淺談行政單位財務內部控制實務

　　【摘要】 行政單位財務會計是預算會計組成部分，因為不核算成本費用，僅核算行政單位的收入和日常支出，業務量不大，比較簡單。許多行政單位對財務的內部控制重視不夠，造成財務人員的錯誤和舞弊行為，有的給國家造成重大損失。文章從實務的角度闡述了內部控制的關鍵點及相互牽制方法，使行政單位的財產安全得到保障，同時也防止財務會計人員的違規違法行為發生。
　　【關鍵詞】 行政單位；財務；內部控制
　　
　　行政單位財務會計工作和內部控制工作的效果，需要有一套科學合理的制度體系來支持和保證。2008年財政部等五部委聯合頒布的《企業內部控制基本規范》主要適用于大中型企業，可供小企業參考。而早在2001年頒布的《內部會計控制規范》雖明確指出其適用范圍包括行政事業單位，但實際上是針對企業制定的。由于沒有考慮行政單位的特點，也沒有體現行政單位資金和經費管理體制上的特殊性，諸如收支兩條線管理、部門預算、政府采購、國庫單一賬戶體系、國庫集中授權支付和國庫直接支付等，實際上對行政單位的適用性比較差。
　　近年來，行政單位的會計經歷了單位設置財務科進行所有的財務會計核算到全部納入財政會計核算中心核算，再到國庫集中支付單位自行核算等幾個階段的變化，有些單位撤銷了財務科，再加上受到人員編制因素的影響，行政單位財務人員嚴重短缺，往往是多崗一人，而且財務人員崗位職責也不夠明確，這就產生了管理漏洞，容易導致貪污、挪用等現象的發生。下面筆者就解決當前行政單位財務管理松弛、內部控制弱化的問題提出相應的對策。
　　
　　一、會計人員的控制
　　
　　在行政單位，由一名財務人員兼任會計和出納的情況很多，在編制充足，并且有合格的會計人員的情況下，單位至少應配備兩名會計人員，指定h4OLQWFqaizFS9NHB0NLkA==其中一人為財務負責人。如不具備條件也應在辦公室等后勤科室指派一名出納，和會計人員崗位分設，建立會計工作崗位責任制，做到管賬不管錢，管錢不管賬，形成內部牽制，防止出現舞弊行為。
　　
　　二、財務印章和銀行存款（零余額賬戶用款額度）的控制
　　
　　有的行政單位將財務專用章和法人章同時交由財務部門負責人， 還有的單位將支票、財務章和法人章交由出納一人保管，這種印鑒保管上的漏洞是會計基礎工作中存在的重大疏漏。因此，財務印章應嚴禁由一人集中保管，一般由會計保管財務專用章，出納保管法人代表名章和會計名章，也可有其他保管方式，但必須是分開保管，相互牽制，使一人不能辦理資金收付的全過程。銀行存款（如納入國庫集中支付應為零余額賬戶用款額度）是單位貨幣資金的主要形式，支付時通過現金支票、轉賬支票及電匯等方式辦理，這就要求出納人員在填制支票等銀行結算憑證后，交由會計人員審核，無誤后由會計加蓋財務專用章，出納加蓋各章后辦理，并由出納登記銀行存款日記賬。每月末，由會計人員逐筆核對“銀行存款日記賬”和銀行對賬單，如有差錯，應逐筆查明原因。對賬不能由出納辦理。
　　
　　三、現金和有價證券的管理
　　
　　由于現金具有普遍的可接受性，因此具有極大的被盜和挪用風險。首先應按照核定的庫存限額存放現金，有的單位為了使用方便，經常將幾萬甚至幾十萬現金存放在保險柜中，一方面大量現金存放不安全，容易被盜；另一方面也為貪污和挪用創造了條件。作為出納，應根據現金的使用量計算提取現金的數額，報會計審核后提取現金，建立庫存現金清查制度，會計人員定期或不定期對庫存現金進行清點，編制現金盤點報告單，填制賬存數與實存數的核對情況，如現金日記賬和庫存現金不一致，出納應說明原因，進行處理。這里所指有價證券主要是指國庫券、銀行承兌匯票等。雖然銀行承兌匯票不是現金，但在現行的銀行結算辦法下，具有背書便捷、貼現迅速，并有解付期限的優點，保管成為一大難題。某行政單位就發生過一起財務科長將承兌匯票借出謀利的案件，結果該財務科長被判刑9年。為避免這種問題的發生，行政單位在收到銀行承兌匯票后應登記銀行承兌匯票備查簿，上面寫明銀行承兌匯票的號碼、出票單位、到期日、金額等，出納在備查簿上簽字后，由會計人員保管，根據兌付日期到期兌付。會計人員要經常查看匯票保管情況，防止發生意外。
　　
　　四、收據和往來款項的管理
　　
　　單位的收據包括行政性收款收據、收費收據和內部收據。收據由出納購買后保管，每發生一筆收款業務，由出納制單、會計審核后加蓋財務專用章收款，每月末，出納應將收據存根交由會計核對，防止出納收款后不入賬現象的發生，每冊收據用完后，出納將存根交給會計到財政部門核銷。內部收據比如職工水電費等的收款憑據，應由會計根據水電費實際支出數、回收數和后勤科室登記的使用數核對，防止出現少收或不收費用的現象。對于行政性收費，因實行收支兩條線管理，不得收取現金，只在交費單位把款項交到財政預算外專戶后再開收據。
　　
　　五、會計監督
　　
　　以上四個方面的牽制制度能夠有效避免會計和出納個人的舞弊行為，但是在現實工作中存在會計出納等人員串通作弊事件的發生。會計監督就非常重要，會計監督有內部監督和外部監督。內部監督有內部審計等方法，但是內部監督雖因熟悉單位具體情況而針對性較強，但是獨立性差。外部監督主要是接受財政、審計等監督，可以采取預算執行審計、任中審計等方法進行專項審計。通過內外部監督相結合進一步規范會計人員的行為，防止舞弊行為的發生。
　　總之，通過以上幾項重要會計事項的內部控制及必要的監督，可以堵塞行政單位財務管理漏洞，消除隱患，防止并及時發現、糾正錯誤及舞弊行為，保障行政單位財務安全。●
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 財政部.財政國庫管理制度改革試點方案（財庫〔2001〕24號）［S］.
　　［2］ 財政部.會計控制規范──基本規范（試行）（財會［2001］41號）［S］.