電子政務背景下電子文件的風險管理

戴 旸,汪維剛

(1.安徽大學管理學院,合肥 230039;2.桐城師范高等專科學校理工系,安徽桐城 231402)

隨著信息技術的迅猛發展,國家機關、社會組織及個人對信息技術的依賴越來越大,生產生活中產生的電子文件的數量也與日俱增。這些電子文件,真實地記錄和反映了機關、企事業單位以及個人從事的工作、學習和活動,具有重要的憑證性和參考價值。保障電子文件的信息安全,是電子文件管理活動中的重要命題。海量電子文件,大部分來源于電子政務和電子商務等活動,其中尤以電子政務中產生的電子文件的信息安全更為重要。本文將主要圍繞電子政務環境下電子文件信息安全的問題與對策,展開研究和探討。

一、電子政務及電子文件信息安全

(一)電子政務及其信息安全

電子政務是指政府部門在現代信息技術、網絡技術的支持下,轉變管理和服務職能,利用網絡實現政府組織結構和工作流程的重組優化,超越時間、空間和部門分割的制約,向全社會提供高效、優質、規范、透明和全方位的服務。電子政務發展至今,已日漸成熟和完善,但其安全問題卻始終不容小覷。管理人員安全意識的缺乏、管理手段的落后、政務系統本身的漏洞和缺陷等,都會影響到電子文件信息的完整保存和安全使用。虛假有害信息有增無減,過時冗余信息喧賓奪主等都使得電子政務面臨著安全威脅。

(二)當前電子文件信息安全保護政策的局限性

電子文件的信息安全理論與實踐研究發展至今,不過十余年的時間,就能形成如此系統、完備的理論體系并付諸于實踐,確實值得肯定與鼓勵,但不得不承認的是其中還存在一定的局限性。當前的電子文件信息安全研究多集中于原因分析,目前已基本達成共識。所制定的政策雖涉及管理制度、技術保障、人才隊伍建設等方面,但大多較為膚淺,并未做深入的闡釋。一些措施理論性很強,但實踐起來卻很困難,時間和金錢上的成本很高,如同紙上談兵,沒有具體的操作程序可以執行。工作人員在操作過程中,隨意性很大,這無疑會給電子文件帶來危害。

二、電子政務背景下電子文件的風險管理

(一)電子文件風險管理概述

風險管理貫穿于信息系統的整個生命周期,具體包括對系統中安全風險的識別、評估和控制。首先,電子文件風險管理思想將電子政務活動中產生的電子文件看成是國家機關正常運作和管理不可或缺的重要資源,國家機關和個人有責任采取有效措施,使這些信息資源免受威脅,或將這些威脅降至最低,以維護和保障電子政務的正常運作,而這一有效措施就是堅持電子文件的風險管理。其次,電子文件風險管理思想認為風險管理是電子文件管理活動不可分割的重要組成部分,而絕非簡單的附加,實施風險管理對于提升電子文件管理效果和水平具有重要實踐價值。電子文件管理人員有責任借助風險管理,獲取創新的靈感,以完善和加強電子文件管理。再次,同傳統的文檔管理一樣,電子文件風險管理應堅持以防為主,即積極主動地防范,加強對風險的前期監控,進而針對性地進行處理和控制。最后,電子文件風險管理研究是應用性和實踐性很強的研究,僅僅停留在方法論層面是不夠的。要選擇適當的案例進行實證分析,堅持定性與定量研究相結合,分析具體文件風險,在風險評估的基礎上進行總結和分析,進而提出多種解決方案,突出風險管理的實用性,從個別到一般,從實踐上升到理論,形成正確普適的理論體系,進而指導實踐。

(二)電子政務背景下電子文件風險管理步驟

電子政務背景下電子文件風險管理的最終目的是及時發現并分析電子政務活動中存在的電子文件安全風險,對可能出現的風險進行控制,以保證電子政務活動順利、有序地進行下去。總的來說,電子政務背景下電子文件風險管理主要包括四個步驟,依次是風險識別、風險評估、風險應對以及風險監控。

1.電子文件的風險識別

電子文件的風險識別首先是風險認知,即對電子文件所面臨的各種風險采取有效的方法進行系統地考察、了解和認知,并總結和判斷風險的種類、性質及可能發生的后果,以便政府工作人員和文件管理人員增強風險的識別和感知能力。針對電子政務活動中產生的大量電子文件,風險管理系統應依據全程管理原則,從電子文件生成之初,即對其價值和相關信息進行識別。同時,風險管理還要分析各種風險事件存在和可能發生的原因,并了解潛在風險的狀況,為風險管理后續階段的展開做好準備。

2.電子文件的風險評估

電子文件風險評估是科學計量和評價電子文件管理系統安全性的過程。這個過程充分運用了定量分析的方法,對文件中所存儲信息的保密性、完整性和可用性等安全屬性進行科學判定,進而測算出電子文件及相關資產的脆弱性、潛在的威脅及潛在威脅發生的可能性,最后還要評估種種威脅通過系統漏洞對電子文件及相關資產進行破壞所造成后果的嚴重性。

電子文件的風險評估是其風險管理工作最根本的依據。在電子政務活動中,對電子文件進行風險識別之后,應依據文件的生成單位、生成事由及存在狀態類判定其價值,辨明其真偽,分析和識別管理系統中存在的漏洞以及系統外可能發生的威脅,并進行實時監控。同時,本著效益原則,核定風險管理的成本,依據文件價值和管理成本來確定風險管理等級。

3.電子文件的風險應對

電子文件風險應對的目的是最大限度地減少因文化管理失當而造成的損失。電子文件在經過風險識別、分析評估之后,就需要采取措施處理風險,因此風險應對階段是整個風險管理過程中實踐性較強的階段,直接影響到風險管理的效果。具體來說,風險應對要加強電子政務活動中各種易造成風險的因素的管理,合理規避風險的發生,及時彌補風險后果并阻止其擴散。

4.電子文件的風險監控

電子文件風險監控的目的是將微觀的、具體的風險管理上升到宏觀的、普適的風險管理,加強對整個風險管理活動的跟蹤、評估和反饋,以保證電子文件風險管理能夠有效有序地開展。同時,對于電子政務活動中出現的突發事件,也能及時發現,并妥善解決,避免情況的惡化。

除了以上四個主要步驟外,電子文件的風險管理部門還應該認真總結風險管理經驗,及時報告風險管理結果,保證電子政務活動的高效、順利開展。

(三)電子文件風險管理保障

電子文件的風險管理得以順利展開并產生效果,除了嚴格執行風險管理的主要步驟外,相關的保障措施也同樣必不可少,筆者試擇要敘述如下:

1.加強制度建設,制定戰略目標

在電子文件的風險管理中,應該建立健全電子文件風險管理制度,加強電子文件風險管理機制的組織建設。應選定一位主要領導專門負責電子文件風險管理,安排專門的工作人員負責處理風險管理的日常事務,保證電子文件風險管理日常事務的正常運行,確保風險管理機制的長效運作。同時,制定切實可行的電子文件風險管理戰略目標,定期研究分析風險管理的實施進程,及時解決風險管理中存在的問題,劃定風險管理的工作重點和要求,有重點、有計劃、分步驟地展開電子文件風險管理。

2.多部門聯動,加強合作

電子政務背景下電子文件風險管理工作的有效開展需要多部門的共同協作。政府部門、文件形成部門、檔案部門及具體工作人員應明晰各自在管理活動中所承擔的責任,以強烈的責任感和使命感對待電子文件的風險管理,積極構建風險管理運行機制,優化電子文件風險管理流程。

3.開展風險教育,提高風險意識

在過去一段時間里,電子文件的信息安全未能很好地得到保障,重要原因就在于風險意識不強。當前,各部門在日常管理中,要積極加強電子文件風險教育工作,教育的對象既包括政府工作人員、電子文件管理人員及檔案人員,還應該包括電子政務的用戶。各部門還要通過多種方式宣傳電子文件風險管理的基本知識。

三、結束語

電子文件信息安全管理關系到電子政務建設的質量和效果,是電子政務建設的關鍵所在。風險管理是一個從理論到實踐,再從實踐到理論的過程,將風險管理引入電子文件信息安全建設,有助于加強電子文件信息安全,推動電子政務的建設。而電子文件的風險管理也在不斷地循環往復中得以逐步完善,進一步推動電子政務建設和電子文件信息安全建設的進步和完善。

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