電子政務(wù)信息資源管理對(duì)策研究

【摘要】信息資源管理是我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)中亟需解決的緊迫問(wèn)題，我們以構(gòu)建面向政府的信息資源庫(kù)系統(tǒng)的視角展開(kāi)研究與分析，揭示了系統(tǒng)的針對(duì)性、方便性和易用性三特征，并提出信息資源庫(kù)系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)方案，為電子政務(wù)實(shí)踐的健康發(fā)展提供有力的對(duì)策支持。

【關(guān)鍵詞】電子政務(wù) 信息資源 資源庫(kù)系統(tǒng)

信息資源管理是我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展中必須面對(duì)的緊迫問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái)，信息資源的采集、開(kāi)發(fā)、共享和利用一直是影響我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展的重要因素，信息資源管理是我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)中亟需解決的緊迫問(wèn)題。2002年8月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)《國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)》指出，我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)仍處于初始階段，存在一些問(wèn)題，其中包括信息資源開(kāi)發(fā)利用滯后，互聯(lián)互通不暢，共享程度低。2006年3月，《國(guó)家電子政務(wù)總體框架》發(fā)布，指出構(gòu)建國(guó)家電子政務(wù)總體框架的要求，要以政務(wù)信息資源開(kāi)發(fā)利用為主線，建立信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制;政府通過(guò)整合和共享信息資源，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。2006年5月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《2006～2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》指出，信息資源日益成為重要生產(chǎn)要素、無(wú)形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富。到2020年，我國(guó)信息化發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)是，確立科學(xué)的信息資源觀，把信息資源提升到與能源、材料同等重要的地位。

根據(jù)我們的調(diào)研結(jié)果，進(jìn)一步證明了上述問(wèn)題的存在與繼續(xù)。面對(duì)我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)中的信息資源管理問(wèn)題，我們以構(gòu)建面向政府的信息資源庫(kù)系統(tǒng)的視角展開(kāi)分析，力求提出中肯可行的方案與對(duì)策。

面向政府的信息資源庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)具備的主要特征

政府機(jī)構(gòu)構(gòu)建信息資源庫(kù)系統(tǒng)的目的，是希望加強(qiáng)信息資源的采集、開(kāi)發(fā)、共享、利用和信息資源的管理工作，同時(shí)，希望通過(guò)建設(shè)信息資源庫(kù)來(lái)增強(qiáng)政府公共服務(wù)能力，增強(qiáng)社會(huì)綜合治理能力，增強(qiáng)對(duì)各種突發(fā)性事件的監(jiān)控、決策和應(yīng)急處置能力，提升國(guó)民經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、預(yù)警和監(jiān)測(cè)水平，增強(qiáng)宏觀調(diào)控決策的有效性和科學(xué)性，大力提高自身解決問(wèn)題的能力。因此，我們認(rèn)為面向政府的信息資源庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)具備的特征如下:

針對(duì)性。針對(duì)性是資源庫(kù)系統(tǒng)的最顯著特征之一。缺乏針對(duì)性的現(xiàn)象主要表現(xiàn)為:信息資源雷同、重復(fù);內(nèi)容陳舊，更新緩慢;信息資源的定位不明;信息涉及面狹窄，覆蓋面低，代表性不強(qiáng);內(nèi)容的構(gòu)成脫離實(shí)踐;照搬其他單位資源庫(kù)的做法，背離自己?jiǎn)挝坏墓ぷ魅蝿?wù)和工作重心;沒(méi)有認(rèn)真進(jìn)行信息資源狀況調(diào)查，簡(jiǎn)單地把遇到的阻礙歸結(jié)為信息資源不足;只注重整體、忽視部分、注重普通、忽略特殊、方法簡(jiǎn)單、手段單一、單向低效、對(duì)信息資源管理的復(fù)雜性缺乏必要的認(rèn)識(shí);信息收集人員專業(yè)素質(zhì)不高，又游離于行政管理過(guò)程之外，缺少直接經(jīng)驗(yàn)，缺乏對(duì)實(shí)際工作深入細(xì)致的了解，從而導(dǎo)致入庫(kù)的指導(dǎo)性內(nèi)容顯得空泛、膚淺、無(wú)力，只能提出一般性的原則，缺乏層次性、專業(yè)性和應(yīng)用性，可操作性不強(qiáng)，不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)意義不大;信息采集不夠全面，流于形式，梳理不到位;信息資源以文件、報(bào)紙和傳達(dá)上級(jí)精神為主，照本宣科，搞花架子，簡(jiǎn)單應(yīng)付，缺少與自身問(wèn)題和實(shí)際情況的有機(jī)結(jié)合;信息采集缺乏連續(xù)性，不系統(tǒng);信息資源庫(kù)的建設(shè)多是政策性的引導(dǎo)，缺乏科學(xué)性的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，等等。

信息資源采集、開(kāi)發(fā)、共享和利用既是一項(xiàng)主動(dòng)性工作，更是一項(xiàng)針對(duì)性很強(qiáng)的專業(yè)性工作。

方便性。方便性是信息資源庫(kù)系統(tǒng)的另一重要特征。我們必須面對(duì)的事實(shí)是，我國(guó)信息化發(fā)展水平呈現(xiàn)不均衡分布，各地公務(wù)員和當(dāng)?shù)厣鐣?huì)公眾的信息素質(zhì)參差不齊。這些計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用基礎(chǔ)薄弱的群體上網(wǎng)，其結(jié)果往往是空耗時(shí)間，浪費(fèi)金錢，常常一無(wú)所獲。考慮到上述方面的因素，要想快速準(zhǔn)確地獲得適用的信息，要想有效挖掘與利用信息資源，方便性是信息資源系統(tǒng)必須具備的特征。

通過(guò)構(gòu)建信息資源庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)分散的信息資源進(jìn)行集中控制和管理，削減了大量重復(fù)信息，便于用戶的檢索和使用。方便性就是對(duì)用戶的尊重，方便性應(yīng)體現(xiàn)在信息采集、開(kāi)發(fā)、傳遞和利用的全部細(xì)節(jié)與過(guò)程當(dāng)中。寧可增加規(guī)劃設(shè)計(jì)工作的復(fù)雜度，增大系統(tǒng)構(gòu)建的工作量，也要在方便性與系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)的復(fù)雜度之間，選擇將方便用戶的使用放在第一位。方便性體現(xiàn)在系統(tǒng)的多個(gè)環(huán)節(jié)，用戶是否可以根據(jù)菜單提示完成信息輸入、數(shù)據(jù)傳遞和信息管理，信息輸入模塊中是否有數(shù)據(jù)檢查功能對(duì)輸入的信息進(jìn)行自動(dòng)校驗(yàn)，并提供相關(guān)反饋，與系統(tǒng)維護(hù)的銜接是否合理、是否有利于信息資源的共享，提供多種檢索途徑且比較容易上手都在很大程度上影響到系統(tǒng)的方便性，方便性還與信息資源的利用率和信息資源的需求滿足率有關(guān)。

易用性。易用性是信息資源庫(kù)系統(tǒng)的重要特征和有機(jī)組成部分。從易用性的角度出發(fā)，要求系統(tǒng)的界面友好，基本采用菜單操作，采用可視化方式，以直觀簡(jiǎn)單的方式呈現(xiàn)給用戶，易于理解，沿用約定俗成的視覺(jué)習(xí)慣，并用大眾非常容易接受的多種顏色表示系統(tǒng)的不同功能和狀態(tài)，使界面盡量貼近大家熟悉的習(xí)慣和風(fēng)格。盡可能用選項(xiàng)框替代輸入框，只要用鼠標(biāo)輕輕拖放，只需簡(jiǎn)單的拖拽，即可完成多數(shù)操作。按鍵次數(shù)少，需要手工鍵盤輸入的內(nèi)容較少，易于輸入，減少了用戶的操作時(shí)間，同時(shí)也減少了用戶操作失敗的可能性。基本杜絕漫長(zhǎng)難熬的等待，最大限度地減少誤操作，減少錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。系統(tǒng)功能實(shí)用簡(jiǎn)明，易于掌握，只需掌握最基本的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)即可使用。避免無(wú)效勞動(dòng)，提高工作效率。整個(gè)操作流程看起來(lái)就像一條流暢作業(yè)的流水線，協(xié)調(diào)而有秩序。

另一方面，易用性還要求系統(tǒng)檢索信息資源的檢全率和檢準(zhǔn)率高、檢索速度快、檢索方式靈活多樣。系統(tǒng)根據(jù)一定的主題，從內(nèi)容紛繁復(fù)雜的信息中，組成分類科學(xué)、系統(tǒng)完整的專題，為信息使用者打通信息阡陌，深度挖掘，叩開(kāi)信息資源開(kāi)發(fā)利用之門。

除針對(duì)性、方便性、易用性這三個(gè)主要特征之外，可靠性、穩(wěn)定性和安全性也是面向政府的信息資源庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)具備的特征。

對(duì)策分析:信息資源庫(kù)系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)

海量信息資源庫(kù)的組成與架構(gòu)。信息資源庫(kù)容量根據(jù)用戶的需求，初步要求信息資源庫(kù)的要達(dá)到可容納上千萬(wàn)篇文章總體容量，并能容納各種格式的文件，除了最主要的文本文件外，還包括音頻、視頻、PPT課件等格式的文件。

信息資源庫(kù)分專家交流信息資源庫(kù)和用戶信息資源庫(kù)兩大部分。

專家交流信息資源庫(kù)匯總專家團(tuán)和信息采集小組采集到的所有數(shù)據(jù)文件，并按照主題進(jìn)行科學(xué)分類。專家交流信息資源庫(kù)分為采集庫(kù)(由專家和信息采集小組采集來(lái)的信息，存于此庫(kù)，等待審核)、一審庫(kù)、二審庫(kù)、終審庫(kù)，以及專家個(gè)人文集庫(kù)。

用戶信息資源庫(kù)是根據(jù)用戶的具體需要，為用戶建立的專門的、獨(dú)立的信息資源庫(kù)，按照用戶感興趣的主題，將專家交流信息資源庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù)文章分門別類地導(dǎo)入到用戶信息資源庫(kù)中，供用戶參考使用。用戶也可自行增加信息資源到自己的庫(kù)中。

信息資源庫(kù)的搜索與查詢，包括單項(xiàng)搜索、按主題詞、按日期、按作者、按專業(yè)意見(jiàn)(星級(jí)、標(biāo)注或者評(píng)語(yǔ))、按收藏率、點(diǎn)擊率進(jìn)行搜索，以及組合搜索。

強(qiáng)大而便捷的信息收集工具。本系統(tǒng)的客戶端，是一個(gè)強(qiáng)大而且方便使用的信息收集整理工具。客戶端的使用者包括管理員、專家、用戶、信息收集小組成員這四大類。

這四類客戶端，都要盡力體現(xiàn)使用中輸入少，操作少。例如收集網(wǎng)上信息，只要拷貝內(nèi)容，即可自動(dòng)記錄該信息的題目、來(lái)源、收集日期等要素;對(duì)收集的信息應(yīng)可以方便的分類管理。

客戶端的編寫(xiě)，要對(duì)現(xiàn)存的主流信息收集整理工具進(jìn)行研究，結(jié)合本系統(tǒng)的需要，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

對(duì)于專家的客戶端，要能體現(xiàn)出該工具對(duì)其研究工作的輔助作用。

數(shù)據(jù)的格式是不同的，因此要做好格式轉(zhuǎn)換的工具。

客戶端應(yīng)有可分類的個(gè)人收藏夾功能，并能接受系統(tǒng)消息。客戶端用戶可以收藏自己感興趣的非信息資源庫(kù)中的信息文件，文件可以以純數(shù)據(jù)的方式存放于本地。

U盾保安全。用U盾、用戶名和密碼才能登陸、使用信息資源庫(kù)的功能，瀏覽信息資源庫(kù)的內(nèi)容。管理員、專家、用戶都是如此。客戶端的使用也必須有U盾、用戶名和密碼。U盾與信息資源庫(kù)的內(nèi)容和功能掛鉤，沒(méi)有U盾則無(wú)法有效地使用信息資源庫(kù)。

全面的績(jī)效評(píng)估與管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。專家和采集小組采集的信息，專家對(duì)信息的審核、批注、設(shè)置星級(jí)、評(píng)語(yǔ)，都應(yīng)自動(dòng)加上該專家或采集小組的電子簽名，并進(jìn)行評(píng)分和記錄，詳細(xì)記錄采集量和審核量，并設(shè)計(jì)出績(jī)效換算公式，形成分類和綜合排行榜，進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。另有糾錯(cuò)機(jī)制，例如某篇文章經(jīng)過(guò)采集和審核后，仍然發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，則管理員啟動(dòng)糾錯(cuò)系統(tǒng)進(jìn)行修改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行不同程度的扣分。向信息資源庫(kù)添加信息、審核信息、評(píng)論等操作動(dòng)作，系統(tǒng)都要進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和記錄，作為績(jī)效評(píng)估的依據(jù)。

用戶管理系統(tǒng)。建立用戶管理系統(tǒng)，由管理員對(duì)專家和用戶進(jìn)行分級(jí)，分配不同的權(quán)限。建立非法內(nèi)容檢測(cè)系統(tǒng)，對(duì)信息資源進(jìn)行定期掃描，將有疑問(wèn)的信息識(shí)別出來(lái)，報(bào)告管理員。(作者為北京大學(xué)政府管理學(xué)院博士后，北京大學(xué)公共管理研究中心研究員;本文為中國(guó)博士后科學(xué)基金資助項(xiàng)目，項(xiàng)目編號(hào):20090460002)