淺析人事檔案管理工作

吳金桐　馬青艷

摘要：認識新時期人事檔案管理的特點和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調動各類人員的工作積極性，全面完成單位和個人的各項目標任務，促進經濟社會的進步具有一定的積極意義，據此，介紹了人事檔案管理的管理模式、收集方法，分析了人事檔案存在的問題，預測了人事檔案改革的前景。

關鍵詞：人事檔案；管理模式；改革

中圖分類號：F241.2文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2009)12-0131-02

一、引言

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息，使企業的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發揮每個人的工作積極性、主動性和創造性。此外，人事檔案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一個重要組成部分，是人事工作的基本條件之一，人事檔案管理工作的好壞直接影響到單位和個人的工作效率和質量。認識新時期人事檔案管理的特點和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調動各類人員的工作積極性，全面完成單位和個人的各項目標任務，促進經濟社會的進步具有一定的積極意義。

二、人事檔案的管理模式

在社會主義市場經濟條件下，人事檔案管理出現了新的模式，主要有內向型封閉式和社會化開放式兩種。

1內向型封閉式管理模式

此種模式是指人事檔案由單位內部的組織、人事檔案部門實行封閉式管理，主要供領導和組織部門利用，一般不對外開放。目前。黨政機關、企事業單位在崗的國家公務員、教師、科研人員等人事檔案大多采用這種管理模式。該模式具有以下特點：

(1)有利于本單位人事檔案的收集和管理。由于人事檔案來源單一僅限于本機構人員，可以較全面系統地收集。同時，由于本單位工作內容大體相同，對人事檔案的分類、排列、鑒定可采用比較一致的標準，便于管理。(2)便于本單位領導及時利用人事檔案。由于本單位保管人事檔案，當領導需要了解有關人員的經歷、成果等情況時，就能很快從本單位人事檔案機構中查閱到。(3)有利于人事檔案的保密。議事檔案材料是組織部門在考察了解和使用人的過程中產生、形成的，它記載的有關內容由組織部門統一掌握和利用，對人事檔案的保密具有較大作用。2社會化開放式管理模式1999年5月17日，中國政府上網工程主網站宣布正式開通，許多省級、縣級地方政府也相繼上網，這不僅有利于降低辦公費用，提高政府的工作效率和透明度，而且使公民能公開查閱行政機關的有關電子文件，積極參與決策。人事檔案開放式管理模式正是在這種環境下建立與發展起來的。這種模式與市場經濟的發展和社會信息化進程密切相關。它具有以下特點：

(1)人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。市場經濟的發展，產生了許多經濟組織形式，它們對人才的吸納、流動與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制度等應運而生，從而使人事管理變成了一種社會化活動。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有社會化的性質。從管理機構來說。在市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構。這種機構的職能不是管理本單位人事檔案，而是面向社會。其管理對象包括社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。(2)人事檔案的來源與內容具有廣泛性和復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案來源單一，內容也較簡單，而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可來自社區范圍內的各類人員。由于各類人員的身份不同，集中起來就顯得復雜，其檔案內容自然是豐富多樣。(3)利用者對人事檔案的需求具有多樣性。市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘管理人才、技術人才及選拔優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生就業，都不會忽略對人事檔案的利用。利用者類型及用途的多樣性，對人事檔案內容、載體與傳遞方式等提出了多樣性要求，同時也使得人事檔案的利用不可能局限在單位組織部門的狹窄范圍內，不僅組織部門需要，而且許多個人也需要。那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織部門和個人查閱利用。由于人們的要求不一樣，在利用中呈現多樣性。(4)人事檔案管理方式和服務方式具有開放性。市場經濟的發展，減弱了人事檔案神秘化的程度。同時，隨著信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案的管理和服務方式。當今，可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，從而使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流具有開放性。

三、人事檔案的收集方法

根據人事檔案形成、補充的特點和來源渠道，主要應當采取以下幾種收集方法：

1定向收集。就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關的單位和部門收集。因為個人工作的現單位、原單位、上級主管部門(含職稱評定和科技成果評定、獎勵部門)可能形成有關人員的人事材料。為了做到不致遺漏，可根據有關人員的經歷和社會活動變化情況，列出有關單位和部門的名單，逐一進行收集。

2按時收集。由于人事檔案的形成具有持續性的特點，其收集工作必須堅持經常化。所謂按時收集，包括隨時收集、定期收集和不定期收集三種情況。隨時收集，是根據形成人事檔案的時間特點和掌握的信息，及時向有關部門進行收集。定期收集，是根據本單位工作的實際情況，確定每個季度或每半年與有關部門聯系，收集在一定階段內形成的人事材料。不定期收集，就是從人事檔案管理和利用的實際需要出發，不確定收集的具體時間。這三種收集方法相互配合、相互補充，在實際工作中應當靈活掌握，使收集工作能夠持續有效地開展。

3追蹤收集。這種方法是根據人事檔案內容的需要，沿著人事檔案在清理、核對中發現的問題和線索進行的收集，它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據不同情況采取其他一些方法，比如，對于人事檔案管理基礎差、存在問題較多的單位，就需要集中一定的時間，集中人力，廣泛動員，突擊進行收集工作；對于人事檔案管理較好，制度健全、內部分工責任明確的單位，有關部門和人員能主動、及時地向人事檔案機構移交歸檔，就簡化了收集的方法和形式。總之，人事檔案收集工作應當立足單位實際，尊重其形成規律，以收集齊全、完整，能夠適應人事管理工作的需要為原則，積極主動地為人事管理工作服務。

四、人事檔案管理存在的問題

1時代的變遷，利用目的的轉移，人事檔案利用率下降。

在那個偏激的年代里，人事檔案可主宰一個人的政治前途，人事檔案讓人望而生畏。隨著中國社會主義建設的重點轉移到經濟建設上，人們關心政治的少了，人事檔案在人們生活中的意義與以前相比不大了，更嚴重的是在選拔任用干部、聘用人上，某些領導不看該同志的人事檔案，而是憑主觀感覺好壞下結論。在人員流動上，有些單位特別是個體、外資企業錄用人員只需一個學歷證明，本人填一份個人履歷表即可確定是否錄用，把人事檔案看成是可有可無之物。

2人事檔案材料內容中存在片面、不真實等問題。政治歷史材料多，業績、專業特點材料少，鑒定考核材料中成績多是千篇一律贊揚術語，缺點是千人一面的希望之詞。為了某一時期的個人需要，人事檔案中的出生年月、參加工作時間、文化程度及學歷記載前后不一，不尊重事實的情況，某些領導干部檔案也存在此類現象，流動人員檔案中這類情況更為嚴重。

3人事檔案信息開發利用程度低，未發揮應有作用。現單位人事檔案利用工作大多是被動服務，只是等待領導及有關人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料，落實政策和工資調資方面的。真正用于人才選拔，培養開發及預算等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。

4人事檔案管理落后、管理水平低。目前，不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無專人整理，沒有經過嚴格鑒定，材料是否真實無人監督，造成人事檔案中“假貨”泛濫成災。根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求，嚴重存在零亂無序和丟失部分檔案內容的問題。

五、人事檔案管理的改革前景

改革人事檔案管理，首先應該創新激勵機制，提高管理人員的基本素質，改進檔案提供利用的方式，提高檔案服務的效率和質量。打破傳統的被動收集為主動參與、主動服務，由傳統的檔案實體保管者轉變為人才信息管理者，創造性地開展工作。樹立主動服務的意識。在市場經濟的浪潮中，人事檔案管理將逐步減弱原有的政治化和神秘化的程度，隨著信息技術的不斷提高，計算機網絡化管理將應用于人事檔案的管理和服務。特別是企事業單位的人事檔案，應該逐步將不屬于保密和個人隱私的內容，例如，業績、專長、愛好等內容采用計算機網絡管理，便于查找，使人事檔案管理部門直接與外界人才信息交流，為人才的合理流動提供第一手資料。人才流動服務機構應加強與流動人員及其所在工作單位的聯系，不斷充實流動人員人事檔案的內容，加強檔案的完整性、安全性。

綜上所述，兩種模式在市場經濟的運作中各有利弊，雖然服務的主體不同，但服務的準則與目的相同。開放式的人事檔案管理作為傳統人事檔案管理的補充，在一定時期內。兩種模式將并存發展，共同為人力資源提供擴展的空間。隨著知識經濟的飛速發展，市場人才流動的數最與質量的逐步增強，未來的人事檔案管理模式將更加完善。

責任編輯陳風雪