禮貌原則對外貿(mào)英語函電寫作的啟示

羅愛華　李　燕

摘 要:言語交際效果的好壞、成功與否在很大程度上取決于對禮貌原則的掌握和運用。商務信函作為交際的一種手段,在禮貌原則的指導下,對于建立良好的業(yè)務往來關系,促進貿(mào)易的成功,具有極大的現(xiàn)實意義。本文就此作出了論述。

關鍵詞:外貿(mào)信函 禮貌原則 詞匯 句子

商務英語信函的交流不僅僅是文字,信息的交流,也是心理的交流。在給不同的語言背景,不同的心理接受習慣和不同的文化背景的外商進行有效的溝通的時候,得體性的要求是必須的。

一、關于禮貌原則

20世紀80年代,英語語言學家利奇(G.N.Leach,1983)從修辭學、語體學的角度出發(fā),提出了著名的“禮貌原則”。他提出禮貌原則的6項標準,其中每條準則都包括兩條次準則。(1)策略準則:使他人受損最小;使他人受惠最大。(2)寬宏原則:使自身受惠最小;使自身受損最大。(3)贊譽原則:盡力縮小對他人的貶損;盡力夸大對他人的贊揚。(4)謙虛準則:盡力縮小對自身的贊揚;盡力夸大對自身的貶損。(5)贊同準則:盡力縮小自身對他人的分歧,盡力夸大自身和他人之間的一致。(6)同情原則:盡力縮小自身對他人的厭惡,盡力夸大自身對他人的同情。

二、禮貌原則在外貿(mào)函電寫作中的應用

外貿(mào)英文函電旨在通過商務信函寫作,促進貿(mào)易活動的各個環(huán)節(jié)有效進行。書寫者是否能夠有效的使用商務言語達到“以言成事”的目的就顯的相當重要的。要有效的使用這種言語是需要策略的。外貿(mào)英文函電中處處體現(xiàn)了合作原則和禮貌原則,而這些原則可以知道人們的閱讀和寫作實踐。

(一)詞匯:

1.人稱

交際者應將自己置于對方的立場上,尊重、體諒、贊譽對方盡量使對方受益,使對方感到自己的重要性受到尊重,從而體現(xiàn)禮貌原則。在行文中多用第2人稱,少用第一人稱。這樣顯得更加真誠有禮貌,用第一人稱使你感到冷淡。

例:I think that you did a good job in selling our products.

You did a good job in selling our products in your area.

分析:的第一句雖然合理,但是沒有完全采取對方立場。用“我認為”在一定程度上剝奪了對方的榮譽感,而是我給你的一種贊許。第2句讀起來使客戶受益,充分體現(xiàn)了禮貌原則。

2.肯定詞的運用

肯定性的詞語強調(diào)積極方面,給人愉快的感覺,否定性的詞語強調(diào)消極的方面,給人不愉快的暗示,因此在措辭時盡量舍棄否定性的詞語而選用肯定性的詞語。

例1.Your immediate attention would be appreciate.

例2. Please note that our contract will be valid until August.

分析:在例1中,使用了appreciate積極詞匯。在例2中句子采用了valid而避免使用否定詞terminate, 因為后者有失恭敬

3.模糊限定詞的應用

模糊限定詞的功能之一就是通過程度的變化將所修飾的詞的詞義增強或減弱。在商務信函中,如一方發(fā)生了令人不愉快的事,貿(mào)易另一方可以運用如 sort of, kind of等程度模糊限制語,緩和語氣。通過副詞unfortunately, hardly等來弱化否定的語氣。

例:It seems to me that we are giving up too much in this case.

(二)句子

1. 過去時態(tài)時運用

例:I did wonder whether you could lower the price.

用過去時能淡化動作的及時性,減少潛在的面子威脅。在這個例子中,用了助動詞did更加禮貌,因為did 強調(diào)了過去時,使得請求聽起來更加的遙遠。

2.虛擬語氣的運用

在國際貿(mào)易中,商務人員常用動詞的虛擬式提出建議或請求,使語氣委婉含蓄,這樣更有利于在平等信任的基礎上達成貿(mào)易協(xié)議。

例:We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.

通過上面例子的分析,我們可以看出,在提出請求的時候,使用了虛擬語氣,可以避免咄咄逼人,更有利于雙方在融洽的氣氛中建立貿(mào)易關系。

3.進行語態(tài)的運用

例:I was wondering whether you could lower the price.

在本例中,運用了進行時,使請求聽起來好像聽話人的一時想法,沒有經(jīng)過周密的考慮,減輕了請求或建議對面子的潛在威脅。

4.被動語態(tài)的運用

在商務信函中,用被動句則說明我們這么做是不得已而為之,提醒對方遵守達成的協(xié)議。

例:You deliver the goods in error.

The goods were delivered in error.

英語的被動句強調(diào)的是動作的承受者,在商務信函上,使用被動語態(tài)是防止責備口氣的一個最好的辦法。 分析例句發(fā)現(xiàn),第一句人做主語,說話有責備的口氣。第二句話將主語換成物,重點從發(fā)出動作的人轉(zhuǎn)移到接受動作的對象上去了,這樣對方也就擺脫了尷尬的境地。

5. 運用疑問句

疑問句在交際中可以用來間接地表達言語行為,使得威脅面子的行為隱藏在提問中,這樣使對方有一種受尊重感。

例:Can you send us a copy of your latest catalogue?

6.復合句的運用

復合句的使用能夠避免居高自傲,體現(xiàn)雙方的平等地位,如我們常用“I wish… ”,“I hope… ”,等句型來提出要求或表達意愿,語氣委婉,觀點鮮明,暗示了如果你不愿意的話,那也沒關系的。

例1:We should be most grateful if you could dispatch the goods as soon as possible.

通過使用if從句帶來了很好的禮貌效果,比直接要求對方效果要好很多。使用I am afraid, I am sorry等構(gòu)成復合句在拒絕對方的請求時緩和語氣,在給對方提要求時表達對對方的信任。

例2:I am sorry we cant advance the time of shipment.

通過使用復合句的形式,將語氣生硬的口氣轉(zhuǎn)變成使對方感受到面子受到尊重。

7.肯定句的運用

在商務英語信函方面,對對方的尊重還體現(xiàn)在對對方的態(tài)度的積極性,就是強調(diào)事情的正面,不要強調(diào)事情的反面。

例:1.We cant deliver goods to you until next month.2.We will deliver the goods to you next month.

這兩句要表達的信息是一致的,但是第一句是否定句,強調(diào)不可為之事。第二句是肯定句,強調(diào)可為的事情。由于側(cè)重點不同,第二句在態(tài)度上更為積極,因為更有利于經(jīng)貿(mào)業(yè)務的開展。

三、結(jié)語

通過討論leech的禮貌原則在商務英語函電中的體現(xiàn),可以發(fā)現(xiàn)leach的禮貌原則能幫助更好得理解和寫作商務英語函電。在該原則的指導下,商務英語函電的學者和教者能更好實現(xiàn)跨文化交際的目的。禮貌原則是商務英語的一個鮮明特色,對吸引客戶開拓市場有著非常重要的意義。

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