新時期高校辦公室管理研究

成　飚

摘要:高校辦公室作為學(xué)校一級綜合性管理機構(gòu),在創(chuàng)新管理理念、規(guī)范管理制度、優(yōu)化管理效能和服務(wù)意識、建設(shè)管理隊伍方面還需要加強研究實踐。二級管理制度的構(gòu)建和推進對高校辦公室管理提出了更高、更具體的要求。創(chuàng)新化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化、主動化以及無間化管理將切實有效地推進新時期下高校辦公室管理工作。

關(guān)鍵詞:辦公室管理;二級管理;創(chuàng)新管理

隨著國家經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展,高等教育進入了一個前所未有的大發(fā)展時期,伴隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大,為適應(yīng)學(xué)科建設(shè)和發(fā)展的需要,許多高校不但建立了二級管理建制,而且各高校在二級管理建設(shè)方面各有特色,有著不同的成功經(jīng)驗。二級管理的深入發(fā)展,對高校辦公室提出的更高、更新的要求。作為管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機構(gòu),辦公室是保證高校各項工作正常運轉(zhuǎn)的中樞,是上情下達(dá)、下情上傳的紐帶,它的職能涵蓋了現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、反饋等各個子系統(tǒng),而且又具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。作為學(xué)校的一級綜合性管理機構(gòu),其管理水平直接關(guān)系到全校各項工作的正常運轉(zhuǎn)。目前,高校辦公室在管理工作中有些方面可以做得更好。主要表現(xiàn)在:管理理念的創(chuàng)新方面、管理制度的規(guī)范方面、管理工作的效能方面、管理意識的服務(wù)方面、管理隊伍的建設(shè)方面。揚棄傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理,不斷創(chuàng)新辦公室管理工作,是新形勢下,我們要重點研究的工作。

創(chuàng)新化的管理理念

辦公室管理創(chuàng)新,不僅僅是管理方式的創(chuàng)新,更重要是管理理念和管理過程的創(chuàng)新。管理理念和管理過程的創(chuàng)新是高校辦公室管理創(chuàng)新的核心。從實踐看,高校辦公室管理創(chuàng)新理念包括以下內(nèi)涵[1]:

第一,明確科學(xué)觀的理念。科學(xué)的管理是基礎(chǔ),只有科學(xué)管理,才能實現(xiàn)管理創(chuàng)新。

第二,樹立全局觀的理念。高校辦公室是高校的“樞紐”,因此辦公室管理者要總攬全局,把握學(xué)校的中心工作,懂得合理分配人力、物力、財務(wù),處理好重點和一般,近期和長遠(yuǎn)的關(guān)系。

第三,強化服務(wù)觀的理念。高校辦公室原來基本都是傳統(tǒng)的經(jīng)驗型管理,管理重點是“辦事”,而且是“交辦型”的經(jīng)驗管理。創(chuàng)新型的管理理念要求我們由經(jīng)驗型管理走向科學(xué)化管理,不能只停留在辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù),還必須在學(xué)校的發(fā)展、建設(shè)、管理等方面進行思考,要站在“參謀服務(wù)型”的管理高度,在全局觀念的指引下,主動幫助領(lǐng)導(dǎo)出思路、出辦法,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策出智囊。

第四,發(fā)揚集體觀的理念。高校辦公室是一個集體,管理創(chuàng)新就是要發(fā)揮集體智慧。從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員,全員參與,圍繞工作高效和優(yōu)質(zhì)服務(wù),求同存異,搞好管理,要換位思考,加強團結(jié)。辦公室的管理人員還應(yīng)該經(jīng)常與其他部門溝通聯(lián)系,開闊眼界,開闊思路,有利于創(chuàng)新的層次,還要吸收其他高層次和同類學(xué)校在管理工作中的做法,并結(jié)合實際,使創(chuàng)新理念更實際化,更易開展工作。

規(guī)范化的管理制度

辦公室工作頭緒多,比較繁瑣,很多在規(guī)范化建設(shè)上還比較欠缺,工作無序且有一些的隨意性的現(xiàn)象,而解決這類問題的關(guān)鍵是規(guī)章制度的建立與執(zhí)行。辦公室要根據(jù)新形勢,制訂和完善各項工作制度,明確崗位職責(zé),實行目標(biāo)管理,形成分工合作、職責(zé)明確的運轉(zhuǎn)機制,處理好分工與協(xié)作的關(guān)系,將各項工作落實到實處。而且明確崗位責(zé)任,符合現(xiàn)代管理理念,只有職責(zé)明確、獎懲分明,各項工作有章可循,才能充分調(diào)動工作人員的積極性和自覺性,極大限度地發(fā)揮辦公室的整體效能。

規(guī)章制度的制定要遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性、穩(wěn)定性的原則,以使辦公室這個有機的整體形成最大合力,高效、高質(zhì)、高速、低耗地完成自身所承擔(dān)的工作。

精細(xì)化的管理工作

實施精細(xì)化管理,對充分發(fā)揮辦公室的綜合職能,提高管理水平和質(zhì)量、提高執(zhí)行力和執(zhí)行到位率有著積極意義。

辦公室管理的核心主要是人和事,是通過制度、通過崗位對人實施管理和通過流程對事進行管理。要處理日常繁瑣、復(fù)雜的具體事務(wù),首先要有能夠執(zhí)行到位的制度,還要有健全和完善的崗位責(zé)任制,更要精細(xì)化的管理流程,這樣才能發(fā)揮管理者的主觀能動性,減少人為損失,減少工作的誤區(qū),提高工作效率,提升管理水平。

精細(xì)化的管理工作,就是將管理工作過程縱向精細(xì)化分解為工作流程,管理者明確流程的各個單元的各個細(xì)節(jié),抓住核心細(xì)節(jié),從而提高管理工作效率。細(xì)節(jié)決定成敗,對細(xì)節(jié)的把握,需要管理者具有精細(xì)管理意識,并認(rèn)真分析管理工作的內(nèi)涵和外延。這項工作需要定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn),也就是建立健全的崗責(zé)體系,在機制上保證職權(quán)責(zé)利一致。當(dāng)然崗責(zé)體系,需要有相應(yīng)綜合、科學(xué)的考核評價體系,對能夠標(biāo)準(zhǔn)量化和非流程、主觀因素較強的其他工作設(shè)計必要的評價指標(biāo),這樣才能發(fā)揮主觀能動性,提高工作效率,推進管理水平。

信息化的管理方式

辦公室是信息的中心,是學(xué)校各種信息的一個交匯點和集散地。國家教育主管部門的方針、政策,學(xué)校上層管理機關(guān)的指示、指令,各個系的總體規(guī)劃、目標(biāo)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、重大事件、重大活動等都要通過辦公室的上傳下達(dá)。辦公室作為信息中樞,實施信息化管理,十分必要,這也是高校辦公室工作的發(fā)展方向和趨勢,更是提高辦公室管理效率的有效途徑。我們必須樹立信息化管理的觀念,大力推進信息化建設(shè),并以此帶動學(xué)校的其他方面的建設(shè)。

信息化管理,可以從以下兩個方面著手:

一方面建立辦公管理系統(tǒng),包括基于校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的無紙化辦公平臺和基于計算機管理的檔案系統(tǒng)。無紙化辦公平臺是高校辦公室信息化管理的工作重點,可以實現(xiàn)行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、校園新聞公告、文件的收集、整理、傳輸,而且可以通過信息庫對信息進行分析、篩選,從而提高管理水準(zhǔn)。檔案的信息化建設(shè)也是高校院系辦公室信息化建設(shè)的重要工作方面。檔案的重要性不言而喻,必須實現(xiàn)有效的管理。但是,長期以來檔案的重要性和其在實際工作中的地位不盡相符,因為檔案管理的復(fù)雜繁瑣造成了管理者對其望而卻步,這也給高校院系辦公室的日常管理帶來了極大的困擾。要解決這個問題,提高檔案管理的效率,只有依靠信息化,信息化特有的科學(xué)性、便捷性和可操作性能夠極大地改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,能把管理人員從繁瑣的檔案管理中解放出來,提高辦公效率[2]。

另一方面是建立校園內(nèi)外的信息發(fā)布系統(tǒng)。高校辦公室可以將高校新聞、特色在第一時間在內(nèi)外網(wǎng)發(fā)布,對外實現(xiàn)與管理部門、其他同類高校的互聯(lián)溝通、信息共享,展示校園文化及高校形象;對內(nèi)將信息及時傳達(dá)給學(xué)生、教師,這是教學(xué)活動得以順利組織與調(diào)整的必要條件。

主動化的服務(wù)意識

服務(wù)性、服從性是辦公室工作的一個鮮明特點。很多工作都可以根據(jù)辦公室工作的規(guī)律性提前預(yù)測,主動開展。主動開展工作,一要有超前意識,要有預(yù)見性。凡事越早越主動,越晚越被動。二要樹立服務(wù)意識。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為師生員工服務(wù)是辦公室的最基本的職能。在開展工作的過程中還要注意服務(wù)對象的多層次性和服務(wù)內(nèi)容的多樣性,堅持把服務(wù)作為工作的著力點,無論是文稿起草、內(nèi)外宣傳、會議安排,還是車輛調(diào)度、教學(xué)督察、后勤協(xié)調(diào)都要圍繞“主動服務(wù)”這一中心,并不斷創(chuàng)新服務(wù)方式,提升服務(wù)水平,提高服務(wù)質(zhì)量辦公室的工作。

無間化的管理隊伍

管理隊伍的素質(zhì),影響整體工作效率。辦公室人少事多,要做好工作,首先要講無間化合作,也就是團結(jié)合作,相互支持,相互幫助,相互諒解。只有無間化合作的隊伍,才能充分發(fā)揮出團隊整體效能。而且每位辦公室工作人員代表的都是整個學(xué)校的形象。無間化合作的態(tài)度,能夠影響整個校園,如果說教育是“立人”“達(dá)人”,那么無間化合作的態(tài)度,能夠“立校”“達(dá)校”。辦公室管理人員還要樹立終身學(xué)習(xí)的理念,終身學(xué)習(xí)的內(nèi)容主要有:人際關(guān)系溝通能力、表達(dá)能力、觀察能力、應(yīng)變能力、競爭能力、理財能力以及分析判斷能力、決策能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力等。而這些能力的培養(yǎng)只有通過不斷的實踐,在實際的工作得以不斷的提高[3]。只有通過終身學(xué)習(xí),才能使管理隊伍不斷在新的起點上不斷創(chuàng)新,不斷得取得各方面的佳績。

高校辦公室管理是教育管理的一個重要組成部分,研究辦公室管理的問題既有理論意義,也有很強的現(xiàn)實意義。“鶯其鳴矣,求其友聲”。愿與同行們共同探討、共同進步。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇秀章.論高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵及其特征.山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報,2005.

[2]萬承華.高校院系辦公室的信息化建設(shè).重慶職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2007.

[3]黃若燕.淺談新時期高校二級學(xué)院辦公室工作水平的提高.《科技信息(科學(xué)·教研),2007年8期.