企業會計電算化實踐中存在的問題及對策

亢利紅　支明澤

摘 要:會計電算化的普及和網絡會計的運用,給企業會計工作提出了新的問題和挑戰。文章結合企業會計電算化工作的實際,分析了會計電算化實施過程中存在的問題,提出了解決企業會計電算化實施過程中存在問題的基本對策。

關鍵詞:會計電算化 應用問題 對策研究

中圖分類號:F275 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)08-158-02

我國的會計電算化工作取得了長足的進步,商品化、通用化的財務軟件得到了廣泛的應用。許多會計軟件的開發已經走向專業化、商品化、社會化的軌道。但由于財務工作本身的特點,以及網絡的迅速發展、電子商務的迅速興起等等,一些先進的、現代化的事物不斷出現,對會計電算化系統提出了更高的要求,使得建立符合現代企業發展需求的新型財務系統變得刻不容緩。會計電算化工作是一項系統工程,在發展過程中有許多工作要做,有許多問題要及時解決,否則將嚴重阻礙企業會計電算化向更高層次的發展。

一、會計電算化應用中存在的主要問題

1.對會計電算化實施的思想認識不夠。會計電算化,是電子計算機在會計工作中應用的簡稱,是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中,以提高財務管理水平和經濟效益,進而實現會計工作的現代化。我國的會計電算化起步較晚,相當一部分企業管理人員的思維觀念還未充分認識到會計電算化的重要性。多數單位會計電算化僅僅用于代替手工核算,是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手,未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業內部局域網以及注冊自己的網站,對利用信息技術優勢來提高企業運作效率認識不足。

2.缺乏對傳統手工模式的改造,對會計信息系統設置的調整不夠。手工模式下的突出弱點是管理效率低下、信息不能及時處理和反饋、處理流程重復等問題,一些企業在實施會計電算化時,沒有對手工系統進行分析,這樣就不能減少中間環節、合并和調整簡單重復的業務流程,無法按照計算機管理的特點重新規劃業務流程。不同的企業有不同的管理要求和運行模式,但多數企業沒有針對自身的特點對會計信息系統作個性化的調整和設置。在實際工作中只有兩方面結合起來,才能找到最佳的人機結合方式,以最小的成本、最低的投入實現最大的運行效益。

3.財會專業人員計算機知識欠缺。會計電算化的應用,對會計人員提出了更高的要求。要求會計人員既要掌握一定的會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識、財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富,但計算機專業知識卻很貧乏,難以勝任運用計算機處理會計業務的工作,表現較為突出的是財務軟件的應用方法掌握的不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運用過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常運行。這個問題已經成為企業實現會計電算化的突出障礙。會計電算化,要求會計人員不斷提高自身素質,更新知識結構,有更多的時間參與企業經營管理,以適應會計工作進一步發展的需要。

4.重視會計功能,忽視管理功能。長期以來,我國企業會計電算化還處于會計核算電算化的水平,或者說,現在僅僅實現了財務會計的電算化。完整意義的會計電算化應該是財務會計和管理會計的全面電算化,管理會計在企業推廣困難的重要原因之一是其規范性和可操作性不如財務會計,以及財務會計與成本管理會計的分離。但是,管理會計電算化是以財務會計電算化為基礎的,因為它們的數據同源,財務會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。企業應在實現財務會計電算化的基礎上不失時機地推進管理會計電算化,解決管理會計手工操作難的問題。會計電算化應是財務會計與管理會計結合后的電算化,這樣才能促進管理會計在企業中的推廣應用,真正實現會計的核算職能、管理職能和控制職能。

5.會計軟件存在一定的缺陷。會計軟件的質量是會計電算化工作的物質基礎,決定著電算化工作的深入程度,也關系到能否順利地做好“甩賬”工作。一些企業使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。安全性與保密性差,許多軟件缺乏操作日志記錄功能,對操作人、操作時間和操作內容沒有具體記錄,出現問題不便于追究責任;數據庫缺少必要的加密措施,可以很方便地從外部打開修改。還有一些商業軟件為了占領市場,為用戶提供修改以前年度賬目等功能,這些都為會計資料的真實可靠埋下了隱患。會計軟件通用性差,集成化程度低,很難形成整個企業管理信息的系統化。

二、解決會計電算化實施過程中存在問題的有效對策

1.更新認識,轉變觀念。會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。從表面上看,會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,以計算機替代人工記賬。實際上,會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質的提高和知識結構的改變、會計工作效率和質量的全面提升,節省會計人員的時間和精力,轉變會計工作職能,推動理論和會計技術的進步,提高整個會計專業水平,大幅度增加企業的經濟效益,將使會計理論和實務的方方面面發生前所未有的深刻變化。

2.運用科學的理論和方法做好系統實施工作。在確定系統目標與規模的基礎上,編制實施策略和方案,制定具體規劃、實施步驟與進度安排、實施機構的設置、實施各階段的任務、實施經費預算等等。對手工模式下的業務流程進行調整和優化,制定解決方案,對各個處理環節的功能、數據處理特點、權限和職責做出規劃,從而提高實施的成功率,充分發揮現代信息技術的功能。

3.培養復合型的會計人才,以適應會計電算化工作的要求。會計電算化要求財會人員不僅要掌握扎實的會計知識和技能,還應對計算機和財務管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識,才能根據本單位的自身特點,利用會計電算化的優勢,為單位預測、決策和控制等管理工作服務。要積極推進會計電算化進程,就必須大力加強人才培訓的力度,提高會計人員綜合業務素質。在培訓的內容上要切合實際工作的需要,及時更新培訓內容,完善會計人員會計電算化知識結構體系。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員應按不同內容、不同要求進行培訓,培養會計電算化骨干力量;建立良好的培訓機制,落實培訓效果;造就一大批既精通計算機信息技術,又專長于財務管理知識,能夠熟練地進行財務信息的加工和分析,滿足各方對財務信息需求的復合型人才,為促進會計電算化的順利發展打下良好的基石。在各單位實行會計電算化的過程中,更應立足于國際水準,注意培養“會計—計算機—管理”型的復合型人才,使他們能夠掌握國際先進技術,精通信息技術,熟練應用會計電算化,推動企業會計電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習會計電算化知識,使他們能夠維護財務軟件正常運行,熟練掌握計算機先進技術,成為復合型人才,為本單位建立高效的會計信息系統創造條件。

4.改善和提高會計軟件功能,向財務管理方面過渡。要真正發揮會計電算化的優勢,為企業管理服務,必須將其納入管理信息系統,開發會計軟件功能,增加具有管理型功能的模塊。與物資供應、產成品銷售、庫存管理、勞資管理等管理業務子系統對接,并最終成為整個企業管理的內核,建立計算機財務系統指標分析系統,為決策層提供決策和評價依據。

5.做好會計電算化檔案管理工作。會計電算化工作是一種無紙化工作,所產生的數據均存儲在計算機的硬盤上,因此企業所發生的新的經濟業務內容經過電算化賬務處理后,應堅持當天備份,且要雙重備份,并分處、分人保管。在實際工作中常有以下幾種不當情況發生:一是部分操作人員未養成每天備份的習慣,機器一旦出現故障,部分賬務數據將會丟失。二是不少操作者對備份的數據盤不能做到定期檢查,一旦發生問題就無法進行補救。為了更有效地做好會計電算化檔案管理工作,必須根據會計電算化檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作:(1)會計電算化檔案的收集。財務部門應定期把計算機系統中的所有會計數據備份,存儲到磁性介質或光盤上,把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小損失下恢復原有的會計電算化系統。(2)會計電算化檔案的管理與保存。由于會計電算化檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時還應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查、復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案信息丟失。

6.企業必須改進自身系統功能和提高網絡技術,迎接電子商務時代的到來。加強會計信息系統的安全性、保密性,建立健全內部控制,在操作系統中建立數據保護機構,涉及計算機機密文件時應登錄用戶名、日期、使用方式和使用結果,修改文件和數據登錄備查等。系統應有自動識別有效的終端入口,當有非法用戶企圖登錄或錯誤口令超限額使用時,系統應鎖定終端,凍結此用戶標識,記錄有關情況,并立即報警。應采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證等,增強網絡安全防范能力。應建立一致的會計電算化協議,由相關的上級組織部門協調各單位情況,提供一個適應大多數單位情況的會計電算化程序,各單位遵照執行,使各單位有共同的會計核算工作方式。

(作者單位:山西省環境保護基金有限公司 山西太原 030024,山西財經大學環境經濟學院 山西太原 030006)

(責編:鄭釗)