淺談高校人事檔案管理存在的問題及對策

摘要:高校人事檔案真實地記載和反映高校干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為高校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為高校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。只有加強對高校干部人事檔案的管理，維護檔案的真實、完整、準確與安全，才能更好地維護高校干部人事檔案的生命和價值所在，更好地發揮干部檔案的應有的作用。

關鍵詞:高校;人事檔案管理;問題;對策

中圖分類號:G472.3文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)03-0195-02

隨著高等教育事業的不斷發展，高校人事制度改革不斷深入，在新的形勢下人事檔案工作如何更好地為師資隊伍建設和干部隊伍建設服務，是人事檔案管理所要探索的重要內容之一。高校人事檔案管理目前主要存在人事檔案管理制度不完善、內容失真、材料不全等一系列問題，筆者以為要從根本上解決高校目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段人手。

一、高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.管理理念滯后，管理制度不完善。高校領導對人事檔案工作的重要性仍然認識不足，沒有把這項工作列入議事日程，人、財、物的投入不足，對人事檔案工作重視不夠，“重藏輕用”現象比較普遍。較長時間以來，不少高校領導對人事檔案工作重要性的認識，往往停留在“說起來重要，排起來次要，用起來忘掉”的狀態;立卷不夠規范，案卷質量不高，檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡，學歷)記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足高校發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。使用上技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的高校沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

2.人事檔案內容失真。真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明;參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如:建國、建華等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核材料大多只有優點、沒有缺點，只有成績、沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫，而與自己關系不大的則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

3.人事檔案材料不全。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因有兩方面:一方面，干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。另一方面，分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些高校分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中，因而造成高校干部人事檔案材料的缺失。

二、改革高校人事檔案管理的對策

1.提高高校檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質顯得尤為重要。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。對人事檔案收集材料要“求全”、“求細”、“求準”、“求美”、“求嚴”，加強人事檔案的動態管理，變被動方式為主動方式。才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別檔案材料的真偽，才能按照要求將檔案材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高。通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷發展的高校教育提供有利的人力資源。

2.完善高校人事檔案管理制度。人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循、有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立高校人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況;遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺;遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用壽命;遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理。高校人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查;同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。

3.保持高校人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前高校的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化:一是實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。二是改進高校人事檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但記起來費時、用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統:檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。三是利用現代化管理手段。高校人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，高校人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使高校人事檔案管理中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將促進全社會和諧校園建設和發展。

參考文獻:

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A Brief Instruction of the Problems and Countermeasures in College Personnel File Management

Li Jun

(Zaozhuang Vocational College，Shandong Zaozhuang 277800)

Abstract: College personnel files， which truly records and reflects cardes' personal experience ，political thoughts， qualities， styles， professional ability， are the true records of cadres' personal growth.. The work about them provides a reliable basis for our party's organization work and personnel wok. At the same time， it provides reliable referenced information for colleges' assigning human resources reasonably， only we enhance the college cadre's file management， can we preserve files' trueness， completeness， accuracy and safety， and then maintain their value， thereby giving play to their due effects.

Key words:colleges; personnel file management; problems; countermeasure