基于事業單位崗位說明書工作職責編寫的研究

摘要:以編寫事業單位崗位說明書“工作職責”部分為研究對象，分析了事業單位崗位說明書中工作職責內容的編寫現狀及問題，依據績效管理的相關理論，提出了績效管理最基礎環節的崗位說明書中工作職責部分編寫的規范，以支持績效管理崗位說明書編寫的實用有效性。

關鍵詞:工作職責;事業單位;崗位說明書;因事設崗

中圖分類號:F240文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)04-0083-03

績效管理是指各級管理者為了達到組織目標對各級部門和員工進行績效計劃制訂、績效輔導實施、績效考核評價、績效反饋面談、績效目標提升的持續循環過程，績效管理的目的是持續提升組織和個人的績效。崗位說明書(也稱職位說明書，職務說明書)是對崗位的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍、負責程度、考核評價內容給予的定義說明。它是根據職位分析所需要的各種調查資料，加以整理、分析、判斷得出的一種結論性的書面文件，是職位分析形成的最終成果。崗位說明書是績效管理的基礎性環節，工作職責部分又是崗位說明書的核心內容，工作職責編寫的規范完整有效與否直接影響績效管理的成效或效果。但目前在人力資源管理中，崗位說明書的編制工作未得到應有的重視，崗位說明書“工作職責”部分更是缺乏規范科學性，從而給績效管理工作帶來不利影響。

一、崗位說明書與工作職責的內涵闡述

崗位說明書作為組織內部管理的重要文件之一，是對組織內部各類職位的工作性質、任務、責任、權限、工作內容和方法、崗位關系、工作環境和條件以及本職位任職資格條件所做出的規定。崗位說明書作為現代企事業單位人力資源管理必不可少的基礎性人事文件，它為企業的人員招聘錄用、培訓教育、績效考評、薪酬福利、工作分派、簽訂勞動合同以及職業指導等現代企業管理業務，提供了原始資料和科學依據。

工作職責是職位的職務、任務與責任的統一，主要描述該職位的職責范圍、工作內容及工作過程的具體要求，包括所需完成的工作任務、所使用的工具以及機器設備、工作流程、與其他人聯系、所接受的監督以及所實施的監督等，以及與本工作相關的其他工作和完成上級主管部門直接領導交辦的其他臨時性工作。工作職責的主要功能是讓任職者及該職位的管理人員了解職位性質、工作內容等信息，使員工了解自己未來的發展方向，明確工作中的領導關系和相互協助關系。通常依據工作職責對員工進行績效考評以及確定員工的薪酬工資等，從而使得各項工作都能做到有據可依，有利于組織客觀、公正地進行人力資源管理。

工作職責是崗位說明書的核心內容，而崗位說明書主要通過工作職責來反映。兩者之間的關系如下圖:

二、事業單位崗位說明書中工作職責編寫存在的問題

1.不切實際，針對性差。事業單位在編制崗位說明書時流于形式——基本不作調研，憑經驗快速編成。即使有個別部門或崗位發生變動或增減時，一般也不能及時體現在崗位說明書中。編制者通常根據現有的崗位說明書進行復制，或者根據崗位性質的相似性編寫崗位說明書的工作職責，使得崗位說明書本身的系統性、準確性和可信度受到不良的影響。比如會計崗位，有些事業單位就會根據通常會計的職責進行工作職責的描述，而不結合本單位的具體情況進行編寫。另一方面，高層管理者和有關部門主管一直認為，編寫崗位說明書只是人力資源部門的工作。得不到領導的重視和相關部門的配合，給崗位說明書的編制工作帶來很大難度。編制的不切實際的崗位說明書其收效甚微，束之高閣。

2.因人設責，籠而統之。很多事業單位的崗位說明書的編寫針對具體某個任職者而非其崗位，從而造成相同的崗位經常會有幾份崗位說明書中工作職責內容大致相同的，這是編制崗位說明書的一大誤區。比如文秘崗位，在同一單位的不同部門里(如下設的項目部)都設有文秘崗位，但文秘崗位的崗位說明書只能有一個，內容應涵蓋不同部門文秘崗位的全部職責。

3.表述不當，含糊其辭。一些事業單位經常用煩瑣的幾句話表述一個工作職責，給執行者的理解造成困難。比如，將人力資源部經理的一項工作職責描述為“負責企業人力資源管理制度、計劃等的制定和執行”，就會產生以下疑問:首先是語義不清。“負責”指的是親力親為，是組織安排，還是工作監督?第二是職責不明。“企業人力資源管理制度、計劃等文件的制定和執行”是一個連續性的管理過程，涉及組織、管理、制定、核批、審查、督導、實施等諸多工作環節，僅以一句話粗略帶過，造成職責描述不清，也顯然與人力資源部經理實際的工作內容不符。

4.主次不分，輕重不明。目前事業單位忽視對工作職責之間內在邏輯關系的系統把握。一方面，由于任職者本身的參與不夠，另一方面，由于職位分析人員缺乏系統性的培訓，因而往往難以形成對職責邏輯的把握，而僅僅進行簡單的羅列與描述。殊不知，漂亮的崗位說明書就好像崗位的“標簽”，能夠讓不了解它的人馬上把握概況、讓熟悉它的人立刻洞悉要點。如果在描述工作職責時不分主次，無邏輯順序地簡單羅列，如同流水賬一般，那么崗位說明書的作用也就被泯滅了。

5.內容重疊，疏忽遺漏。不同崗位的崗位說明書中“工作職責”項重疊現象屢有發生。這種職責的交叉和重疊導致部門與部門之間或相關人員間的權責不清，經常出現相互推諉現象。職責重疊的崗位說明書挫傷了員工的積極性，使他們行使權力時相互爭搶，履行義務時相互推諉。比如辦公室主任與辦公室副主任之間。實際上，如果事業單位相關管理人員能夠掌握一定的編制規范和方法技巧，就能夠克服以上的問題。

三、事業單位崗位說明書中工作職責編寫的探討

1.做好調研，明確職責。崗位說明書編寫之前，要及時與高層管理者進行有效溝通，了解高層管理者的目的和意圖，爭取高層管理者的支持;理解組織的發展戰略和愿景目標，為編制工作正確定位。高層管理者對編制工作的支持可以使員工認識到這項工作的重要性和必要性，有利于崗位說明書編制工作的順利實施。此外，工作流程優化、部門和崗位設置優化建議和方案也需要得到高層管理者的認可，崗位說明書的編制價值才能全面地體現。另一方面，崗位說明書編制工作離不開中層領導者和基層領導者的密切配合。在與部門負責人進行溝通時，主要是收集部門的組織結構、崗位構成、人員比例、部門權責等方面信息，為崗位說明書的編制做好鋪墊。

2.因事設責，任務明確。崗位說明書應堅持“因事設崗”的原則，避免遷就于人的現象發生。編寫工作職責要針對崗位而不是針對具體的某個任職者;針對的崗位是現有的崗位而非將來的崗位，描述的工作職責為崗位要求員工應該做的而非在職人員正在做的內容;編寫工作職責應研究不同工作任務之間的區別和聯系，使工作任務相對集中和穩定，努力以較少的工作者完成較多的工作任務。

3.規范用語，準確表述。工作職責的描述盡可能使用統一明了的語言。在描述職責或任務的時候，注意使用比較貼切的動詞，使之能夠準確描述任職者的行為。比較忌諱的是通用“負責……”、“管理……”這樣模糊的動詞;為了說明得更清楚，必要時輔以狀語性的措辭;同時，要注意刪減不必要的修辭，例如，“制作出出色的PPT演示文稿”，“出色的”是對工作成果的評價，可以放在績效考核中加以評判;職責中要明確地體現任職者獨立決策的權限，即他作出的決定是否要他人審核，明確任職者的權限有助于界定任職者所承擔的責任，真正做到任務、責任、權限的統一。

4.簡明扼要，符合邏輯。任何崗位的工作職責都是一個有機的系統，而非簡單的拼湊與組合。工作職責的每一項只需用精練的一句話概括，無須贅述。工作職責的具體描述最多不超過十項，應選取主要的職責進行描述，文字應簡單明了、淺顯易懂，內容要具體、明確，讓任職人員讀過以后，可以準確地明白其工作內容和工作程序。想要寫好工作職責，不僅要清楚崗位工作的主要內容，而且對其職責大小與順序的劃分也要明確。在實際編寫中，可按照各項職責的重要程度、難易程度和任職者花費的時間等進行具體分析，按照一定的邏輯順序來編排，這樣才有助于更好地理解和使用崗位說明書。

5.避免重疊，全面具體。工作職責的描述應遵循“窮舉、互斥”原則，達到“既包括所有工作內容，又避免相互重疊”的目的。描述工作職責沒有必要面面俱到，面面俱到容易使人產生超出工作職責規定的事情就不該做的錯覺。從崗位說明書完備性的角度考慮，可以加上一句話“完成上級領導指派的其他工作”，對于那些臨時的或者無須記入的“分內事”也在工作職責中得到了體現。

在不同部門間，應按照相似性原則進行歸類，確定有利于績效考評的人員類別并對其工作職責進行描述。比如，一個單位從事會計崗位的人員不止一名而且分布在不同部門，但會計的崗位說明書只能有一個;在同一部門內，不同層級的員工都在為進行某一種工作履行其不同的職責，他們的工作內容是相似的，但是其工作側重點是不同的，所以編寫工作職責時措辭要恰當，避免職責的相互混淆。

四、結語

崗位說明書的核心內容在于工作職責部分，一份遵循實事求是、因事設責、全面具體、準確表達原則的崗位說明書必然是實用、易用的。把握好崗位說明書編寫過程中工作職責的這個關鍵點就能編寫出適合于不同組織機構、有利于組織人事部門、有效支持人力資源管理的崗位說明書，從而為績效管理奠定良好基礎。

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