基于集成數據庫系統的預算管理軟件

　　【摘要】 文章分析預算管理軟件系統需求，并據此提出了系統設計的框架。預算管理軟件開發的難點不在軟件設計本身，而在于數據采集方式的確定，目前的方案都存在問題。筆者提出了一個解決方案，就是集成的數據庫系統。
　　【關鍵詞】 全面預算； 預算管理軟件； 會計核算軟件
　　
　　現代企業的管理缺少不了信息系統。企業常用的信息系統除了會計核算軟件之外，還有各種形式的ERP系統，如MRP，MIS（醫院是HIS）等。這些軟件系統的數據庫是相互獨立的，這種獨立對于一般的企業應用不會產生問題。然而，當企業推行全面預算，產生了對預算管理軟件的需求時，獨立的數據庫系統的問題就暴露出來了。唯一的解決方案是創建集成的數據庫系統。
　　
　　一、預算管理軟件的系統需求分析和設計
　　
　　企業的預算管理就是用數據描述企業的發展計劃。為了使企業的每一個員工都能夠和企業的發展目標保持一致，企業應該推行全面預算。一方面，每一名員工都有自己的預算目標；另一方面，企業的預算指標應該涵蓋企業業績的各個方面，不是單純的資金預算或單純的成本預算。而且，為了激勵員工努力完成預算目標，預算還應該與獎懲掛鉤。因此，從企業的控制激勵職能而言，預算是企業的績效考核系統的具體實施，預算目標也是企業績效考核指標的分解。
　　預算管理軟件方便企業預算管理工作的實施，其基本的功能包括預算編制、預算反饋、預算分析三部分。具體而言，預算管理軟件的系統設計如圖1。
　　
　　二、預算管理軟件開發關鍵問題
　　
　　從上面的系統設計可以看出，預算管理軟件的設計從流程角度而言并沒有什么難點，但是什么原因造成了目前預算管理軟件在應用上不盡如人意的狀況呢？根源在于數據采集設計上。數據采集方式有兩種：一是預算管理軟件有自己獨立的數據庫系統，采用這種方式數據采集采用手工錄入的方式。二是預算管理軟件采用其他企業管理軟件的數據，如會計核算軟件，ERP等，采用這種方式數據采集采用自動采集的方式。這兩種方式都存在著一些需要解決的問題。
　　（一）采用手工錄入方式的問題有下面三點
　　1.人員崗位問題
　　不同于會計核算，會計行業形成了特定的行業，有相應的職業規范和行業準則，而企業的預算由于和企業的具體特征有關，沒有相應的準則和規范，更談不上形成專門的職業。也有的企業設置了預算員這一崗位，但是都由會計人員兼任，崗位職責、權利、義務不明確。預算員不知做什么，怎么做，多數認為是分外工作，也沒有動力去做。最后導致數據采集成了應付差事，不了了之。
　　2.采集時機問題
　　預算管理是時效性極強的一項工作。時效一過，預算管理也就無法實現事前計劃、事中控制的目的，事后的評價就成了單純的秋后算賬了。然而同樣是由于預算崗位設置的問題，沒有專門的人員有效進行時效控制，預算的數據采集達不到事先需要達到的目的。
　　3.數據冗余、沖突問題
　　預算管理軟件獨自采集的數據和其他軟件采集的數據相比，無非有兩種可能：一是兩者相一致，這就產生了數據冗余的問題。二是兩者不一致，數據之間存在著沖突。這樣不僅造成采用預算激勵就缺乏公信力，而且數據的鑒證或內部審計也存在著困難。這一問題對于自動數據采集同樣存在。
　　
　　（二）采用自動采集數據，數據的來源最多的就是會計核算軟件。會計核算軟件的數據用于預算管理的用途，存在下面幾個方面的問題
　　1.數據統一口徑不同的問題
　　由于服務的目的不同，經常會出現在預算管理軟件和會計核算軟件中采用相同的名稱代表不同的數據內涵。預算管理服務目的是企業內部管理，強調數據的可控性，因此利潤通常是EBIT，成本往往區分為變動成本和固定成本；會計核算服務于外部投資者，強調數據的客觀性，因此利潤往往是稅后凈利潤，成本不區分變動和固定成本。這樣從會計核算中采集的實際數據就無法和編制的預算目標相比較，必須經過調整之后才能使用，而這一工作缺乏統一的程序和方法，需要一定的專業判斷。導致自動采集無法自動完成。
　　2.數據結構不同的問題
　　預算管理是責任會計，特定的數據是和對應的責任人相關聯的，因此核心的數據是三維的，即：日期事項、金額、責任人。會計核算目標是生成財務報表，是以企業為主體的實體會計，相比而言，核心的數據是二維的，即：日期事項、金額。兩者數據結構不同導致從會計核算軟件中采集的數據需要追溯責任人，然而沒有原始記錄，這是不可能完成的任務。重新整理查找原始記錄，工作量等同于手工采集數據，甚至更大。這一點導致從會計核算軟件中自動采集數據也不能成為預算管理軟件采集數據的方法。
　　3.數據層級不同的問題
　　會計核算軟件針對對外報告，因此數據層級是整個企業。而預算管理涉及目標貫徹執行，數據層級是企業中的各個部門。對于某些數據，前者是后者的總和。這就產生了一個問題：從會計核算中采集的數據需要分解到各個部門才能被預算管理軟件使用。而這一點也需要原始記錄才能完成，使工作量極大，在實際中缺乏操作性。
　　針對上述問題，唯一的解決辦法是構建集成的數據庫管理系統。
　　
　　三、集成的數據庫管理軟件系統
　　
　　集成的數據庫管理系統是指企業的預算管理軟件、企業的會計核算軟件，企業的ERP系統等管理軟件采用統一的數據庫。而不是核算軟件是一套，預算管理軟件是另一套，企業的ERP又是另外一套，相互分割，互不關聯。
　　分離的數據庫管理軟件系統和集成的數據庫管理軟件系統可以用圖2描述。
　　集成的數據庫管理軟件系統對現有的核算軟件提出了下面兩個方面的要求。
　　（一）從二維會計轉化為三維會計
　　傳統的財務會計是二維的，每筆會計分錄記錄了時間事項以及金額。而預算由于需要涉及到責任人，因此需要是三維的，即：時間事項、金額、責任人。由于傳統的財務會計在采集數據時就沒有記錄責任人，因此在以往的分離的企業管理軟件系統中，預算軟件如果要從核算軟件中提取數據，就需要知情者還原責任人的信息，這只可能是手工工作，預算軟件系統無法自動完成。在集成的管理軟件系統中，要做到一次采集的數據能被所有的管理軟件使用，數據體系就財務數據而言，就應該轉換為三維數據，做到核算軟件和預算軟件的統一。
　　（二）從企業會計轉換為部門會計
　　財務會計的主體是企業，最終的產品是整個企業的一張財務報表。而預算涉及的主體是責任人或是企業的各個部門，最終的產品是每個部門一張預算目標和實際業績的比較表。因此兩者如果要統一，最初的原始數據就應該歸結到具體的部門，而不能等到期末將企業級的數據再分解到各個部門，因為這種分解難以做到客觀公正，而且也無法通過軟件系統自動完成。這一點實質也是和前一點相關聯的，部門的負責人就是對應的責任人。以部門為主題的會計是層級式的，符合常說的預算應該是“提起來是一串，放下去是一片”。而且，部門會計經過層層累加，就自動形成了企業對外的財務報表。當然，累加的過程也會涉及到一些會計的技術環節。
　　以上說的是核算軟件適應預算軟件的問題，同樣預算管理體系也應該向核算軟件靠攏。具體而言，預算指標要求有可控性，因而有些指標在統計口徑、內容上可能與財務數據不一致，而且缺乏其他的數據采集途徑，因此為了使這些預算指標能夠計量、分析，需要將這些可控指標轉化為能夠計量的財務指標，但是會包含一些非可控的因素。構建這一體系的方法是對預算編制的預算目標逐一分析，與對應的財務指標相比較，并逐一調整統一成財務會計系統中的相關數據。
　　
　　此外，預算管理中也會涉及到非財務指標，對于這些指標，也要求和ERP系統中的相關數據逐一比對，逐一調整，統一口徑，統一內容。實現預算管理軟件和ERP系統的集成。
　　由于這一過程和企業的個體特征聯系緊密，因此實現集成企業的管理軟件系統的商品化軟件幾乎是不可能完成的任務。通過定制開發適合具體企業的預算管理軟件應該是預算管理軟件開發的必由之路。
　　
　　四、結語
　　
　　預算管理軟件的開發盡管經過眾多的專業軟件開發商、研究人員多年的努力，但是仍然沒有企業適用的產品出現。其主要的原因是數據接口的問題。在目前眾多企業專門從事預算管理的人員有限的情況下，另起爐灶重新設計出采集處理相關數據的系統不僅工作量大，而且相關技術人員缺乏，實現起來困難巨大。我們提出的解決方案是將企業的所有的管理軟件集成在一個體系中，設計出共同的數據結構和體系，利用現有的財務人員和信息技術人員，可以解決預算軟件數據接口的問題。這應該是未來預算管理軟件的發展方向。●
　　
　　【參考文獻】
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