新時期高校教學檔案的作用及管理策略初探

徐 蔚

(重慶交通大學 重慶 400074)

高校教學檔案是學校教學活動和教學管理工作狀況的真實記載，是以文字、圖表及聲像等形式形成的歷史記錄材料，是反映和評價教學質量及教學管理水平的重要依據，具有保存價值。它能真實地反映教學與管理工作的全部歷史過程，因此，在高校教學檔案管理工作中，必須做到思想高度重視，認識明確，管理到位，才能真正發揮其重要作用。

一、高校教學檔案的作用

高校教學檔案的作用，主要有如下幾個方面:(1)核查與憑證作用。教學檔案是高校教學活動和教學管理工作狀態的記載。它不同于一般文書檔案，是全體師生員工在教學活動中形成的，準確地反映了學校主要教學活動的全貌。因此，在核查材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質疑的證明材料和重要依據。高校在開展教學研究活動、對教學質量評估、編寫校史、查閱學生學習成績及學籍管理工作中，教學檔案都起著重要的歷史憑證作用。(2)為教學研究與評估提供重要依據。教學檔案記錄著教學活動中的經驗和教訓，反映著教學改革和研究的成果。為了提高教學質量，必須不斷總結教學經驗，研究教學內容，更新教學方法，這些都離不開以知識密集、信息集中及數量多廣為特點的教學檔案。教學檔案記載了歷年的教學及其管理工作，可以作為現階段教學及其管理工作的科學依據，為教學評估、教學改革和科研工作提供重要素材。教師和學生是教學活動的主體，教學活動是教與學的雙邊活動，因此，說得具體一點，教學質量的高低，在很大程度上取決于教師所傳授知識的科學性、新穎性和系統性，以及學生對知識接收以至消化的能力，而通過對這些有關內容的研究，可以分析教師的教學質量的好壞和水平的高低，作為對教學效果和學校管理水平進行評估的依據。例如，通過對教學計劃、課程安排、專業設置、學校教學與評優活動及畢業生狀況等情況的分析，就能反映出一個學校總體教育水平的高低，就可以對學校的綜合教學水平狀況評估；同樣，通過老師歷年的教案、學生評價等測評材料，就可以看出教師的教學態度、能力和專業水平。特別是檔案管理進入計算機管理時代之后，這一系列的資料、信息都可在計算機中保存，實行信息化檔案管理手段，這使評估結果更為準確、客觀、公正。(3)教學檔案為教學管理工作反饋信息。既然教學檔案來源于教學管理活動之中，就必然會涉及到教學環節的各個方面。因為，它不只是孤立地反映各個單一材料，而是相互關聯地反映一定時期教學管理活動的整體材料。單一材料只能反映局部教學活動的某些方面，而整體材料則能反映教學管理活動的總趨勢。因為，局部與整體之間，既有區別，又有聯系。教學活動中出現的問題，會迫使教學管理工作者做出相應的調整，又會使教學活動程序發生新的變化，如此一來，整個教學管理工作就是一個不斷把信息輸送出去又不斷接受教學活動的反饋信息，然后再根據反饋信息對教學管理工作進行調整、改進，如此循環往復，不斷取得最佳效果的過程。在這個過程中，通過局部環節所透露的信息，往往會反映到整個教學活動之中，從而記錄在教學檔案資料上，供人們隨時查詢。只要我們平時注意及時收集、整理日常教學活動中產生的各類文件、資料，注重對它們的分析、歸類和保管，就可以及時發現對教學管理有用的情報和信息。這對提高教學管理工作水平，適應現代化教育改革的要求，是非常有益的。(4)教學檔案具有院校間相互學習和交流的作用。隨著教育改革的進一步深入，開放式辦學使得院校間相互交流、借鑒，已成為院校提高教學質量和管理水平的必要方式，教學檔案可為此提供翔實的交流資料。教學檔案保存的是否完備對教學管理、教學改革和教學質量都有著重要的作用，因此，怎樣搞好教學檔案管理工作就成為高校教學檔案管理工作者應該認真研究的問題。

二、高校教學檔案管理工作的策略

在高校的管理工作中，只有充分認識到教學檔案的重要作用，并結合實際，進行認真的思考，采取相應的有效策略，才能提高教學檔案的管理水平，發揮其應有的作用。

1.加強領導，增強檔案意識

校領導要高度重視和支持教學檔案工作，把教學檔案工作納入學校管理工作計劃，作為教學管理工作的一項重要內容來抓。高校檔案部門對檔案工作應加強考評和業務指導。教學工作水平評估利用大量的教學檔案是對檔案工作最實際、最有效的宣傳。不僅應引起學校對檔案工作的高度重視，而且對教職員工進行了一次全員性檔案工作重要性的教育，通過宣傳教育，使廣大教職工了解歸檔范圍，提高檔案利用意識。教學工作水平評估的結果直接影響一所高校的聲譽和地位，是關系到學校命運和前途的大事，評估工作受到校領導和廣大教職工的密切關注，因此，我們應重視教學檔案的管理。

2.建立行之有效的管理體制

建立起由分管領導、教學部門負責人、教學部門專職教學秘書等組成的教學檔案管理網絡，明確崗位責任制，實行定期檢查制度，確定教學檔案的內容、保存的范圍和期限。通過各種渠道，在教師中宣傳校級教學檔案材料的收集內容，將教學材料的歸檔工作同教學部門教師的年終考核、職稱評聘、獎勵等掛鉤，增強教師的歸檔責任感和積極性。確定一名干部主管檔案工作，成立校綜合檔案室，負責全校檔案的綜合管理，各院、處、室明確一名兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，形成一個以檔案室為中心的強有力的管理網絡。

3.提高教學檔案管理人員的素質與水平

教學檔案管理工作是高校的一項基礎性管理工作，是強化教學管理、科學規范教學活動和教學行為、深化教學改革、不斷提高教學質量必不可少的管理環節。檔案人員不僅要精通檔案管理業務，還要了解所涉及的專業知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現代化管理的基本技能，如利用計算機儲存、檢索；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學管理、主動服務、有效提供信息資源的意識。因此，必須提高教學檔案管理人員的素質與水平，加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作。通過各種形式的培訓，拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。

4.做好教學檔案的收集、整理工作

根據高校教學檔案的特點，其管理工作主要包括對本單位一個管理周期內全部教學活動和管理工作真實情況的采集和整理。教學檔案原始資料的采集、收集工作，是搞好教學檔案管理的基礎工作，沒有原始資料采集的全面性和真實性，就沒有教學檔案的科學性和指導性。由于教學活動的多樣性、廣延性，參與人員的多方位性、多層次性，且又是一個動態過程，教學活動原始資料的采集、收集工作是十分復雜和難做的，只有參與教學活動和管理工作全體人員的高度重視和積極參與，才能收到良好的效果，這是做好高校教學檔案管理工作首先要處理和解決好的一個關鍵問題。以期末考試為例，每個學期期末考試結束后，應建立相應檔案，內容應包括試題、試卷、學生成績、考場記錄、試卷與成績分析等信息資料。這不但可以及時做好學期結束工作，總結該課程教學成績、經驗和存在的不足，還可以為下一學期考試工作提供借鑒，不斷提高考試工作的管理水平。但在實際工作中，有的未能及時做到，有的是信息收集不齊全，有的是試卷成績分析沒做或沒做到位，造成原始信息丟失或失真。

高校教學檔案的收集、整理工作很繁瑣，也很辛苦。但只有通過收集、整理才能使教學實踐過程中的文件材料轉化為教學檔案，這是做好教學檔案工作的第一個步驟，教學管理人員，必須認識到教學檔案收集工作的重要性，切實做好教學檔案資料的收集工作，并進行科學的分類整理，為發揮其應有的作用打好基礎。高校教學檔案的整理也要根據國家和高校檔案分類目錄進行，并按照學校檔案分級管理的要求歸檔、存儲在相應的管理部門。由于教學檔案的特殊性，如原始資料來源龐雜繁多，形式多樣，因此，在分類整理過程中，要篩選那些對教學工作質量、教學管理工作水平及效果影響較大的資料建檔，并做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，通過整理使每卷檔案達到完整、真實、精煉、實用。

5.應用新技術，實現教學檔案的信息化管理

檔案信息化是以信息技術廣泛應用為主導，以檔案信息資料建設為核心，以信息網絡為平臺，以信息人才為依托，以檔案信息法規、政策、標準為保障的綜合體系。目前，在我國檔案信息化過程中，仍存在人、財、物投入不到位及檔案信息安全等問題。由于高校教學檔案具有多科性、多樣性、層次性、時序性和成套性等特點，加強高校教學檔案信息化建設既有利于提高教學檔案的管理水平，也有利于提升教學檔案的服務效率。隨著高校規模的擴大、層次的提高，生成的相關教學檔案成倍增加，如果不利用信息技術手段，就很難適應形勢發展的新要求。就目前高校教學檔案管理工作的實際情況看，信息化管理應從如下兩個方面入手:(1)加強電子文件和電子檔案的管理。這有利于教學檔案工作與高校教學實踐活動、教育教學改革快速接軌，既能使教學檔案卓有成效地為高校教育教學改革提供服務，又能抓住機遇快速推進檔案信息化建設的進程。(2)加快探索紙質檔案的數字化。對紙質教學檔案的數字化要有序、規范地進行。在數字化標準尚不明晰的情況下，可先進行高校教學檔案框架、目錄的數字化工作，待條件成熟時再全面進行紙質檔案的數字化。

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