用友ERP-U8軟件實踐教學常見問題解析

郭小芬 謝 歆

會計電算化是一門實踐性較強的課程，非常注重實踐教學。目前各高校會計電算化實踐教學大多使用用友ERP-U8管理軟件，由于學生未能正確地掌握操作步驟以及會計理論知識的欠缺，學生在上機實驗中經常會遇到各種各樣的問題，導致結果不正確或者實驗無法繼續進行。如何正確處理上機實驗中出現的問題成為了學生能否正常進行實驗的關鍵，本文結合自己多年的會計電算化實踐教學經驗，對在會計電算化實踐教學中經常遇到的問題進行了總結和分析，并提出了解決問題的方法。

一、建立賬套的時候，賬套號錯誤

在會計電算化實踐教學中，為防止學生互相拷貝抄襲，一般要求學生以自己的學號為賬套號建立賬套，有的學生在上機實驗中建立賬套后才發現建立的賬套號與要求不符，不得不浪費時間重新建立賬套。解決方法：先輸出原賬套生成兩個文件UFDATA.BA_和UfErpAct.Lst，然后用記事本打開文件UfErpAct.Lst，如圖1所示，在圖1中第三行顯示的是賬套號信息，將圖1中用橢圓標示出來的四個數字修改為自己的學號，然后保存所作的操作，再重新引入賬套，那么賬套號就變為自己的學號了。

二、設置了輔助核算的會計科目期初余額錄入錯誤且無法調整

有些學生在對會計科目進行修改時，忘記了定義科目的輔助核算，在期初余額錄入完畢后才發現，然后在沒有刪除該科目余額的情況下，直接將該科目設置了輔助核算，并再次錄入了輔助核算項的期初余額，這樣該科目的期初余額就變為了正確余額的兩倍，導致期初余額試算不平衡。若不錄入輔助核算項的期初余額，雖然期初余額試算平衡，但會導致憑證輸入的錯誤和賬簿生成的錯誤。解決方法：（1）刪除輔助核算項的期初余額；（2）在會計科目設置中把該科目的輔助核算屬性去掉；（3）在期初余額錄入中將該科目原來輸入的數據刪除；（4）重新設置該科目的輔助核算屬性；（6）在期初余額錄入中正確錄入該科目輔助核算項的期初余額。

三、在總賬系統制單遇到應收賬款或應付賬款時，系統提示“不能使用應收（或應付）系統的受控科目”。

這是由于在設置會計科目時，應收（或應付）賬款科目在添加客戶（或供應商）往來輔助核算屬性時，受控系統變成了應收（或應付）系統。解決方法：（1）進入會計科目修改窗口，把應收賬款的受控系統修改為空即可；或者（2）執行總賬系統菜單下的“設置”→“選項”命令，在“憑證”選項卡窗口選中“可以使用應收（或應付）受控科目”即可。

圖1 賬套號修改信息

四、進行出納簽字時，系統提示“沒有符合條件的憑證”

出納憑證涉及企業現金和銀行存款的收入與支出，為了加強對貨幣資金的管理，出納人員可以通過出納簽字功能對涉及“現金”或“銀行存款”科目的憑證進行檢查核對。不能進行出納簽字的原因主要有：（1）在對總賬系統進行參數設置時，沒有選中“出納憑證必須經由出納簽字”這一選項；（2）混淆“出納”和“出納簽字”的意義，沒有給出納人員賦予憑證“出納簽字”的權限；（3）沒有指定科目，不能執行出納簽字的操作；（4）沒有需要簽字的憑證。對于上述原因，解決方法分別為：（1）在總賬系統的“設置→選項→憑證”選項卡中，將憑證控制設置為“出納憑證必須經由出納簽字”；（2）在系統管理的“權限→權限”窗口中，給出納賦予憑證“出納簽字”的權限；（3）在“會計科目”設置窗口，執行“編輯→指定科目”命令，在指定科目窗口中將“現金總賬科目”設置為“現金，“銀行總賬科目”設置為“銀行存款；（4）弄清只有涉及到“現金”或“銀行存款”科目的憑證才需要出納簽字，核實給出查找條件的會計期與要簽字憑證的填制日期是否一致。

五、填制憑證時，屏幕上出現“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統日期”

“日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時的業務日期跳到系統建賬以前了，沒有建賬就處理業務，顯然不符合邏輯。“日期不能滯后系統日期”警告的意思是，填制憑證時的業務日期超過了計算機系統日期（計算機主板上的CMOS時鐘記錄），到將來去處理業務，也不符合邏輯，因會計核算遵循歷史成本原則，只能對已經發生的業務進行處理，不能對未來的業務進行核算。解決辦法：對于第一種情況，如果憑證業務日期是正確的，系統建賬日期錯誤，那么就重新建賬，并正確設定總賬啟用日期；否則，修改憑證業務日期。對于第二種情況，如果憑證業務日期是正確的，必須先退出總賬系統，更改計算機系統日期后重新登錄總賬系統，再填制憑證；否則，修改憑證業務日期。

六、憑證全部填制完畢后發現用錯了制單人

在會計電算化實踐教學中，為了使學生掌握財務軟件的每個操作環節，所有的操作人員（包括賬套主管、制單人員、審核人員、出納人員等）的工作均由學生一人完成，所以經常會出現操作員錯位的現象，譬如憑證全部填制完畢后發現用錯了制單人。解決方法：在總賬系統的“設置→選項→憑證”選項卡中選中“允許修改、作廢他人填制的憑證”，然后以正確的制單人身份注冊登錄總賬系統，在填制憑證窗口對原制單人所填制憑證的某一數據進行假修改并保存，或者將原制單人填制的憑證全部作廢，再恢復，那么憑證的制單人就自動改為當前的操作人員了。

七、項目核算內容錯誤

在進行項目目錄設置時，往往會出現按要求增加了項目大類，但是在對該項目大類進行核算科目設置時卻找不到相應的核算科目，或即使找到了并完成了后續的操作，但在填制憑證時，卻出現了“此項目核算科目沒有指定項目大類”的提示信息，并導致后面的操作進行不下去。沒有要選擇的核算科目是因為沒有對所添加的項目大類相關科目定義“項目核算”的輔助核算屬性。或者即使定義了但是在進行核算科目設置時，沒有選擇新增的項目大類，只是按照系統默認的狀態在“現金流量項目”下選定了核算科目。解決方法：先在“會計科目”設置窗口檢查相關科目是否有“項目核算”的輔助核算屬性，沒有則加上；然后執行“設置→編碼檔案→項目目錄”命令，進入“項目檔案”窗口，將錯選在“現金流量項目”下的“核算科目”從“已選科目”轉入“待選科目”，再選擇項目大類為新增加的項目大類，然后重新進行選擇，并點擊確定“按鈕”即可。

八、生成的期間損益結轉憑證不正確

造成這種結果的原因是沒有充分考慮到賬務取數時的前后聯系，賬中取數不完整。譬如沒有先執行自定義結轉、對應結轉、匯兌損益結轉、銷售成本結轉等操作，或者即使執行了這些操作，但生成的相關憑證沒有審核、記賬，從而造成結轉損益時相關損益類科目發生額錯誤。解決辦法：補充進行相關操作，特別要注意的是對于前后有聯系的轉賬業務，每生成完一張憑證，都要及時進行審核并記賬，然后再次進行期間損益的結轉。

九、賬套備份后無法在目標文件夾中找到備份文件

目前各高校機房為了保護機器，防范病毒，通常都安裝了硬盤還原卡保護C盤。因新建賬套默認路徑為C：U8SOFTAdmin，當重新啟動計算機時，原有賬套將被刪除，這就需要在每節課下課前，學生都要把自己建立的賬套輸出到沒加保護的磁盤中（如D盤）備份，或者是保存在自己的U盤上，下次課先將賬套引入，再繼續進行后續操作。有的學生上次課已通過賬套輸出功能進行了賬套備份，但要引入時打開目標文件夾卻發現是該文件夾是空的，這是因為在備份時，只是選中了目標文件夾，而沒有將目標文件夾雙擊打開，備份數據并沒有裝入目標文件夾內，而是存放在其上一級文件夾中。解決方法：在原備份目標文件夾的上級文件夾中查找，可以找到原備份文件，再將其復制到目標文件夾中后執行引入賬套的操作即可。