企業(yè)應(yīng)收賬款管理機(jī)制探析

摘要:從倡導(dǎo)應(yīng)收賬款管理的重要意義出發(fā)，提煉當(dāng)前中國企業(yè)應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀的重大缺陷，提出完善應(yīng)收賬款管理機(jī)制的初步構(gòu)思，有助于提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平與市場競爭力。

關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款;壞賬;管理機(jī)制

中圖分類號:F234.2文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)12-0074-02

一、倡導(dǎo)應(yīng)收賬款管理的重要意義

隨著中國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，買方市場逐漸形成，企業(yè)為擴(kuò)大銷售，占領(lǐng)市場，增強(qiáng)其競爭力，往往采用賒銷的形式，由此產(chǎn)生了大量的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款作為企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的確發(fā)揮了一定的積極作用，但應(yīng)收賬款同樣會給企業(yè)帶來一定的負(fù)面影響。如果不采取有效的方法消除應(yīng)收賬款的不利影響，如果對應(yīng)收賬款管理中存在的問題視而不見，應(yīng)收賬款不但不會增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，反而會隨著占用時(shí)間的延長抵減企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如果企業(yè)的應(yīng)收款項(xiàng)不能及時(shí)收回，企業(yè)資金就無法繼續(xù)周轉(zhuǎn)，正常的營運(yùn)活動(dòng)就被耽誤，不但會對企業(yè)自身的資金運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生負(fù)面影響，而且還可能引發(fā)企業(yè)之間的相互拖欠，從而形成嚴(yán)重的一角債問題。應(yīng)收賬款一旦形成壞賬，企業(yè)所遭受的損失將是巨大的，甚至?xí)＜捌髽I(yè)的生存和發(fā)展。采取有效措施，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，避免或減少損失的發(fā)生，保證企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，是企業(yè)急需解決的問題。因此，如何從根本上解決企業(yè)應(yīng)收賬款居高不下的問題，對企業(yè)防范壞賬風(fēng)險(xiǎn)，減少三角債的發(fā)生，降低企業(yè)的經(jīng)營管理成本，保證企業(yè)正常運(yùn)行的合理現(xiàn)金流量，改善企業(yè)自身在同行競爭的地位，提高企業(yè)市場競爭力等都具有重要意義。

二、應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀的缺陷解析

1.信用評估薄弱，缺乏風(fēng)險(xiǎn)評估及規(guī)范的管理流程。信用銷售是壞賬形成的起因，企業(yè)在進(jìn)行信用銷售前應(yīng)評估客戶的信用等級和資信程度。目前中國大多數(shù)企業(yè)都不對應(yīng)收賬款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)，缺乏一套完善的賒銷制度，對形成的逾期應(yīng)收賬款能否收回、收回多少心中沒數(shù)。而且大量的信用銷售往往取決于行政干預(yù)或少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人的主觀意愿，結(jié)果造成大量應(yīng)收賬款出現(xiàn)。

2.企業(yè)考核機(jī)制不健全、缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識。在中國的很多企業(yè)中，為了調(diào)動(dòng)銷售人員的積極性，往往只將薪酬與銷售任務(wù)掛鉤，忽視了潛在的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。未將應(yīng)收賬款管理納入考核體系，沒有樹立正確的應(yīng)收賬款管理目標(biāo)，片面追求利潤最大化，忽視企業(yè)的現(xiàn)金流量，這其中一個(gè)很重要的原因就是考核機(jī)制過于強(qiáng)調(diào)利潤指標(biāo)。

3.應(yīng)收賬款的監(jiān)督管理相當(dāng)薄弱。一是沒有建立應(yīng)收賬款臺賬管理制度，沒有對應(yīng)收賬款進(jìn)行輔助管理或僅按賬齡進(jìn)行輔助管理。許多企業(yè)僅僅是在其資產(chǎn)負(fù)債表的補(bǔ)充資料中按賬齡對應(yīng)收賬款的數(shù)額進(jìn)行簡單的分類，平時(shí)則沒有對應(yīng)收賬款進(jìn)行輔助管理。這種做法在企業(yè)回款好的情況下，基本能滿足應(yīng)收賬款管理的需要，但在企業(yè)回款不暢的情況下就不能滿足管理的需要了。二是沒有建立應(yīng)收賬款定期清查制度，長期不對賬。由于交易過程中貨物與資金流動(dòng)在時(shí)間和空間上的差異以及票據(jù)傳遞、記錄等都有發(fā)生誤差的可能，所以債權(quán)債務(wù)的雙方就經(jīng)濟(jì)往來中的未了事項(xiàng)應(yīng)定期對賬，以明晰雙方的權(quán)利和義務(wù)。而在現(xiàn)實(shí)中有的企業(yè)長期不對賬，有的即便是對了賬，也并沒有形成合法有效的對賬依據(jù)，只是口頭上的承諾，起不到應(yīng)有的作用。三是未建立壞賬核銷管理制度。有些企業(yè)對壞賬準(zhǔn)備金制度的認(rèn)識不足，認(rèn)為計(jì)提壞賬準(zhǔn)備很麻煩，既不計(jì)提壞賬準(zhǔn)備也不對壞賬進(jìn)行核銷。更重要的是計(jì)提壞賬準(zhǔn)備會減少企業(yè)當(dāng)期的利潤，有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為了顯示其在任時(shí)的業(yè)績，不愿計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，這也在無形之中加大了應(yīng)收賬款。

4.應(yīng)收賬款管理責(zé)任不清、沒有落實(shí)到人。在許多企業(yè)中，銷售部門和財(cái)務(wù)部門各司其職，沒有人對應(yīng)收賬款管理負(fù)責(zé)，因此也沒有人對收不回來的款項(xiàng)承擔(dān)責(zé)任。當(dāng)外部信用風(fēng)險(xiǎn)增大時(shí)，便產(chǎn)生了大量的應(yīng)收賬款。而且通常總是在應(yīng)收賬款發(fā)生了較長的時(shí)間才開始催收，其結(jié)果是前清后欠，包袱越背越重。

三、完善應(yīng)收賬款管理機(jī)制的初步構(gòu)思

應(yīng)收賬款管理應(yīng)從源頭控制，防患于未然，因而防范機(jī)制的建立是十分必要的。

(一)建立專門的信用管理機(jī)構(gòu)，對賒銷進(jìn)行管理

在傳統(tǒng)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中，一般由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賒銷管理，這已不能適應(yīng)完善企業(yè)信用管理的需要。企業(yè)信用風(fēng)險(xiǎn)管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性較強(qiáng)的工作，須特定的部門或組織才能完成。企業(yè)對賒銷的信用管理需專業(yè)人員大量的調(diào)查、分析和專業(yè)化的管理和控制，因此設(shè)立企業(yè)獨(dú)立的信用管理職能部門是非常必要的。在中國，企業(yè)中一般采取兩種方式設(shè)立信用管理部門，一種是財(cái)務(wù)總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下的信用管理部門，另一種是銷售總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下的信用管理部門。兩種方式各有利弊，適宜不同的企業(yè)管理體制。信用管理部門要獲得財(cái)務(wù)和銷售部門的支持，并在賒銷管理中起主導(dǎo)作用。

(二)建立客戶動(dòng)態(tài)的資源管理系統(tǒng)

專門的信用管理部門必須對客戶進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，其目的是防患于未然。動(dòng)態(tài)監(jiān)督客戶尤其是核心客戶，了解客戶的資信狀況，對客戶建立資信檔案并根據(jù)收集的信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，這就是客戶的動(dòng)態(tài)資源管理。如果企業(yè)對這項(xiàng)工作沒有足夠的人力也可委托社會征信公司完成，或在其指導(dǎo)下完成。調(diào)查的渠道一般包括銷售部門業(yè)務(wù)員掌握的客戶資料、管理人員的實(shí)地考察、客戶其他供應(yīng)商調(diào)查的情況、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和其他公開的信息渠道。調(diào)查的內(nèi)容主要有客戶的品質(zhì)、能力、資本、抵押和條件即“5C”系統(tǒng)，客戶與企業(yè)往來的歷史記錄，客戶的規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、發(fā)展前景、行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)程度等等。

(三)建立應(yīng)收賬款監(jiān)控體系

應(yīng)收賬款監(jiān)控體系包括賒銷的發(fā)生、收賬、逾期風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等。

1.賒銷發(fā)生監(jiān)控。銷售業(yè)務(wù)一般經(jīng)過接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單裝運(yùn)貨物、向顧客開具賬單、記錄銷售、收回資金這樣一個(gè)業(yè)務(wù)流程。賒銷監(jiān)控主要發(fā)生在接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、記錄銷售和收回資金流程。在接受顧客訂單流程，顧客的訂單只有在符合管理當(dāng)局的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)才能被接受，銷售單位管理部門應(yīng)根據(jù)信用部門客戶動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)提供的情況決定是否批準(zhǔn)銷售。在批準(zhǔn)賒銷階段，信用管理部門的職員在收到銷售單后，將銷售單與該顧客已被授權(quán)的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較，并對每個(gè)新顧客進(jìn)行信用調(diào)查，建立客戶動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)。根據(jù)調(diào)查的客戶資信狀況和其他相關(guān)信息，信用部門決定是否批準(zhǔn)該客戶的賒銷，并在銷售單位簽署明確的意見。在記錄銷售和收回資金流程，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將銷售數(shù)據(jù)和資金收回?cái)?shù)據(jù)及時(shí)反饋給信用管理部門，更新客戶動(dòng)態(tài)資源系統(tǒng)。上述監(jiān)控體系適宜工業(yè)和商品流通企業(yè)的正常銷售業(yè)務(wù)。對于通過投標(biāo)先簽訂合同后生產(chǎn)制造，并在較長的生產(chǎn)周期中逐步取得銷售收入的建造業(yè)務(wù)，賒銷發(fā)生監(jiān)控是不同的。建造業(yè)務(wù)的賒銷發(fā)生監(jiān)控主要包括:(1)投標(biāo)前由信用部門和市場開發(fā)部門調(diào)查業(yè)主資信狀況、項(xiàng)目審批手續(xù)、資金來源渠道等，選擇誠信、合法、有實(shí)力的業(yè)主參與投標(biāo)。(2)在生產(chǎn)過程中積極做好中期計(jì)量支付工作，對業(yè)主的延期支付積極向信用管理部門反映，以確定正確的處理方法。(3)在竣工階段要加快竣工決算工作，為項(xiàng)目尾款、投標(biāo)保證金、質(zhì)量保證金的回收做好準(zhǔn)備。(4)在完工后積極做好項(xiàng)目善后工作和產(chǎn)品使用情況回訪工作，搜集業(yè)主資金狀況信息，以加強(qiáng)各種款項(xiàng)的回收并快速識別壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

2.財(cái)務(wù)部門對應(yīng)收賬款進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款的回收情況、賬齡等進(jìn)行分析，而不能將所有責(zé)任交給主要負(fù)責(zé)確定賒銷授信額度和資信調(diào)查的信用管理部門，這是內(nèi)部控制制度的重要環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制、整理一定期間賒銷客戶的銷售、賒銷、收賬、賬齡分析表及分析資料，利用比率、比較、趨勢、結(jié)構(gòu)等分析方法，分析逾期債權(quán)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)及對財(cái)務(wù)狀況的影響，以確定壞賬的處理方法及賒銷策略。

3.信用部門和銷售部門進(jìn)行應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù)。從賒銷過程一開始，到應(yīng)收賬款到期日前，都要對客戶進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，從而確保客戶正常支付貨款，最大限度地降低逾期賬款的發(fā)生率。通過應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù)，保持與客戶的經(jīng)常聯(lián)系，提醒付款到期日，催促付款，可以發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量、包裝、運(yùn)輸、貨運(yùn)期以及結(jié)算存在的問題和糾紛，以便做出相應(yīng)的對策，維護(hù)與客戶的良好關(guān)系。同時(shí)也會使客戶感到債權(quán)人施加的壓力，使客戶不會輕易推遲付款，極大地提高應(yīng)收賬款的回收率。通過應(yīng)收賬款跟蹤管理服務(wù)，可快速識別應(yīng)收賬款的逾期風(fēng)險(xiǎn)，以便選擇有效的追討手段。

在工作中信用部門和銷售部門要互相配合，分清各自在跟蹤服務(wù)中的職責(zé)，達(dá)到相互監(jiān)督相互促進(jìn)，提高應(yīng)收賬款回收率，促進(jìn)企業(yè)銷售的目的。

4.發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用。內(nèi)部審計(jì)在應(yīng)收賬款管理中的監(jiān)督作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是不斷完善監(jiān)控體系，改善內(nèi)部控制制度，二是檢查內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，檢查有無異常應(yīng)收賬款現(xiàn)象，有無重大差錯(cuò)、玩忽職守、內(nèi)部舞弊、故意不收回賬款等情況，確保應(yīng)收賬款的回收。內(nèi)部審計(jì)對應(yīng)收賬款的審計(jì)主要在銷貨和收款流程。在銷貨流程應(yīng)核查銷售業(yè)務(wù)適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離、正確的授權(quán)審批、充分的憑證和記錄、憑證的預(yù)先編號、按月寄出對賬單等方面。在收款流程主要檢查收款記錄的合理性、核對應(yīng)收賬款、分析賬款賬齡、向債務(wù)人函證等方面。

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