淺論高校基本建設檔案的管理

摘要: 基本建設檔案是高校檔案的重要組成部分，它有其自身的收集整理原則、方法及內容，加強高校基本建設檔案現代化的建設是必需的，本文對高校基本建設檔案的管理進行了探討。

關鍵詞: 高校基本建設檔案管理

基本建設檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。高校基本建設檔案是指在高校所屬的范圍內進行的勘察、規劃、建設(新建、擴建、改建，以及大、中型維修)管理等活動形成的應歸檔保存的文字、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種載體的文件材料。高校基本建設檔案是高校基本建設歷史和現狀的真實記錄，是學校規劃、建設和管理工作的重要組成部分，也是學校的寶貴財富。為了提高高校基本建設檔案工作的質量和管理水平，充分發揮基本建設檔案在工程建設、生產管理、工程維護和改建擴建中的作用，就需要對高校基本建設檔案進行科學、系統、規范的管理。

一、基本建設檔案收集整理的原則及方法

1.實行基本建設檔案統一領導、分級管理的原則。實行“誰主管、誰負責，誰經辦、誰負責”的原則，形成層層負責、職責分明、堅持齊抓共管的檔案管理工作機制。由基本建設檔案形成部門整理檔案，即由學校基建后勤處、后勤服務集團的兼職檔案員負責組織整理并統一向檔案館移交。

2.收集基本建設檔案材料時，應保證基本建設檔案材料的完整;整理基本建設檔案材料時，應根據文件材料的形成規律，按保持基本建設材料之間的有機聯系，便于保管和利用的組卷原則，對基本建設檔案文件的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按工程項目組卷，一項一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質分別組成案卷。

3.文字材料的排列是正件在前，附件在后;印件在前，原稿在后;批復在前，請示在后。圖紙按圖的類別序號排列。

二、基本建設檔案歸檔的具體內容

1.綜合管理材料。包括上級有關基本建設工作的文件;基本建設工作規章制度;基本建設工作總體規劃;基本建設工作計劃、總結、簡報;基本建設工作年度(季度)總結、統計報表;基本建設工程財務預、決算;全校性總體規劃、設計總平面圖;水、電、氣管道分布圖;地質勘探、地形測量材料。

2.可行性研究材料。包括項目建議書及其報批文件;項目選址意見書及其報批文件;可行性研究報告及其評估、報批文件;項目評估報告、論證文件;環境預測、調查報告，環境影響報告書及批復;設計任務書、計劃任務書及其報批文件。

3.設計基礎材料。包括工程地質、水文地質、勘察報告、地質圖、勘察記錄，化驗、試驗報告，重要土、巖樣及說明;地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備的安裝測量定位、觀測記錄;水文、氣象、地震等其它設計基礎材料。

4.設計文件。包括總體規劃設計、方案設計;初步設計及其報批文件;技術設計;施工圖設計;技術秘密、專利文件;工程設計計算書;關鍵技術實驗;設計評價、鑒定及審批。

5.工程管理文件。包括征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議書;承包合同、協議書、招標、投標、租賃文件;施工執照;環保三同時、消防、衛生等條件，水、電、氣、暖供應協議書;產權證書。

6.施工文件。包括開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要;設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批;土地施工、設備及管線、電氣儀表安裝調試記錄、質量檢查、評定;竣工報告、竣工驗收報告。

7.監理材料。包括監理合同協議，監理大綱，監理規劃、細則及批復;監理通知，協調會審紀要，監理工程師指令、指示，來往函件;工程材料監理檢查、復檢、實驗記錄、報告;施工質量檢查分析評估、工程質量事故、施工安全事故報告;質量事故處理文件、設備制造索賠文件等。

8.基本建設財務、器材管理。包括財務計劃、年度計劃;工程概算、預算、決算;主要材料消耗、器材管理;交付使用的固定資產。

9.竣工驗收文件。包括竣工驗收報告;全部竣工圖紙;質量評審材料;工程現場聲像材料;竣工驗收會議決議文件。

三、高校基本建設檔案的現代化建設

1.利用多媒體技術，實現基本建設檔案的數字化。高校可充分利用多媒體技術對原始資料進行處理，將基本建設檔案轉化為電子數據儲存、傳輸和處理，便成為可視化、動態化、數字化的多媒體基本建設檔案信息資源。

2.應用現代科技，實現基本建設檔案系統管理。高校可選用電腦管理軟件來實現基本建設檔案信息的收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、查詢和統計，簡化傳統的手工過程，提高科學化管理。

3.結合校園網和辦公自動化，建立基本建設檔案網絡信息平臺。高校檔案館可利用檔案管理軟件與校園辦公自動化系統接軌，實現基本建設檔案數據資料的網上采集和歸檔。

4.注重基本建設檔案的個性化發展。即應用現代信息技術對基本建設檔案信息進行加工、提煉和深層開發，為學校和社會提供多種類、多形式、多層次的服務。

參考文獻:

[1]高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范.

[2]長江師范學院檔案工作制度匯編.

[3]信息時代檔案學理論研究與實踐.