提升新建高校檔案管理水平的有效途徑

溫艷秋

（德州學院，山東 德州 253023）

在國家積極引導和地方高等院校的努力下，一些有實力的地方大專院校通過合并重組組成本科院校。學校的性質由“教學型”轉變為“教學研究型”，本科招生、教學、科研成為學校工作的主流，而檔案工作由于多種原因，至今未引起足夠重視，存在著一些突出的矛盾和問題。

高校是國家培養高級知識人才的重要基地，高校檔案工作直接反映各高校培養人才的各個環節，真實地記錄了高校發展的整個歷程。所產生的各類檔案，不僅是歷史的鏡鑒和寶貴的信息資源，也是學校一份豐厚的無形資產和學校權益的載體，是學校管理、教學、科研的必要條件和進行決策的參考和依據，是教學能力、科技儲備的有力手段，更是國家檔案資源的重要組成部分。作為新建高校，在學校的性質發生變化后，如何站在對歷史負責、替未來著想、為現實服務的高度上，抓住機遇，以創新機制為動力，以依法治檔、科教興檔為保障來提升檔案管理水平，是我們必須認真面對和探討的課題。

縱觀新建高校，檔案工作整體發展是不平衡的，尤其是職業技術學院的檔案工作更薄弱。主要存在四個方面的問題：一是新建高校尤其是職業技術學院全員檔案意識不強，檔案機構不健全，人員配備不適應檔案工作需求。檔案工作水平整體滯后于本校的教學、科研、管理等工作，業務管理水平更是滯后于國家和省主管部門對檔案業務管理的規范要求；二是檔案管理機制運轉不力，部分新建高校沒有依法對學校的全部檔案實現集中統一管理，歸檔材料的齊全、完整性較差；三是檔案安全保管與規范管理水平較低，存在庫房面積狹小、設計不規范，檔案安全保管得不到有效保障；四是檔案信息化建設滯后，很多新建高校尚未建立檔案目錄數據庫；有的雖然配備了計算機，但未配置檔案管理軟件，只能實現單機下的檔案檢索；還有少數新建高校檔案館（室），甚至連計算機、掃描儀等基礎設施都未配置。這些問題對新建高校檔案事業的發展至關重要，必須加以解決。認真回顧總結多年來的工作實踐，筆者認為，要提升新建高校的檔案管理水平應從以下五個方面著手并付諸努力。

一、校領導要加強對檔案工作的支持

校領導作為學校各項工作中最高的決策者、指揮者和組織者，應高度重視檔案在學校發展中的重要作用，嚴格按照中華人民共和國教育部與國家檔案局在2008年9月1日正式施行的《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）的規定，從五個方面入手，對檔案工作加強領導：一是實行校長領導檔案工作，分管校領導協助校長負責的高校檔案工作體制，落實責任，加強管理；二是將檔案工作納入學校整體發展規劃，認真研究和解決學校檔案工作中的實際問題，建立健全與辦學規模相適應的檔案機構及管理體系；三是把檔案的形成、管理和利用服務工作質量考核指標有機地納入高校工作質量考核體系中，納入各部門各單位工作計劃，納入有關的職責范圍，將學校教學、科研、管理各項工作與歸檔工作同步布置、同步檢查、同步總結、同步驗收；四是加大對檔案工作的經費投入。把發展檔案事業所需經費列入學校預算，確保檔案工作需求。要設立檔案信息化專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行；五是關心檔案工作人員的政治和生活待遇，努力解決他們的實際困難。對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規采取有效的防護措施，保障其依法享有工傷社會保險待遇及規定補貼。對專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。努力為學校檔案管理工作的開展創造良好的環境和條件。

二、建立健全檔案管理工作制度

搞好制度建設，是做好檔案工作的關鍵。新建高校在嚴格執行檔案法律、法規的基礎上，結合本校各門類檔案管理的具體情況，制定切合實際的檔案管理工作制度。以德州學院校為例：檔案管理規章制度大致可分為以下幾類：一是學校檔案管理辦法，既是國家有關檔案法規在學校的具體體現，又是學校檔案工作能健康順利開展的有力保證；二是各類檔案文件材料的歸檔范圍、歸檔辦法保管期限表等業務性文件，這些文件不僅是各職能部門在歸檔工作上的指南，同時也是各部門審查立卷的依據；三是檔案分類、保管、利用方面的文件，這是檔案工作者分類、整理、立卷、庫房管理和借閱利用工作的依據，是確保檔案案卷質量和檔案安全的法規性文件；四是檔案人員崗位職責和職業道德規范方面的文件，這是規定檔案人員的職責范圍，規范檔案工作者的行為準則，也是全校專、兼職檔案人員年終考核的依據。

健全的規章制度和嚴格的工作程序，才能使學校檔案的收集、整理、保管、保密、鑒定、統計、利用等各項工作得以順利進行，使檔案管理逐步規范化、標準化。

三、加強檔案資源建設

1.抓好檔案資源的源頭建設

當今社會，誰擁有資源，誰就占領了競爭的制高點。檔案資源作為檔案工作的立業之本，是實現檔案事業可持續發展的重要基礎性工作。新建高校要嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》規定，實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，學校各機構應認真履行職責，按照檔案收集整理歸檔要求，認真及時組織整理立卷工作，采取有效措施，切實把從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的，具有保存價值的各種類型、各種載體形式的11大類文件材料收集齊全完整，按照校檔案管理標準規范分類、整理歸檔，切實做好檔案資源的源頭建設。

2.圍繞學校中心工作，做好重大活動檔案的收集

檔案機構要牢固樹立“圍繞中心，服務大局”的觀念，緊緊圍繞學校黨委行政中心工作，找準為學校中心工作的結合點和切入點。對學校的重要活動、重大事項、重要科研項目和重點建設項目，事前就積極做好相關檔案收集保管法規知識宣傳工作，事中要全程跟蹤指導服務，事后認真做好專項檔案的收集、整理、歸檔工作，確保重大活動檔案的齊全。

3.建立名師、優秀學生檔案，定期展覽，彰顯學校風采

在學校檔案部門創建“本校名師、優秀學生檔案庫”，并制定印發《學校名師、優秀學生檔案管理暫行辦法》。積極征集自建校以來，長期工作在第一線并在某一領域、某一學科做出過貢獻、影響巨大，得到學校和學術界認可的名師檔案資料。以及在參加全國、全省舉辦的各種大學生競賽中取得佳績或有個人發明等優秀學生的檔案資料。名師、優秀學生檔案庫的建立，不僅豐富了館藏，有效地宣傳了名師、優秀學生對學校進步、社會經濟發展做出的卓越貢獻，還弘揚了他們的精神風范，同時也會大大提升學校的知名度。要清醒的認識到，只有把檔案資源建設擺在突出位置，把豐富館藏資源作為檔案資源建設的重中之重，才能在確保檔案齊全完整的基礎上，豐富館藏，突出辦學特色。

四、推進檔案信息化建設

檔案信息化建設是國家信息化的重要組成部分，是檔案事業發展的必然趨勢，是實現檔案資源社會共享的根本途徑。新建高校應高度重視檔案信息化建設工作，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與學校信息化建設同步發展。按照國家有關電子文件歸檔與管理規范的要求，結合本學校實際，科學制定發展規劃和實施方案，盡量加大投入購進必備的計算機和其他先進的辦公自動化設備，盡快建立一套現代化的信息管理網絡系統，使檔案信息化建設穩步推進。尚未開展檔案信息化工作的新建高校，應力求三年內建成檔案目錄數據庫，實現查閱檢索檔案目錄的現代化?；A條件較好的新建高校應建成檔案原文數據庫和多媒體數據庫，使館（室）存檔案全部或大部分數字化。同時在本校校園網上，開設檔案信息查詢利用窗口，提供可公開信息的公布、檢索利用，以及公益性信息服務。實現公開檔案信息的社會共享，更好的為學校、師生、社會服務。另外，檔案實行信息化管理具有快捷、優質、高效的特性，但同時存在著安全問題。一方面，要利用當前各種技術手段的不斷推出，升級更新來加以防范。包括加密技術、簽署技術、防寫措施、網絡監控技術和防問權限控制技術等，都是有效手段，應充分綜合運用，提高安全性。另一方面，檔案部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度加以防范，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環節解決信息失真的隱患。

五、提高檔案管理人員的綜合素質

國以才立，政以才治，業以才興。檔案事業的發展同樣在于人才。目前新建高校檔案干部隊伍面對新形勢新任務還有諸多不適應，充實相應數量的檔案人才并不斷提高其整體素質已成為當務之急。

1.建立科學、客觀、公正的考核體系

通過培養、引進和人才流動等方式，真正把政治素質高，組織管理能力強，具有開拓創新意識，適應檔案管理現代化、信息建設要求的專業人才，選配到檔案管理崗位上來，改善新建高校檔案系統人才結構。

2.建立不同層次的在職教育培訓模式

加大培訓力度、加快培訓步伐，變一般性的號召為強制性要求。有針對性、實效性的對檔案工作人員進行不同層次的業務文化知識和相關科學知識、現代化管理技術的培訓和學習。并為他們提供學習深造、交流鍛煉的機會，讓檔案工作人員在干中學，在學中干。

3.建立與工作成績掛鉤的獎勵制度

用職業光榮感激勵人心，用共同事業凝聚人心，用正確導向引導人心，堅持以成績論英雄，讓肯干事、能干事、干成事的人得到褒獎和重用。如：設立重點項目優秀獎，獎勵承擔完成檔案重點工作和重大項目的主創人員。設立工作創新獎，獎勵在檔案工作中開拓創新，取得獨創性成果并得到推廣應用的人員等，可以設立多種獎勵項目，激勵人才的發展。獎勵不僅限于獎金方面，也可以表現在外出學習、優先培訓、破格晉升職稱、優先提拔等方面。讓不思進取、無所事事的人感到壓力和危機，從而引導大家把心思都用到工作上，形成推動事業發展的強大合力。

4.建立終身學習的觀念

檔案工作人員要增強學習的自覺性和緊迫感，抓緊學習、發奮學習、終身學習。用科學的理論來武裝自己，不斷提高思想理論水平和政策水平；用專業知識來提高自己，刻苦鉆研檔案業務，努力掌握新形勢下檔案工作需要的各種新知識、新技能，真正成為檔案工作的行家里手；用良好的作風激勵自己，不畏困難，積極進取，無私奉獻，有所作為。

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［3］張煥.談檔案人員應具有的素質［J］.山東檔案，2009，（2）：11-12.