建立預(yù)警機(jī)制,強(qiáng)化應(yīng)收賬款事前管理

摘要:在市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場競爭激烈，在市場疲軟、國家貨幣政策從緊的情況下，企業(yè)資金鏈容易斷裂，而賒銷具有比較明顯的促銷作用，對企業(yè)銷售新產(chǎn)品、開拓新市場具有重要的意義。賒銷已經(jīng)成為企業(yè)擴(kuò)大銷售的主要競爭手段之一，但由于我國社會信用體系還不完備，信用成本還不高，致使某些企業(yè)往往故意或惡意拖欠賬款，用戶拖欠企業(yè)賬款者越來越多，賬款回收的難度也越來越大。如何有效的開展賒銷工作，并建立預(yù)警機(jī)制去防控可能發(fā)生的風(fēng)險，是本文重點論述的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款 預(yù)警 市場經(jīng)濟(jì)

企業(yè)間賬款拖欠問題，越來越成為企業(yè)管理之中的突出問題，輕者造成企業(yè)流動資金緊張，重者直接導(dǎo)致企業(yè)應(yīng)資金問題停產(chǎn)、破產(chǎn)清算。因此，企業(yè)如何監(jiān)控應(yīng)收賬款發(fā)生以及如何處理逾期應(yīng)收賬款等問題，都已成為我們在企業(yè)管理中不容回避的一個重大課題。筆者試從事前管理的角度，來思考如何使用預(yù)警機(jī)制來加強(qiáng)和改進(jìn)應(yīng)收賬款管理，以期引起大家的共同關(guān)注。

一、企業(yè)應(yīng)收賬款形成的主要原因

據(jù)統(tǒng)計，我國企業(yè)應(yīng)收賬款占流動資金比重大約占一半左右。發(fā)達(dá)國家的企業(yè)中，逾期應(yīng)收賬款總額一般不高于10%，而在我國，這一比率卻高達(dá)60%以上。造成企業(yè)應(yīng)收賬款居高不下的原因，主要有兩個方面的原因:一是企業(yè)外部環(huán)境的影響。一方面在激烈競爭的市場經(jīng)濟(jì)中，由于買方市場的形成，賒銷已經(jīng)成為企業(yè)擴(kuò)大銷售的主要競爭手段;另一方面是我國目前市場環(huán)境秩序的不規(guī)范，企業(yè)間誠信度不高，拖欠成為企業(yè)一種習(xí)慣。二是企業(yè)內(nèi)部管理的問題。據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計分析，70%以上的應(yīng)收賬款都是由企業(yè)內(nèi)部管理造成的;90%以上的企業(yè)對應(yīng)收賬款都實行的是滯后式管理。具體來說，有以下幾個方面原因:

1、市場競爭激烈的產(chǎn)物

社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場競爭激烈，在市場疲軟、國家貨幣政策從緊的情況下，企業(yè)資金鏈容易斷裂，而賒銷具有比較明顯的促銷作用，對企業(yè)銷售新產(chǎn)品、開拓新市場具有重要的意義。賒銷已經(jīng)成為企業(yè)擴(kuò)大銷售的主要競爭手段之一，但由于我國社會信用體系還不完備，信用成本還不高，致使某些企業(yè)往往故意或惡意拖欠賬款，用戶拖欠企業(yè)賬款者越來越多，賬款回收的難度也越來越大。

2、經(jīng)營思路發(fā)生偏差

做企業(yè)的必須堅持利潤至上。所謂無利不起早。但一些企業(yè)為了搶占市場，擴(kuò)大銷售，往往采取在事先未對付款人資信度作深入調(diào)查、對應(yīng)收賬款風(fēng)險進(jìn)行正確評估的情況下，采取與客戶簽訂短期的、一定賒銷額度的銷售合同來吸引客戶，擴(kuò)大其市場份額，因此形成了應(yīng)收賬款。沒有把利潤至上的思想堅持到底的另一個重要原因就是應(yīng)收賬款可以直接形成企業(yè)當(dāng)期利潤，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者為了使自己在位的業(yè)績突出，往往抱著只要資金能轉(zhuǎn)得開，就不去管應(yīng)收賬款問題的思想開展經(jīng)營活動。

3、客戶關(guān)系出現(xiàn)問題

現(xiàn)在許多企業(yè)對客戶是通過銷售部門去管理的。比如許多企業(yè)現(xiàn)在實行的是銷售承包制，銷售人員在直接控制客戶。當(dāng)銷售人員權(quán)力過大的時候，就會出現(xiàn)賒銷過寬過爛的情況。首先市場的開拓是銷售部門的管理目標(biāo)和職責(zé)，如果產(chǎn)品賣不出去，根本談不是收款的問題。在這種利益的驅(qū)使下，銷售人員必然愿意接受大量的定單，如果缺少信用控制的情況下，實際上就是在盲目地接受客戶的定單。有些企業(yè)為了防止風(fēng)險，把信用指標(biāo)定的過高過嚴(yán)，銷售人員過于謹(jǐn)慎，銷售額會下降。這是任何企業(yè)也不愿意看到的。把權(quán)力都放在銷售部門，一旦對業(yè)務(wù)員失去控制的話，就對客戶失去控制，不僅破壞跟客戶之間的關(guān)系，同時預(yù)期的賬款可能收不回來。

4、管理主體責(zé)任不清

目前企業(yè)內(nèi)部涉及應(yīng)收賬款的最主要的部門還有財務(wù)部門，銷售部門主要的目標(biāo)是爭取客源，財務(wù)部門主要是負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的收回業(yè)務(wù)。一般企業(yè)往往確定財務(wù)部門來管理應(yīng)收賬款，但從職能劃分來看，財務(wù)部門無法有效地對應(yīng)收賬款的事前和事中管理。如果完全把管理權(quán)交由財務(wù)部門行使，勢必減弱對應(yīng)收賬款控制的控制目標(biāo)的實現(xiàn)。由于對應(yīng)收賬款的管理職責(zé)不清、權(quán)利不明，所以在實際工作中大家往往都知道自己的企業(yè)有大量的應(yīng)收賬款或?qū)Σ簧匣蚴詹换兀唧w該由誰來督辦、誰來清查管理并不都十分清楚，使得一些制度難以有效落實。

5、營銷方式消極被動

在有些企業(yè)中，為了調(diào)動銷售人員的積極性，往往將勞動報酬與銷售任務(wù)掛鉤，而不去考慮可能產(chǎn)生壞賬問題，未將應(yīng)收賬款納入考核體系。也有些企業(yè)迫于競爭的壓力，被動地采取賒銷，缺乏有效控制手段，導(dǎo)致被客戶牽著鼻子走。因此出現(xiàn)銷售人員為了自身的利益，只關(guān)心銷售任務(wù)的完成，導(dǎo)致應(yīng)收賬款大幅度上升。

6、內(nèi)部控制制度不健全

企業(yè)管理者往往更關(guān)注的是企業(yè)的效益，而企業(yè)的應(yīng)收賬款恰恰有利于企業(yè)效益的形成，企業(yè)往往為了短期的經(jīng)營效益，放松了對應(yīng)收賬款的管理，內(nèi)部控制過與疲軟，造成對很多信用不達(dá)標(biāo)的企業(yè)也能享受到企業(yè)的信用政策。加之銷售部門的利益和銷售掛鉤，更視同內(nèi)部控制為無物，有的甚至越過管理權(quán)限去批準(zhǔn)賒銷，銷售與回款的不同步導(dǎo)致應(yīng)收賬款大幅上升。

二、預(yù)警機(jī)制在應(yīng)收賬款管理中的重要作用

預(yù)警機(jī)制是從理論上說是一種風(fēng)險考評機(jī)制，運(yùn)用在應(yīng)收賬款信用管理上時間還不長，在我國目前還處于萌芽階段。但在現(xiàn)階段，特別是后金融危機(jī)時期，企業(yè)產(chǎn)銷容易出現(xiàn)問題，資金鏈薄弱的情況下，運(yùn)用在企業(yè)管理上有非常高的實用價值。其具有以下作用。

1、信息導(dǎo)向作用。財務(wù)信息對于企業(yè)生存發(fā)展具有重要作用，通過預(yù)警機(jī)制建立，可以合理計算出相應(yīng)的預(yù)警指標(biāo)或比率，運(yùn)用財務(wù)數(shù)據(jù)分析法測算出各個指標(biāo)的重要性，使其成為判斷企業(yè)運(yùn)營情況的重要參照指標(biāo)。

2、監(jiān)督和控制作用的任務(wù)有兩個:一是過程監(jiān)視，即對賒銷活動進(jìn)行全過程監(jiān)視，對企業(yè)其他活動環(huán)節(jié)的關(guān)系狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)視;二是對大量的信息進(jìn)行處理并及時控制。建立應(yīng)收賬款信息檔案，進(jìn)行過程控制，當(dāng)危害企業(yè)的關(guān)鍵因素出現(xiàn)時，預(yù)先發(fā)現(xiàn)警訊并及時找出偏差及其原因，以便早日尋求解決對策。

3、彈性管理作用。企業(yè)經(jīng)營需要具有彈性，對應(yīng)收賬款管理的過寬或過嚴(yán)都不利于企業(yè)發(fā)展。企業(yè)通過相關(guān)預(yù)警信息。可以在一個合理的彈性范圍內(nèi)合理制定自己的經(jīng)營目標(biāo)和應(yīng)收賬款指標(biāo)。確保企業(yè)經(jīng)營的靈活性和安全性有機(jī)結(jié)合。

三、怎樣運(yùn)用預(yù)警機(jī)制對強(qiáng)化應(yīng)收賬款的事前管理

應(yīng)收賬款管理預(yù)警機(jī)制的指標(biāo)很多，但主要的有兩類指標(biāo):一類是限制性金額指標(biāo)，對最高主要客戶設(shè)定最高賒銷金額，這個金額可以是單筆最高金額，也可以是一定時間內(nèi)的累計最高金額，超過這一額度不能就停止對該客戶的賒銷行為。二是限制性時間指標(biāo)。在設(shè)定最高賒銷額的同時，設(shè)定賒銷的時間，對一貫信譽(yù)好的企業(yè)可以將限制性時間適度放寬，而對于新建立銷售關(guān)系以及信譽(yù)度不高的企業(yè)將限制性時間縮短。對于超過信譽(yù)時間的企業(yè)應(yīng)立即停止供貨，組織追款。作為系統(tǒng)的方法，我認(rèn)為對預(yù)警機(jī)制建立應(yīng)該包括以下幾項工作:

1、要適時修正和調(diào)整

任何企業(yè)的信譽(yù)度都不會一直不變的，企業(yè)要經(jīng)常性的對客戶信譽(yù)情況進(jìn)行評估，以便及時調(diào)整信用政策。評估可以從以下幾方面入手。一是評估客戶的效益情況，這個可以讓賒銷客戶提供最近的會計報表，為防止客戶造假，可以讓客戶同時提供會計事物所的審計報告。二是評估企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境，可以從行業(yè)發(fā)展情況、是否是國家支持或控制發(fā)展的行業(yè)等等。三是評估企業(yè)的臨時變現(xiàn)能力，如客戶和銀行的關(guān)系，在銀行的信譽(yù)度，客戶是否能夠提供擔(dān)保或者客戶的母公司是否具有實力，等等。根據(jù)評估后的情況及時調(diào)整客戶的限制性指標(biāo)，修正和調(diào)整是建立預(yù)警機(jī)制最重要的工作，不但可以有效的防止企業(yè)賒銷風(fēng)險，更重要的是可以根據(jù)對信用好的客戶大膽賒銷，以提高企業(yè)效益，減少庫存資金占用和風(fēng)險。

2、合理規(guī)劃企業(yè)風(fēng)險是關(guān)鍵

在對客戶進(jìn)行風(fēng)險評估的同時，也要對企業(yè)自身進(jìn)行風(fēng)險評估。因為企業(yè)也是市場經(jīng)濟(jì)的主體，自身也處在風(fēng)險中。可以對企業(yè)設(shè)置一個總量預(yù)警指標(biāo)，設(shè)置總量預(yù)警指標(biāo)應(yīng)該考慮的因素包括:一是企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)是屬于擴(kuò)張型戰(zhàn)略還是收縮型戰(zhàn)略。擴(kuò)張型戰(zhàn)略的企業(yè)關(guān)鍵是銷售的擴(kuò)大，對于市場前景比較好的情況下，企業(yè)可以擴(kuò)大銷售，適度放款信用政策，以利于企業(yè)擴(kuò)張型戰(zhàn)略的實現(xiàn);而對于收縮型戰(zhàn)略的企業(yè)，對市場前景不看好，企業(yè)可以提高信用標(biāo)準(zhǔn)，縮小賒銷比率，以降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。二是企業(yè)自身的信用狀況，企業(yè)要合理制定流動比率和速動比率，然后根據(jù)企業(yè)整個資產(chǎn)和負(fù)債情況合理計算出企業(yè)應(yīng)收賬款總額的最高限額，不得突破。比例預(yù)警指標(biāo)即規(guī)定應(yīng)收賬款總額不得突破流動資產(chǎn)總額的百分比，也可以是應(yīng)收賬款總額對預(yù)付貨款總額的百分比。同時這個指標(biāo)也要符合銀行和監(jiān)管部門給予企業(yè)制定的最高容忍指標(biāo)，不能突破。否則，當(dāng)企業(yè)的客戶還沒有出現(xiàn)預(yù)警的時候，企業(yè)的重要利益關(guān)系人先給企業(yè)預(yù)警，造成企業(yè)的被動局面。

3、要形成正式的文件

現(xiàn)代化企業(yè)的一個重要的標(biāo)志就是信息的規(guī)范、及時和準(zhǔn)確。所以，企業(yè)要制定應(yīng)收賬款預(yù)警指標(biāo)報告制度，報告分為常規(guī)報告和緊急報告，常規(guī)報告可按月度、季度和年度正式保送，保送時一是要確保信息的準(zhǔn)確，二是要保送及時，過期的報告可能對企業(yè)的決策有重大影響。緊急報告主要是當(dāng)某一客戶突破或面臨突破預(yù)警指標(biāo)時所報送的報告;當(dāng)總量預(yù)警指標(biāo)和比例預(yù)警指標(biāo)突破或面臨突破時，也要緊急報告。預(yù)警指標(biāo)報告制度應(yīng)明確規(guī)定報告責(zé)任人和報告程序等要素。

4、要強(qiáng)化事前控制在預(yù)警機(jī)制的重要性

預(yù)警機(jī)制建立以后，如何將制度落實到位，并做到關(guān)口前移，全面落實到事前管理中是核心。一是要強(qiáng)化內(nèi)部控制的有效性。要建立健全賒銷審批制度、企業(yè)授信審批制度，必須經(jīng)公司董事會決議或者授權(quán)方可辦理賒銷業(yè)務(wù)。應(yīng)收賬款實現(xiàn)過程中，銷售部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)警機(jī)制中建立的限制性指標(biāo)來控制交易量，不得突破，避免銷售人員憑主觀判斷，盲目決策給企業(yè)帶來損失。在客戶信用額度發(fā)生變動，還必須辦理報批和備案手續(xù)，最大限度的發(fā)揮內(nèi)部控制的有效性。二是要合理分工，確保監(jiān)督激勵機(jī)制的全面落實。完善銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部分工，明確崗位職責(zé)，責(zé)任落實到位。同時合理制定銷售部門的獎金激勵制度，不能完全讓銷售額和獎金掛鉤，要充分考慮應(yīng)收賬款因素，防止銷售部門為了自身利益，而盲目的擴(kuò)大銷售，可以區(qū)分現(xiàn)金銷售和應(yīng)收賬款銷售分別制定獎金標(biāo)準(zhǔn)，同時提取風(fēng)險金，作為應(yīng)收賬款不能收回的處罰機(jī)制。

5、要重視應(yīng)收賬款事中、事后管理對事前控制的補(bǔ)充作用

作為企業(yè)而言，再嚴(yán)密的預(yù)警機(jī)制，再合理的事前控制，都不可避免的發(fā)生應(yīng)收賬款拖欠現(xiàn)象，甚至發(fā)展為壞賬。所以，科學(xué)的應(yīng)收賬款管理政策一定要高度重視應(yīng)收賬款事中、事后管理。要建立健全貨款回收制度。要對應(yīng)收賬款按賬齡進(jìn)行分析，對在合理時間內(nèi)的應(yīng)收賬款企業(yè)可以去合理催要，可以通過電話、電子郵件等形式督促客戶還款。而對于超過賬齡的，企業(yè)必要時，可以通過法律的手段，來最大限度的收回貨款。

總之，企業(yè)的預(yù)警機(jī)制的建立需要根據(jù)企業(yè)自身特點，做出自己的特色。特色一是來自創(chuàng)新，來自于對客戶的全面把握，二是來自于銷售市場的細(xì)分。市場經(jīng)濟(jì)的競爭，留給企業(yè)的利潤空間越來越小，企業(yè)要在管理上深耕細(xì)作，不斷改進(jìn)創(chuàng)新，努力去滿足擴(kuò)大銷售的需求，同時規(guī)避可能的應(yīng)收賬款風(fēng)險，以便在市場競爭中立于不敗之地。

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(作者單位:江西銅業(yè)股份有限公司)