淺議高校會(huì)計(jì)檔案的創(chuàng)新管理

摘要:會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和依據(jù)。因此，高校會(huì)計(jì)檔案與學(xué)校形成的其他檔案存在著本質(zhì)的區(qū)別。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，保證會(huì)計(jì)檔案的完整和安全，并為高校發(fā)展建設(shè)服務(wù)，是高校檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是高校發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。隨著會(huì)計(jì)工作改革的不斷深入，特別是信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，給高校的會(huì)計(jì)檔案工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，所以創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理迫在眉睫，為適應(yīng)高校發(fā)展的新舉措和新要求。我們就高校會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)表自己的見解。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案;高校;創(chuàng)新管理

中圖分類號(hào):F234.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)12-0193-02

目前中國(guó)高校會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)較差，管理手段匱乏，檔案價(jià)值開發(fā)利用落后，不能滿足現(xiàn)代高等教育改革對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的新需求。因此。如何開拓適合現(xiàn)代高等教育需要的會(huì)計(jì)檔案工作新模式，改進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案工作，已是新形勢(shì)下擺在我們面前的—個(gè)重要課題。筆者認(rèn)為，只要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀和不斷創(chuàng)新就一定能使高校會(huì)計(jì)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，就能實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案工作的持續(xù)、高效、長(zhǎng)久發(fā)展。

一、創(chuàng)新高校會(huì)計(jì)檔案管理的必要性

1.高校會(huì)計(jì)檔案管理工作作為高校管理的重要組成部分，其創(chuàng)新不僅是高校信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的需要，也是高校自身發(fā)展的需要。高校會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)新是高校會(huì)計(jì)電算化深入開展的迫切需要，近幾年來，隨著電子計(jì)算機(jī)在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的普及應(yīng)用，高校的會(huì)計(jì)電算化工作得到了迅猛發(fā)展，它不僅促進(jìn)了高校會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量與水平，也使會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)和使用都發(fā)生了很大的變化。主要表現(xiàn)為:會(huì)計(jì)檔案栽體形式多樣化，從傳統(tǒng)手工條件下的紙質(zhì)會(huì)計(jì)信息載體發(fā)展到現(xiàn)代的包括硬盤、軟盤、光盤、磁帶、微縮膠片等在內(nèi)的多種形式的電子會(huì)計(jì)檔案載體;會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容多樣性，新增了磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件的版本在內(nèi)的全套文檔資料;會(huì)計(jì)檔案信息調(diào)閱與使用更加規(guī)范與保密化，電算化的開展，除了以計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工填寫、查閱、打印會(huì)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化外，還對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保密性提出了更高的要求，不僅要保證紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的安全，還對(duì)磁性介質(zhì)載體的操作權(quán)限、崗位職責(zé)、存放、拷貝、復(fù)制等保密工作提出更高的要求。由此可見，傳統(tǒng)的高校會(huì)計(jì)檔案工作已不能滿足高校電算化所帶來的新環(huán)境與新要求，必須對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新。

2.會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)新是高校檔案信息化發(fā)展的迫切需要。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用。高校的信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，信息資源已經(jīng)成為高校進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的重要戰(zhàn)略性資源，而會(huì)計(jì)檔案作為高校會(huì)計(jì)信息的重要來源和載體，其地位與作用更是不容忽視.傳統(tǒng)的為“保管而保管。重保管輕利用”，“你查我調(diào)”的被動(dòng)服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代高校快速發(fā)展的需要。因此，高校必須對(duì)其會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，向會(huì)計(jì)信息的使用者提供快速、高效的信息服務(wù)，加快高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息化進(jìn)程，使高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息化建設(shè)順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，為高校的改革與發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)新是提高自身競(jìng)爭(zhēng)能力，不斷發(fā)展壯大的迫切需要。近年來，中國(guó)的高等教育事業(yè)面對(duì)著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高校在辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)費(fèi)來源、招生分配、科技成果轉(zhuǎn)讓等方面都存在著激烈的競(jìng)爭(zhēng)。會(huì)計(jì)檔案信息利用的主體越來越多，從校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各系逐步發(fā)展到校外的投資者、債權(quán)人、捐贈(zèng)人等，面對(duì)這些變化，傳統(tǒng)的高校會(huì)計(jì)檔案管理方法已不能滿足需求，對(duì)其管理加以創(chuàng)新已是當(dāng)務(wù)之急。

二、高校會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)新的所存在的問題

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案工作觀念陳舊，工作被動(dòng)且缺少熱情，工作方式停留在“重保管、輕開發(fā)利用”的狀態(tài)。當(dāng)前，中國(guó)許多高校的會(huì)計(jì)檔案工作仍停留在建檔、管檔、看家守?cái)偂⒛悴槲艺业乃缴稀：鲆晫?duì)高校改革與發(fā)展具有重要決策與參考價(jià)值的檔案資源的開發(fā)與利用，使高校許多有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案資源成了“死”信息。工作人員態(tài)度消極，服務(wù)態(tài)度懶散，讓查閱者望而卻步。專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，工作水平還停留在“誰查閱誰去找”的方式，沒有一套完善的檢索方法，也沒有一定的排列次序。而且工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，經(jīng)常換人，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，制約會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展。

三、會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

1.服務(wù)方式創(chuàng)新。應(yīng)通過多種方式加強(qiáng)宣傳，幫助與引導(dǎo)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各系科正確認(rèn)識(shí)與利用會(huì)計(jì)檔案資源的重要價(jià)值，積極利用辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)行網(wǎng)上服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)，變滯后服務(wù)為超前服務(wù)。使會(huì)計(jì)檔案服務(wù)躋身于高校教學(xué)、科研、生產(chǎn)的第一線。檔案部門應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際和高校發(fā)展的需要。充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。開展特色服務(wù)，積極為教學(xué)、科研提供會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息。

2.完善會(huì)計(jì)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，引進(jìn)和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才。做到正確的認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案，保管會(huì)計(jì)檔案，利用會(huì)計(jì)檔案，注重對(duì)檔案的深度挖掘，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)或決策者提供重要信息，為高校的發(fā)展建設(shè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管工作的規(guī)范化、科學(xué)化，嚴(yán)格把好“四關(guān)”。第一關(guān)，收集歸檔關(guān)。要求從檔案的產(chǎn)生單位做好收集工作，及時(shí)歸檔。第二關(guān)，檔案整理關(guān)。要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理編輯采用科學(xué)的編錄方法，方便日后的檢索。第三關(guān)，檔案保管關(guān)。要求保障檔案的完整安全，不能被任何原因損壞，特別是現(xiàn)在的光盤膠片等磁性介質(zhì)容易消磁，保存環(huán)境要求高。第四關(guān)，檔案編研關(guān)。要求檔案管理員可以根據(jù)單位管理需要，系統(tǒng)編輯信息資料，供單位內(nèi)部參考使用。

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