淺析物資管理職能及作用

馮　宇

【摘 要】 本文介紹了物資管理的概念,闡明了物資管理工作的重要性,在分析當前物資管理存在問題的基礎上提出了加強企業物資管理工作,實現物資管理對企業成本的控制作用,并利用信息化手段實現科學管理。

【關鍵詞】 物資管理;物資采購;物資儲備;成本控制;物資管理職能

建設節約型社會是黨中央、國務院在新時期作出的一項重大戰略決策,是落實科學發展觀與構建和諧社會的必然要求,是中華民族勤儉節約優良傳統美德的具體體現。隨著我國各項改革特別是財政體制改革的不斷深入和機構改革帶來的機遇和挑戰,企業在擁有、使用資產的規模急劇膨脹的同時,物資管理難題也越來越大。如何建設節約型企業,管理好企業資產的問題日益突出。

一、物資管理工作的重要性

企業的物資管理,是指對企業生產經營活動所需要各種物資的采購、運輸、驗收、供應、保管、發放、合理使用、節約使用和綜合利用等一系列計劃、組織、控制等管理工作的總稱。物資管理是企業管理的一個重要組成部分。

物資管理是一項復雜的系統工程,在企業管理中具有重要的地位和作用,也是企業管理中不可缺少的一部分,是銜接好生產各個環節,確保生產順利進行,實現物流合理化和效益最大化的重要工作。市場經濟條件下,市場競爭相當激烈,若不能快速做出反應,市場很可能就會被別人占領,加強物資管理是促進企業生產經營活動發展的保證,是改善企業技術指標取得最佳經濟效果的一個重要環節。對物資進行規范、高效、科學的監督管理,是減少資金占用,降低生產成本,提升產品和企業競爭力的關鍵因素。搞好物資管理,合理地組織采購,供應物資,對于促進企業不斷降低產品成本,加速資金周轉,增加企業盈利,具有極其重要的意義。現代企業物資管理以其運行質量、流通速度、有效管理和降低成本成為企業增加效益的“第三利潤源泉”。

二、當前物資管理中存在的問題

1、物資儲備過大,占用資金過多,資金利用率較低

沒有充分利用預算、集中采購等手段對物資進行有效的事前、事中監控。相關部門在做年度預算的時候,對本單位現有物資的情況缺乏整體概念,對物資購置的預算編制隨意性較大,沒有從節約、整合資源的角度合理安排物資購置預算,往往出現重復購置,部門資源獨享。

2、物資管理成為企業管理的一個薄弱環節

物資管理意識淡薄,主觀認識不足,對物資管理的重要性了解不夠,規章制度不健全,重購輕管、重錢輕物;措施不到位,管理混亂,甚至人員不到位;物資安全控制體系尚不完善,家底不清,產權不明,賬賬、賬實不符,物資流失現象存在,物資配置不合理,利用率低。

3、物資采購作為一個非常重要的環節沒有得到足夠的重視,影響了物資批量采購的效能作用

而物資采購本身受到市場供求關系的影響波動較大,物資管理的信息交流和利用網絡技術從多渠道、多方面收集物資流的信息不夠,面對瞬息萬變的物資市場價格反映比較遲鈍,這樣往往會影響到整個企業的正常運轉,造成經濟上的重大損失。

4、庫存管理工作薄弱,清倉利庫工作滯后,致使庫存物資積壓和浪費嚴重

5、忽視物資使用過程的監控,物資處置不夠規范

財務部門與物資管理部門之間缺乏溝通,財務部門只管物資的財務核算,物資管理部門對物資管理缺乏有效的管理手段和具體辦法,物資使用部門無管理制度、無管理人員、財產登記不全。企業向各部門安排、配置了物資以后,對使用情況不聞不問,以致于一些物資已長期不存在,企業卻一無所知。再者有些企業閑置、報廢物資的處置較為隨意,沒有嚴格按制度規定的程序履行相關的審批手續,不對有關物資進行評估,擅自定價或隨意處置,強行報廢、低價出售、無償調撥、無償出借等屢見不鮮,無可避免地造成了資產的流失,這些不規范的資產處置行為與我們“構建節約型社會”的宗旨是極不相稱的。

三、加強物資管理的主要措施

在目前的社會經濟環境中為了進一步加強物資管理,企業要在思想觀念、運營模式、經濟體制、管理方法等各方面有一個質的飛躍。具體來說,應注重以下幾個方面:

1、提高認識,建章立制,強化物資管理觀念

物資管理長期以來都是企業管理中較為薄弱、容易忽視的地方。往往上有政策,下有對策,無人認真監督管理,根本原因就是觀念淡簿。我們必須清醒地認識到物資是資產的重要組成部份,是成本核算工作不可缺少的重要組成部份。因此,應大力度宣傳加強物資管理的重要性,開展法律法規的宣傳教育和學習培訓,使大家充分認識加強物資管理工作的必要性、重要性、違法違紀的危害性,提高大家遵紀守法的自覺性。另外,還要通過建章立制來規范物資管理工作。確定相關部門負責物資的統一管理工作,負責建賬、核算、清查、管理物資;明確相關部門在物資管理過程中各自的職責,規定各部門配備專人負責物資管理工作,把責任落實到個人,實行物資管理獎懲制度,管理目標與個人業務績效評定掛鉤,通過多種方式提高大家物資管理意識。

2、全面清產核資,摸清家底

企業清產核資工作,我們并不少見,但平心而論,清產核資工作要完全做到位卻不是一件輕而易舉的事情。資產清查的范圍很廣,使用部門分散,種類繁多,大到一幢辦公樓,小到一張椅子都是清點的范圍。進行一次徹頭徹尾的清產核資,可以全面掌握企業資產的真實信息,掌握資產最真實的現狀,這是加強管理的前提條件和基礎性工作。進行全面的物資清產核資一方面可以借助這些數據建立一套完整、全面的物資管理基礎數據庫,另一方面可以為科學分配預算、提高資金使用效益提供基礎數據。形成制度后,定期或不定期進行物資的全面清查,對物資的數量、使用狀況及完好程度進行核查,鞏固已經取得的成果。

3、編制出物資計劃

加強物資預算管理,物資預算是在企業實際的基礎上,根據企業的生產能力和市場需要,對企業所需各種物資做好預算,在計劃、生產技術等部門的專業審查后,編制出物資計劃。相關部門在編制年度預算的過程中,對物資購置預算要作全盤考慮,對提出的物資購置預算報告不能有求必應,在不影響日常生產的前提下,杜絕不必要的浪費行為,提高物資的使用效率。通過加強物資購置的預算管理,從資金來源上加強有效的成本控制。

4、健全采購管理制度

物資采購是企業物資管理的重要環節。健全的采購管理制度,合理的采購分工,科學的采購方式是降低采購成本的根本保障。加強物資采購管理,合理運作采購資金是物資管理的關鍵環節。規范采購管理,利用批量優勢,降低采購價格,優化采購方案全面分析采購成本、加強供應管理、控制供應成本,是物資部門圍繞企業開展責任成本管理,加強物資管理的重要內容。實行歸口管理是物資采購的基本原則,歸口管理便于進行采購價格的審核,高出限價和市場行情價格的采購資金則不予審核,不經審核則不予承付資金。同時,要落實物資管理內部責任制度,力求采購資金運作透明、合理和效益最大化。此外,要形成企業內部對物資采購的制約監督,做到物資采購、驗收、付款三個環節分離。做到價格信息公開,采購決策公開,質量檢驗結果公開,提高物資采購決策的透明度。

集中批量采購是市場經濟發展的必然趨勢,是實現降低采購價格的前提。只有集中才可能形成批量,才可能在市場采購中處于十分有利的位置,才可能爭取到優先優惠的服務。

合理制訂采購方案,是降低成本的有效措施。物資采購是企業與市場聯系的紐帶,制定合理的采購方案是降低采購成本的有效措施。對需采購的物資,計采人員要依據企業審定的渠道,根據到站情況、運輸方式,逐一測算采購總成本(單價及運雜費等),以到達使用地的“到達價”作為比價依據,用采購成本比較法進行核算,據以確定最佳方案。

5、加強物資儲備管理

為保證生產的正常運行,必須做好倉儲管理工作,使企業的物資儲備管理科學化、條理化、規范化。

采購物資到貨后,物資驗收人必須嚴格按采購計劃,對采購物資的數量、規格、品種、價格和質量認真審核、驗收,質量不合格的物資予以退貨。以確保采購物資品種準確、數量相符、質量達標、價格合理。倉儲物資儲存過程中要采取良好的保養手段,以科學的方法做好物資保養工作。

完善物資進出庫各種手續,并定期進行盤點,保證倉庫中的物資種類與數量和賬目上的相同。做到購置時有驗收,領用時有登記,保證賬實一致。對隨意侵占、挪用、非法交易以及毀壞、竊取、丟失的違法違紀和失職等行為進行嚴肅處理,對造成嚴重損失的還應該追究法律責任。

確定物資儲備定額,保持合理的物資儲備量。儲備過多,會占用企業大量資金及消耗大量保管費用,使企業資金周轉不靈;儲備過少,一旦物資供應脫節,會影響生產的連續性,給企業帶來重大的經濟損失。做好物資儲備工作,可以使企業庫存物資經常保持在合理水平,節約儲備占用資金,增強企業資金的流動性,增加企業經濟效益。

我國已經加入WTO,與世界的接軌是必然的趨勢,物資管理工作的規范化、標準化也同樣不可避免。企業面臨的市場,競爭將更加激烈,企業與時俱進,不斷創新,把物資管理工作當作重點來抓,挖掘自身潛力,提高自身素質,建立起本企業的核心競爭力,才能在日趨激烈的國際競爭中立于不敗之地。

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