商務英語函電在對外貿易中的作用

張家口教育學院 張文莉

商務英語函電在對外貿易中的作用

張家口教育學院 張文莉

商務英語函電是一種行業函電，即用商業上的事務英語來傳遞信息的函電，主要用于對外經濟貿易活動當中。隨著經濟的飛速發展和信息技術的迅猛提高，商務英語函電的應用也越來越重要。作為現代貿易活動中最有效、最常用的通訊手段，商務英語函電能夠準確、具體地為貿易雙方傳遞各類商業信息，很好地為貿易雙方搭建一個信息溝通的橋梁，已經成為現代對外貿易中不可或缺的組成部分。

商務英語函電 對外貿易 作用

1 商務英語函電和對外貿易的概述

由于英語是世界上最通用的語言，因此，在國際貿易活動中的信息傳遞以英語為主，我們稱之為商務英語。商務英語作為國際貿易中的主要用語，不同于一般的生活學習常用英語，有著獨特的語言風格，有著貿易的專業性。商務英語函電就是在對外貿易的經濟活動中，以專業貿易英語來進行貿易雙方的函電往來。在對外貿易中，商務函電的作用表現為三點：一是往來信息傳遞；二是處理貿易活動中的相關事宜；三是促進溝通，聯絡感情。商務函電的通訊方式多種多樣，常用的有信函、傳真、電報、電子郵件等方式。由于商務函電是聯系公司與客戶的工具，在對外貿易中更是買賣雙方的紐帶，所以，商務函電的種類更是五花八門，大致可分為詢問函、答復函、請求函、告知函、商洽函、聯系函。在涉及外貿業務的各個環節中，從使用功能還可以分為很多種類。

站在一個國家或地區的角度，看待與其他國家或地區進行商品、勞務和技術的交易活動就是對外貿易，也可稱為國外貿易。由于對外貿易的形式具有多樣性，所以，對外貿易的分類按不同形式可分為四大類：

由于對外貿易過程中的商品形式與內容不同，按交易內容可分為貨物貿易、技術貿易與服務貿易；在對外貿易過程中，由于交易方向的不同，可分為進口貿易、出口貿易、過境貿易、凈出口與凈進口貿易、復出口與復進口貿易；在交易過程中，由于交易對象不同，可分為直接貿易、間接貿易與轉口貿易；對外貿易過程中，受地域限制，導致運輸方式的不同，根據運輸方式的不同，可分為海運貿易、空運貿易、陸運貿易以及多式聯運等。

2 在對外貿易過程中，商務英語函電起到的作用

隨著社會的不斷發展進步，信息技術已經充分應用到社會的各個領域，人類已全面進入信息技術社會。在業務交流中，信函的應用已經不能適應迅速的信息變化，從而被傳真、電子郵件等通信手段替代，雖然在信息內容及形式上沒有多大變化，但是運用信息技術來傳遞信息更加方便、快捷，而且很大程度上減少人力、物力的消耗，節約時間。可以說，電子郵件和傳真就是省時省力地傳遞信函。現階段，在電子商務環境下，各種貿易都可以在網上輕輕松松地完成，隨著電子商務的發展，進行貿易的效率越來越高，國際貿易的發展也越來越趨向于網絡化、電子化。自從我國加入世界貿易組織后，我國與其他國家的經濟交往越來越頻繁，無論是經濟貿易還是技術合作方面都得到了長足的發展。國際上的商務合作日益加強。目前，在對外貿易活動中，商務交流以及信息傳遞百分之九十八用的是電子郵件，可見，商務英語函電在當今國際貿易飛速發展、世界經濟一體化步伐不斷加快的情況下，已經成為商業交流、企業貿易交往必不可少的手段。在對外貿易過程中，從企業間建立業務關系到達成交易等各個環節以及這些環節中出現的問題都需要通過函電進行，而且商務英語函電可以作為重要的法律依據來解決在貿易過程中出現的糾紛、問題。因此，現階段對外貿易中英語函電能夠起到的作用是非常大的。商務英語函電在對外貿易過程中的作用主要有以下幾點：

(1)對貿易全球化的實現起到了積極的推動作用

由于在國際貿易中存在很多需要貿易雙方考慮協商的問題，貿易活動中由于雙方的地域、時間以及空間等客觀因素的限制，導致在貿易開展之后，會有很多繁瑣的問題相繼出現，使貿易的進行受到很多阻礙，不僅復雜多變，增加人力、物力消耗，速度會因此而變得緩慢，而且很大程度上存在安全隱患。這就需要貿易雙方反復進行交流協商，傳統的貿易通訊方式不能滿足雙方在貿易過程中及時協商解決問題的要求，使得貿易雙方不得不反復進行面對面的洽談交流，這是一個非常繁瑣的過程。現代商務英語函電的興起，為企業提供了與國外企業進行貿易交流的快捷的通訊方式，不論哪里的客戶、合作伙伴，不論遇到多少問題，都不需要費時費力地進行面對面洽談協商，也不需要隨時隨地的與客戶交流信息意見，外貿企業可以在全世界范圍內開展新的業務，尋找新的合作伙伴，不再受到地域的限制，從而進一步實現貿易全球化，這些都是建立在信息技術與商務英語函電的發展基礎上的，商務英語函電作為必不可少的一部分，起到了積極的推動作用。

(2)能夠極大地促進對外貿易的增長

現階段，信息技術有了長足的發展，在電話、傳真的基礎上，企業可以進一步建立網絡平臺，通過網絡平臺來展示自己，更快捷的與貿易合作伙伴交換信息，更進一步的加快對外貿易的發展，一些中小型企業也可以在商務英語函電這種方便快捷的全球通訊方式下，尋找新的貿易伙伴，并尋找機會擴大貿易規模，更迅速地促進對外貿易的增長。

(3)可以提高外貿企業的工作效率，減少貿易過程中的人力、物力消耗，降低成本

商務英語函電在對外貿易中除了能夠使貿易雙方更快捷地處理糾紛，協商解決問題，還可以更快速地把貿易過程中的相關信息及時傳遞給客戶或合作伙伴。由于傳統的通訊方式如傳真、信函是以紙文件的方式傳遞信息的，客戶或合作伙伴收到信息需要整理、分類、存檔，這樣既耗時又耗力，極大程度上降低了工作效率，不能及時把信息反饋給發送方。而以函電的方式傳遞信息，有效減少了對文件信息的整理、存檔等環節的工作量，提高了工作效率，還能夠在對外貿易過程中降低成本。

(4)可加深企業與客戶之間的聯系，起到聯絡感情的作用

由于商務英語函電具備快捷、方便的特點，使得在對外貿易過程中，外貿企業可以隨時與客戶或合作伙伴交流，加深企業與客戶之間的聯系，可以起到聯絡感情的作用。而且對于新客戶的發展也起到了巨大的作用。隨著信息技術的飛速發展、電子商務的興起、貿易的全球化，商務英語函電也逐步發展起來，各種各樣的通訊方式(MSN、黑莓等)的使用，使國際貿易的通訊更加快捷、方便。更加方便外貿企業之間的交流，對于外貿企業擴大業務規模、發展新客戶、加深老客戶合作關系有著不可忽視的作用。

(5)對于貿易雙方起到了媒介的作用

隨著貿易的全球化，由于商務英語函電能夠準確、具體、迅速地為貿易雙方傳遞各類信息，為貿易雙方搭建起了信息交流的橋梁，對于貿易雙方起到了媒介的作用，商務英語函電已經應用到對外貿易的各個環節之中。對于對外貿易，商務英語函電已經成為一個重要的組成部分，能夠推動貿易的全球化發展、促進對外貿易的增長、提高外貿企業的工作效率、降低成本，從而促進外貿企業的發展等作用來看，商務英語函電在對外貿易中是必不可少的，占據舉足輕重的地位。但隨著信息技術的發展，雖然商務英語函電的發展越來越完善，但仍然存在一些安全隱患，值得我們重視。由于商務英語函電的快捷方便，一些企業在進行技術貿易的時候，或傳輸一些重要信息文件的時候也使用商務英語函電的方式。因此，在使用時應多注重安全問題，可以設定密碼來保護客戶信息或者重要信息資料等，以防“黑客”掌握利用電腦系統，竊取機密數據資料；此外，在傳輸信息被中斷或者由于軟件的缺陷而存在的安全隱患，也值得我們注重，及時發現并加以完善，防患于未然。

3 結語

現階段，雖然商務英語函電的發展越來越迅速，商務英語函電的運用越來越完善，但還有很大的發展空間，我們要重視商務英語函電在對外貿易中的巨大作用，不可忽視商務英語函電存在的安全隱患，不斷完善運用以及增加在運用過程中的安全系數，相信在不斷的發展中，商務英語函電將會在全球廣泛使用，真正實現信息全球化、貿易全球化。

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1005-5800(2010)11(c)-234-02