基層企業文檔辦公與檔案工作

許洪閣

(大慶油田鉆三服務中心 黑龍江 大慶 163411)

吳寶森教授主編的《檔案學概論》明確指出:檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。檔案在與其它事物相比較而存在的過程中，顯示的獨有的特性，就是原始記錄性。

以史為鑒知興替，以人為鏡知得失?；鶎悠髽I檔案記錄的是最基礎的歷史，做好基層企業檔案工作具有重要意義。加強文檔辦公是做好基層企業檔案工作的基礎。

一、基層企業先進文檔辦公是正規化管理的重要體現

(一)文檔辦公的程序和內容

文檔辦公就是將上級來文(包括各項任務的下達)，本單位的工作計劃，本單位的領導臨時指派的任務，還有基層或個人在計劃中、計劃外所從事的重要工作，通過報告、計劃上報領導核準簽批后，再按計劃方案實施。這一切均由辦公室文秘人員入檔督辦。直到任務完成督辦人員予以講評之后，將計劃報告運行過程結果與評述交領導審核簽批后歸檔。

這期間，工作運行中出現的發明創造，優秀決策管理，各類突出業績，也包括事故違章等問題，要完全真實地記錄下來。并將其歸入“文檔辦公”的“評述”中。重要的、影響較大的事件，單獨撰寫科研或調研報告，然后入檔。

(二)文檔辦公的載體形態和內容的具體要求

1.隨著知識經濟和信息化社會的到來，辦公自動化在基層企業也逐漸地推廣開來。如:通知和一般文件通過網絡；大量地可借鑒資料，通過網絡、光盤、U盤、照片、攝像、語音等載體進入基層。而本單位財務、考勤等也大多利用電腦來進行。2.文檔內容一定要全面、深入。就其規范而言，對文檔體系，即一套完整檔案應包括:計劃或報告——具體實施方案或細則，包括領導的批示——運行過程(遇到問題解決辦法和流程的科學性等)——結果與寫實性評述(屬發明創造、知識含量和社會經濟效益)。3.就某一具體材料而言，要有這些內容:標題→引言→主體內容→結尾→材料人和年月日。4.這期間不同載體形態的資料。根據可融性進行分類，且不可忽略檔案的完整性(如照片可復印、攝像可編互見號碼等)，在檔案學里稱其為“全宗”。

(三)具體的管理責任和相應的規程

1.文檔辦公的具體責任者，是基層企業的文書或秘書，他們持文檔上傳下達和督辦以及寫實性的歸納評述。歸納和評述必須有當事人和領導的簽字。2.具體的規程，可根據文檔辦公的數量來確定，一般情況可分三大類:上級來文；本單位文檔；資料文檔三大類。上級來文不必細述，本單位文檔也好理解；資料文檔則包括多方面內容，如發明開創的經驗、交通安全宣傳資料、學習實踐科學發展觀經驗，等等。

當年資料一般情況按三大類，和各類載體的文檔批辦單的時間和序號的順序存放即可，但在文檔運行過程中，可能發生已辦結和未辦結，或續辦等現象，可根據實際情況進行編號，以便于管理清晰和方便入手，如立已辦結檔案和未辦結檔案等。

二、基層企業的檔案管理

在文檔辦公的基礎上“到年末或次年的二三月份，就要把上一年的所有文件整理入檔。我們研究檔案的搜集，就從這里開始。可以說，文檔辦公是檔案“產品”的生產過程，年末是對文檔辦公的終結，也是“產品”的出爐。而搜集整序就是檔案工作的開始。

1.首先把單位所有的文件(除未辦結仍需繼續督辦的文件可暫緩)包括計劃、總結、報告、調研資料，特別事件資料、單位日志、基本情況和基本業績匯總表，并選擇一些個人工作記實資料。還包括搜集并整理成文的大事記等分門別類，經過審核、篩選之后裝訂立目，歸入檔案管理范圍。

2.有關人事檔案的整理。改革開放以后，我國由計劃經濟逐漸轉變為市場經濟，又由于知識經濟的到來，現代化自動化的影響，人事檔案與人力資源管理等也隨之發生了變化。如今的人事檔案更多的應搜集本人的實際業績和學識以及技能的寫實性記錄，以便為單位、社會提供人才資料，并且對于人才的整合、利用、布局提供相應的有用的資料。就一個鉆井公司的綜合服務部門而言，就要將其全年每人的工作日、出車公里數、貨運噸數、成本與消耗匯總立表。同時對于突出業績簡要寫實性地記錄在案，然后裝入檔案。作為領導者個人要記錄其當值時間，處理問題數量內容，開拓性決策，創造性的管理方式方法和有效的指揮，綜合協調事件結果及一切領導管理產生的效果等?？傊?，單位的事跡業績一定準確地表現在個人檔案里，文檔辦公決不允許單位的業績在個人檔案無記載，這不符合基層業績是員工、領導者創造的這一事實。

3.企業基層一般不設專職檔案室，需要按規定上繳相關檔案。我們這里論述的內容就是開拓檔案管理。需要基層企業設立檔案室。這樣，所有上繳檔案，都要復制一份，將正本上繳，復本留在本單位檔案室。要求毀掉的檔案也留下目錄，長期保存。特別是人事檔案，一般均控制在上級單位，所以，企業基層單位的人事檔案可稱其為個人業務檔案，或者學識技能和業績檔案。這樣與上級人事檔案就不雷同了。

4.檔案目錄，或檔案數字化問題。就目前而言，上級在管理上還沒有基層單位必須建專職檔案室的明確規定。因此，在經費、編制等方面都得不到支持。因此，做好企業基層檔案工作也要將實事求是，量力而行。

5.檔案的著錄，編目按國家檔案法的相關規定執行。特別情況，可根據需要設立便于檢索的方式。

三、檔案的利用

首先，檔案是企業決策管理的重要參考。歷史往往非常出奇地巧合。因此，以史為鑒，成了千古名言。一個企業的生存發展離開了這一切，前進中肯定會遇到一定的困難。反之，可能就要順利許多，而且還有著相應的推動作用。

其次，企業檔案與企業文化的關系。企業文化是企業的靈魂所在，而企業檔案為企業文化提供了大量的可借鑒參考的歷史文獻，反之，企業文化又影響企業檔案收集范圍和價值及鑒定工作。企業的檔案工作對人力資源管理文化，開發企業誠信文化，建立企業形象系統，都有著無可替代的作用。因此說實現企業檔案的文化價值，也是企業檔案的重要作用之一。二者是相輔相成的關系。

基層企業檔案管理部門可收集企業榮譽檔案，編制歷年來單位業績表格，還可搜集有意義的實物和個人突出業績等資料等等，建起本單位的展室，表現一個單位的歷史和健康發展的榮譽(當然，重大失誤和事故也不回避，這是警示人們不犯或少犯錯誤的重要方式。也要人們從中汲取教訓，把失敗作為成功之母)，以鼓勵人們開拓進步的信心和決心。

與此同時，編寫企業史志，編寫先進人物宣傳冊，還可以以此為題材，編寫各類宣傳作品，這一切均說明檔案與企業文化的緊密關系。

再次，檔案工作為領導決策管理、員工工作提供借鑒和參考。這是企業檔案無可替代的功能。實踐證明，重視檔案的收集和利用的單位，其開拓發展與不重視這項工作的單位有著明顯區別。