。工作輪換制是實現內部牽制的有效手段,在實際工作中,應根據不同崗位在管理系統中的重要程度,明確規定并嚴格控制每一員工在某一崗位的履職時間,并對關鍵崗位進行頻繁輪換,從中暴露出存在的問題揭示出制度設計和管理的缺陷,以便進一步改進和完善。

4.嚴格內部審計,強化內部監督的執行力。內部控制有效性的實現,執行是關鍵。企業應按照新《會計法》的有關規定,綜合考慮企業生產經營特點、員工素質等因素,改變以往內部審計機構從屬于財會部門,內部審計人員也多由財務人員兼任的局面,設立單獨的內部審計部門,直接對董事會負責。在保障內部審計獨立性的基礎上,增強內部審計的權威性,對內部經營單位財務收支的真實、合法、效益及企業的生產經營活動是否按照所制定的方針政策和計劃執行進行全面監督,充分發揮內部審計對內部控制制度的審查和評價作用。從而起到監督和保護企業的資產、財產安全的作用,促進企業朝著合理、合法的良性方面發展, 保證企業內部控制制度的有效執行。

內部控制審計首先是內部控制制度的特殊組成部分,是對企業內部控制制度中其他各項控制的再控制。根據現代控制論的原理,各項控制是否得到有效執行,必須靠信息反饋裝置來檢驗,通過反饋裝置將執行情況及時反饋到控制中心,以便及時修正,保證實現控制目標。通過對所制定的內部控制制度的合法性、協調性、合理性、經濟性、有效反饋性和全面性的審查,基本上可以了解內部控制制度是否嚴密,但嚴密的內部控制制度是否得到有效執行,能否真正起作用、發揮效益,還需要進一步進行審計。加強和改進企業的內部控制審計,一是為了保障國家作為出資人的合法權益不受侵犯,確保國有資產的安全和增值。二是為了防范投資風險和經營風險,確保企業對所投資企業和項目的有效管理和控制。三是強化對內部控制的有力監控。企業能否建立完善的內部控制系統并切實予以實施,需要外部力量予以保證。其一般做法是,企業首先對自身內部控制進行全面而深入的自我評估,出具對外報告,包括無重大問題報告及有重大問題報告;然后,審計機關對企業內部控制進行審計,對企業內部控制報告發表審計意見。雖然不同企業對內部控制審計的要求與做法不一,而且對于內部控制是否不再只是企業內部事務的觀點也存在爭議,但不管如何,對內部控制進行審計帶來的效用是顯而易見的。因為,企業對外出具內部控制報告,審計部門對企業內部控制報告出具審計意見,加重了企業管理部門及內部審計的責任,而責任一旦加重,企業管理部門出于減輕自身責任及企業長期利益的考慮不得不在內部審計的協助下真正關注內部控制的缺陷,實實在在地不斷健全與完善企業的內部控制,內部審計也會為降低自身的風險而督促企業改進內部控制。這樣就帶來了另一方面的效用,即降低企業營運的風險,提高企業營運的效率和效果,進而保護投資者的利益;同時提高企業對外出具的財務報告及其他披露信息的可靠性,增加企業經營市場及其他資本市場的透明度和有效性。

總之,內部控制是一個系統,是一個過程,是企業防范風險的內在積極性和能力,它表現為系統的、動態的、主動的和持續的控制活動過程強化企業內部控制,是現代企業生存發展必須遵循的基本法則。強化內部控制,對企業防范和化解經營風險,幫助企業改進管理、完善制度;對實現公司的各項生產經營目標增加企業效益,具有良好的促進作用;對增強企業競爭力和提升企業價值,使企業健康理性發展,既具有保駕護航的作用,也具有積極的推動作用。

(作者單位:中鋁礦業有限公司 河南鄭州 450041)(責編:若佳)