企業涉密檔案之精細化管理

夏南華

【摘 要】通過公司采取的一系列方法、手段管理涉密檔案,探索精細化管理在涉密檔案管理中的應用。

【關鍵詞】精細化 涉密 檔案 管理者

精細化管理是細節觀念的理論化、系統化、實踐化,是細節觀念在管理領域的升華。它使細節觀念充分深刻地融入到管理之中,使細節觀念充分、深入地在管理實踐中發揮作用。時代需要精細化管理,精細化管理也非常適應當今的需要。在涉密企業里都存有大量不同密級的各類涉密檔案,并隨著企業生產的發展,規模的擴大而不斷產生更多不同價值的涉密檔案,在當今的信息時代,先進的技術和計算機網絡為收集和使用各類檔案信息提供了方便,同時也增加了內容敏感的涉密檔案管理的難度。使用互聯網、電話、手機、傳真機、復印機等辦公自動化設備,稍有不慎,就會導致泄密,給國家和企業帶來隱患或不可彌補的損失。因此,如何加強涉密檔案的管理是每個涉密企業的重要工作之一。細節決定成敗。我們公司在涉密檔案管理中實施精細化管理,科學地維護和利用了涉密信息、檔案,為國家和企業創造了潛在的價值。

一、宣傳保密教育,樹立涉密檔案精細化管理理念

對企業全體員工進行普法保密教育,宣貫《保密法》。保密是每個公民應該履行的義務,尤其是對涉密檔案管理者。因其特殊的工作崗位和身份,了解企業涉密檔案內容較多,企業涉密檔案有無失泄,跟檔案管理者保密責任有著重大的關系,直接影響到企業保密工作的好壞。因此,要對涉密檔案管理者及承載場所和載體進行精細化規范,統一管理,定期培訓保密法律法規,學習《檔案法》、《國家秘密管理規定》、計算機、網絡保密防范技術知識,了解各類涉密檔案的保管和利用,各種密級檔案及其知悉范圍,要懂保密,會保密,善保密,努力提高通過計算機、網絡等介質泄密的識別能力和防范處置能力,可以通過保密知識手冊、知識競賽、宣傳欄、組織觀看泄密案例教育片等形式對檔案管理者進行保密教育和保密提醒,增強保密意識,提高敏感性和責任心,在工作中自覺遵守保密原則,時刻牢記“敵人就在你身邊,泄密就在一瞬間”。用高度的保密意識和理念,及時發現泄密隱患,堵塞泄密漏洞。用嚴謹的工作作風把守住企業的每個秘密。

二、精細涉密檔案管理制度

對制度的行為要求,執行責任,操作程序,監督措施等方面進行細化完善,以高技術防范手段和嚴密的監督制約措施對涉密檔案管理工作的各個環節進行保護,完善各項規章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。我們公司根據《保密法》、《檔案法》結合企業生產情況,制定了嚴密而簡明、易于操作的保密管理細則,如《涉密檔案保密管理細則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個環節不出差錯,減少泄密事件的發生。對不同涉密載體(光盤、U盤等介質)的檔案分門別類的制定規章制度,各類涉密檔案根據密級的不同,按照國家密級保管要求(秘密級10年,機密級20年,絕密級30年)制定不同的管理措施,辦理相對應的登記審批手續,任何個人都無權私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規定時間內使用完經審核后及時歸檔,不得隨便摘抄復印、復制、遺失。如有失泄應及時查明原因,盡快補救,減少損失。這么多年來,我們公司從無發生涉密檔案失泄事件,多次被河南省國防科工委評為保密先進單位。

三、精細責任

人是有責人感的,只要環境適當,人們不僅會承擔責任,而且還會追求責任,愿意在工作中發揮自己的聰明才智和創造性。企業建立保密責任制,從公司領導到檔案管理人員,層層簽訂保密責任書。替代壓制性管理,推動管理者自覺完成擔負的責任。我們公司采取責任雙方共同簽訂的方式,上一層履行監督管理職責,下一層向上一層負責,形成一張“橫向到邊,縱向到底,一級向一級負責”的保密責任網絡。可以“按圖索驥”進行責任監督,責任考核和責任追究,做到“層層簽訂保密責任書,事事明確保密責任人,誰出問題誰負責”。用制度約束、監督,將安全保密責任轉化為崗位操作規范,盡量減少知悉者的彈性空間,將對涉密檔案人員的管理納入考核,建立職責考核記錄,一方面對考核記錄不好的管理者進行保密提醒,扣發保密津貼,對記錄好的給予獎勵;另一方面注重分析履行職責不力的原因,引以為戒。獎懲分明的實施提高了管理者履行保密職責的能力,增強保密意識。公司對涉密檔案各環節的管理制度化,標準化,責任到人,進行系統管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發生,使國家秘密得到有效保護。

四、精細日常管理

著名的“海恩法則”強調,再完善的規章制度,在實際操作中也無法取代人的素質和責任心。物防、技防不如心防,檔案保密工作重在心防,心防搞好了就會減少無意識的失密,就會少些因為“無知”造成的失密,更不會去違背規章制度,更不會有心竊密。因此,應該將安全保密工作觀念、手段、方法傳遞到涉密檔案部門的每個管理者,定期檢查每一個工作程序,無論歸檔查收,整理編輯、借閱審批,密級保管,解密,銷毀等各個環節,涉密檔案都應在規章制度內運行,帳物相符,審批手續齊全,統計數字準確無誤。除了檔案部門自查,公司保密辦也制定周密細致的檢查制度,定期規范化的對涉密檔案管理部門及管理者進行多層次檢查,以“查”作為手段,以“補”作為出發點和落腳點,提高涉密檔案管理者的素質和責任心。涉密檔案管理人員無論在什么場合都要時刻警惕,從內心深處做到不想、不敢、不做違反保密制度規定的事。牢記國防科技工業涉密人員行為“十不準”,做到守口如瓶,萬無一失,即保管的涉密資料不泄密,不損壞,不丟失,不散亂。嚴禁提供與配套項目研制無關的涉密信息,嚴禁將工作中知悉的國家秘密泄密給無關人員。

實踐證明,對涉密檔案進行精細化管理,是做好涉密檔案保密,維護檔案安全的科學方法,能夠最大限度的實現涉密檔案的利用價值,更好的為企業和社會服務。