民生檔案創新利用服務機制探索

摘 要:民生檔案是改革開放的實踐中與時俱進的產物，充分體現了科學發展以人為本的精神，是檔案工作關注民生的重要著力點。要健全民生檔案，改進民生檔案服務，創新民生檔案利用服務機制，使民生檔案更好地服務于經濟、社會發展。

關鍵詞:民生檔案;創新利用;服務機制

中圖分類號:G2/27 文獻標識碼:A 文章編號:1004-1605(2010)03-0090-02

民生檔案是社會公民最關心、最直接、最現實的原始記錄。據統計，一些檔案館在實際接待查檔利用者中，查閱民生檔案者占95%以上，查閱現行文件利用的情況也相當近似。如寧波市檔案局對網上現行文件查閱點擊率進行統計，僅社保福利和城鄉建設兩類的現行文件的點擊率就占全部現行文件點擊率的20%。崇義縣檔案管理部門每年向群眾提供檔案查詢3000多人次，為800多人提供有利的檔案證明。[1]因此，檔案部門責無旁貸地要把民生檔案建立好、利用好，為構建和諧社會盡一份責任。

一、民生檔案是與時俱進的產物

隨著改革開放的不斷深入，中國的經濟和社會發展不斷取得輝煌業績，同時社會的矛盾也日益顯現。十六大以來，中央作出了一系列關注民生、改善民生、服務民生的重大舉措，充分反映了中央對民生問題的重視。

在現代社會中，民生與民主、民權相互倚重。民生既包括物質生活狀態，也包括精神生活狀態。民生檔案指與人民物質生活和精神生活相關的檔案，種類繁多，涉及面廣，包括下崗職工檔案、社會救助檔案、獨生子女檔案、公民出生檔案、移民檔案、房產檔案、地籍檔案、林權檔案、水域檔案、學歷檔案、就業檔案等等。它具有原始性、基礎性、憑證性的特征，在解決民生問題過程中發揮著越來越重要的作用。群眾對民生檔案的查閱需求越來越大，查詢率越來越高，民生檔案已經比較普遍地進入尋常百姓的生活之中。

檔案部門服務民生，有利于維護黨和政府的威信，有利于維護公民權益，有利于維護社會穩定。在落實黨中央、國務院和各地黨委、政府為改善民生出臺的一系列政策措施過程中，檔案部門積累和提供的民生檔案，是開展工作、把好事辦實的重要信息保障。公民通過查閱與自身直接相關的民生檔案，可以解決工作和生活中遇到的一些實際困難和問題，維護自身的合法權益。有關部門通過各類民生檔案，可以使在處理經濟糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調解、提供社會保障等工作中得心應手，妥善處理突發性、群體性事件，努力把矛盾和糾紛解決在基層，消滅在萌芽狀態，為改革發展和社會穩定創造條件。做好民生檔案工作是構建社會主義和諧社會，全面建設小康社會的需要，也是經濟社會發展和人民群眾對檔案工作提出的新的要求。

二、民生檔案利用服務亟待改進

民生檔案作為關注民生、為民服務的重要平臺，如何充分發揮其應有的功能，應是我們予以關注的問題。但是，從民生檔案的利用和服務的現狀來看，存在問題不少。特別是在網絡環境下，其局限性顯而易見。

1.對網絡服務的認識不到位。目前大家都覺得借助網絡環境進行民生檔案利用服務十分重要，其主要原因是受外圍網絡環境與政策導向的影響。但完善其重要性表現在哪里，人們的認識十分模糊。當前，應從用戶需求服務、信息知識服務、服務效益等方面進行研究，建立網絡服務的理論體系。

2.網絡利用服務的方式與制度不全。民生檔案服務可以借鑒網絡環境下的其他信息服務方式，如網站服務、開設電子閱覽室、利用電子觸摸屏技術、利用移動網絡通信技術。由于觀念、經費、人員等因素，現在各檔案館提供利用的方式迥異;即使有的檔案館形式較多，或者嘗試使用新的網絡服務方式，但因沒有相關制度法規作保證，也不能充分發揮先進技能的服務功能。

3.缺乏網絡用戶培訓機制。用戶培訓是提高現有用戶的檢索效率與培育潛在用戶的有效方式。用戶培訓應包括知識培訓與情感培育兩方面。知識培訓指提供檔案檢索知識、網絡知識、民生檔案內容指南、檔案利用制度指引等，目的是提高用戶的“易用性”。情感培育則指通過檔案部門的地理位置、檔案館形象、檔案人員的服務態度、服務方式、服務設施等途徑，形成情感認同效應，目的是拉近檔案部門與用戶之間的心理距離。現實中后者往往被忽視，如有的檔案館只追求建筑高大雄偉，硬件很硬，但缺少檔案館外觀與室內設計相適應的人文關懷;軟件太軟，有的檔案館因服務態度生硬、服務方式單一而將有的用戶拒之門外，有的檔案館則因缺少人文特點的宣傳與傳播而加大用戶對檔案館的生疏感與距離感。這些因素將直接制約民生檔案的利用服務效果，甚至會阻礙民生檔案工作的整體發展。

三、民生檔案利用服務機制創新

傳統的檔案服務形式主要包括檔案開放、檔案展覽、檔案咨詢、檔案借閱、現行文件公開等。民生檔案與人民生活息息相關，應開發更多更實用的檔案服務形式。筆者認為，以下幾種創新性的服務模式值得推廣。

1.民生檔案立體式宣傳服務。民生檔案關系千家萬戶，為了讓廣大群眾樹立“人人都有檔案，家家都需檔案，檔案就在我們身邊”的意識，檔案部門首先應當創新民生檔案宣傳服務形式。一方面，通過報紙雜志、廣播電視、網絡等多種媒體進行宣傳;另一方面，還可以向市民發送傳單，讓民生檔案理念深入千家萬戶。宣傳內容以民生檔案發揮的效果展示為主，以激發群眾的民生檔案需求。

2.一站式民生檔案服務。計算機網絡在我國已經漸漸普及。由于民生檔案涉及面廣，利用互聯網建立民生檔案服務平臺，開展相關的民生檔案服務勢在必行。這個平臺可以由國家檔案局牽頭統一搭建。總體框架由國家檔案局設定，地方各級各類檔案部門和基層檔案組織負責內容更新和在線服務。同時，還應通過設立熱線電話服務，實現民生檔案代查服務、定期回訪服務等。

3.送檔上門服務。有針對性地挑選群眾急需的民生檔案送檔上門也是檔案服務的一種創新。如:一些地方堅持數年用“檔案大篷車”送檔案，特別是將宅基地檔案和已公開的現行文件送下鄉;還有些地方利用休息日送民生檔案進社區、進農舍，幫助遇到有實際困難的群眾查閱所需檔案，然后送檔案復制件、檔案證明上門。這些主動服務形式一定會受到干部、群眾的歡迎。檔案部門要做好民生檔案工作，就應當知道民之所憂、民之所想、民之所盼、民之所需，開發民生檔案資源，主動提供民生檔案服務。

四、實現檔案服務創新的具體措施

1.檔案服務機制。面對目前社會主義市場經濟體制下出現的新情況、新問題，要改變過去那種看家守攤的傳統服務方式，改變被動服務的工作作風，主動走出去，深入基層調研，及時調整工作思路和方法，做到知己知彼，有的放矢。為保證檔案服務創新成為一個持續不斷的、卓有成效的工作，檔案部門應在檔案信息網絡平臺上建立信息反饋系統，收集、整理、反饋社會各方面對檔案服務的意見和要求，并對此進行分析研究，制定改進方案和措施，以搞好提前預測，實施超前服務，實現檔案服務持續創新。

2.加強檔案基礎建設。檔案工作要向經濟建設一線延伸，向廣大社區延伸，努力把各種載體和形式的具有保存價值的文件材料收集齊全，確保檔案資料的完整安全。要下決心、花氣力，扎扎實實地從基礎做起，建立科學的檢索體系，提高查全率、查準率，全面提高檔案管理水平。

3.構筑充滿時代氛圍的人文環境。要建立充滿和諧、寬松氛圍的人文環境，體現出互相信任、互相支持、友好協作的人際關系，以利于檔案服務創新思維的高度活躍和創新成果的不斷涌現。檔案借閱室應充滿現代人文氣息，除了潔凈優雅的服務環境和先進服務設施外，還應提供文明服務、微笑服務，營造和諧溫馨的檔案利用服務氛圍。

4.積極采用現代化科技手段。如今，信息社會正急匆匆地向我們走來，國際互聯網即將覆蓋全球，采用現代科學技術作為檔案服務創新手段不僅是完全可行的，而且是十分必要的。檔案服務部門要不斷更新檔案技術設備和其他服務設施，使服務技術更加先進，服務手段更加現代化。如遼寧省檔案局在因特網上開辟了檔案信息網頁，上海市檔案局依托政府公務網建立了檔案信息網，北京市朝陽區檔案館采用電子觸摸屏查詢檔案信息，都是借助現代科學技術開展的新的檔案服務方式。這些服務方式起點高、見效快、影響大，應當引起檔案界的高度重視。□

參考文獻:

[1]李云波，白曉紅.拓寬思路充分發揮檔案工作的服務作用[J].中國檔案，2006(6):47-49.

責任編輯:錢國華