關于檔案信息化技術的應用

摘 要: 隨著科學技術的不斷發展，計算機應用的日益普及和電子文件的大量涌現，實現檔案的信息化管理，已成為一項重要任務，也是工作的發展方向和必然趨勢。本文作者將信息工程的基本原理和方法應用到整個系統，并對其進行了目標分析，提出了解決問題的具體方法。用戶在瀏覽器端可以隨意查詢自己需要的標本，而數據的后臺操作則由服務器端處理。這樣提高了網頁的互動性，使整個系統能更好地為用戶服務。

關鍵詞: 檔案 信息化技術 網頁 應用

一、引言

計算機技術的普及和網絡技術的飛速發展，給文字檔案的保存和管理提供了極大的方便。隨著我國信息化程度的加快，隨著網絡信息資源的日益膨脹，檔案信息網站的建設已經提上議事日程。然而在我國，檔案信息網站還處于剛剛起步的階段。理論方面沒有系統的論述，實踐上也嚴重滯后。

信息社會使得檔案的載體形態和記錄方式呈現出多元化發展態勢，紙質檔案的“一統天下”將被聲像檔案、電子檔案并存的格局所替代，傳統的檔案編研工作必須改變以往封閉式管理格局，編研模式必須逐步向多載體、全方位、深層次地開發檔案信息資源上轉換，走進充滿活力的網絡世界。而網站建設則為檔案編研工作提供了新契機，提出了新要求，打開了新天地。在這個方面，我們通過建立自己的網上檔案館，開展網上檔案服務，對檔案編研工作適應信息社會發展需要有了深入的認識。

應用計算機可以進行檔案信息統計和檢索。這些現代化信息技術的應用，既可以把檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，又能夠使大力開發和科學、合理、有效地利用檔案信息資源真正成為現實，還可為將來人類檔案信息資源的共享打下基礎。但僅做到以上兩點是不夠的，因為無論是對檔案信息資源的開發者來講，還是對檔案信息資源的利用者而言，都必須十分重視檔案信息資源的激活，即將原有的檔案信息資源進行消化、吸收和利用，繼而產生新的知識，以最大限度地發揮檔案信息資源的效用，實現檔案信息資源的最大價值。

2001年7月國家發布的《國家信息化指標構成方案》中，以20條指標來具體細化我國信息化水平和程度。其中第12條“網絡資源數據庫總容量”關系到檔案信息、網站的數據資源建設隨著中國電子政務的推廣和普及，Internet已經為人類在新世紀的政務、商務、管理活動中提供了一種迅速有效的獲取信息的手段和全新的模式。在這一變革中，只有善于利用Internet構建自己的管理體系的單位和企業才能獲得成功。為了使檔案信息充分發揮作用，全國各類檔案部門及其檔案工作者紛紛在國際互聯網上建立了檔案信息網站。

二、信息數字化建設應用

森林植物標本室已被國際植物分類學會注冊認可，代號“SWFC”，被列入《全國標本館介紹目錄》和《國際標本館名錄》之中。在云南17個植物標本館中名列第二，是全國擁有10萬份以上的47個植物標本館中的前十名，并在英國皇家植物園公布的“中國十大標本館”中名列第七位。

森林植物標本室，以收藏西南地區的樹木標本、殼斗科標本和竹類標本為主要特色。現藏有各類植物標本計231科，1070屬，8000余種，近20萬份。其中裸子植物11科，被子植物163科，單子葉植物18科，蕨類植物39科。僅殼斗科植物就藏有7屬260多種，8000余份;竹亞科植物40屬500余種，2萬多份;蕨類植物100屬，3000余份。收藏有徐永椿在40年代采自臺灣省的400多號樹木標本，鄭萬鈞教授1940年從法國帶回的40份珍貴標本，以及北京植物研究所復制的18000張模式標本圖片，并珍藏有350多種模式標本。它是全國殼斗科和竹亞科植物收藏種類最多、最全，且數量最大的標本館。

標本室的眾多標本全是以傳統的紙質方式保存管理，這種方式給查閱、管理帶來了極大的不便。自從1946年第一臺電子計算機誕生，計算機正以一日千里的速度發展，無論在工業、農業、國防、科學、生產上計算機都得到了廣泛的應用。而在文檔的管理上，傳統的人工文本保存和管理文件檔案的方式隨著計算機的普及和深入已逐漸淡出歷史舞臺，這種保存和管理文件的方法在相當長的一段時間內得到人們的肯定和廣泛應用。然而隨著信息時代的到來，這種方式逐漸暴露出其缺點和不足，如:效率低、保密性差、數據易丟失、需要大量人力資源。

三、信息工程原理的應用

信息工程包含技術和管理兩方面的內容，是管理與技術的緊密結合。目前信息工程方法學分為傳統方法學和面向對象方法學。在標本室信息數字化建設的課題中，主要用傳統方法學的思路和原理來建設。

1.目標分析

傳統的信息工程方法學使用結構化分析技術，完成分析用戶需求工作。目標分析要了解用戶的情況，接下來通過與用戶交流，對用戶的基本要求反復細化，以得出對目標系統的完整、準確和具體的需求。目標分析是為了發現用戶的真正需求，首先應從宏觀角度調查、分析用戶所面臨的問題，也就是說，目標分析的第一步是盡可能準確地了解用戶當前的情況和需要解決的問題。在標本室網站中，用戶所需要的無非就是獲取標本信息，并查詢到滿足自身查詢條件標本的詳細資料。因此在做查詢系統時，要充分考慮到標本的自身屬性和用戶有可能用到的查詢條件，兩者有機結合，這樣才能更好地為用戶服務。

2.數據模型關系圖

結構化分析實質上是創建模型的活動。數據模型包含三種相互關聯的信息:數據對象、描述數據對象的屬性及數據對象彼此間相互連接的關系。

數據對象是對軟件必須理解的復合信息的表示。所謂復合信息是指具有一系列不同性質或屬性的事物。在這個查詢系統中，數據對象就是標本和用戶。

屬性是指數據對象的性質，在確定屬性時，應該根據對所要解決的問題來理解。

標本分為科、屬、種、標本四種屬性，而用戶的屬性在這里是不重要的，也就是說用戶的屬性對整個查詢沒有影響。用戶可以通過精確、模糊兩種查詢方式來獲取標本信息。因此在制作整個系統時，我們應充分考慮到以上因素，并以其思想貫穿整個系統。

四、ASP構建與動態網頁

1.ASP技術介紹

ASP全名為Active Server Pages，它是微軟公司推出IIS的一個組件。ASP實際是一種在服務器端開發腳本語言的環境，利用它可以開發出動態、交互、高性能Web服務器端的應用，且能較容易實現復雜的Web應用。利用ASP開發的腳本程序全部運行在服務器端，與用戶所采用的瀏覽器無關，從而極大地減少了對客戶端的要求。其工作原理是:瀏覽器從Web服務器調用ASP文件(一種文本文件)，服務器端的腳本引擎對每一條腳本語句解釋執行，再把執行的結果生成HTML文件傳給客戶端。

ASP文件包括文本、HTML標記和ASP文件特有的腳本語句。制作ASP文件同HTML文件一樣，可以用任何純文本編輯器進行編輯。ASP可以使用任何腳本語言，只需提供其相應的腳本引擎就可，ASP自身提供VB Script和JSP Script兩種腳本引擎，缺省為VB Script。

ASP包括了5個內置對象:①Request對象，從瀏覽器獲取信息;②Response對象，發送信息到瀏覽器;③Server對象，控制ASP執行情況，對服務器端ActiveX控件起作用;④Session對象，存儲用戶任務的信息;⑤Application對象，使多用戶共享一個程序的信息。

網站內容的動態化、數據庫化是Internet網站發展的必然趨勢，ASP以其簡單、高效的開發方式及豐富的控制手段為Internet網站的開發應用提供了強有力的支持。

2.動態網頁的特點

在Internet迅猛發展的今天，用戶不再只滿足于通過瀏覽器看到靜態頁面，而是希望能根據要求生成更加靈活、生動的動態頁面。數據庫對于信息的動態檢索無疑具有極大的優越性，因此根據數據庫信息的不斷變化生成動態Web頁面將成為網頁設計的重要方法。

動態網頁的技術有多個廠商支持，他們都有各自的優點。利用JSP、ASP、PHP和其它有關技術，一個用戶可以將一個Http請求送到一個可執行應用程序而不是一個靜態的HTML文件。服務器將會立即運行這個限定的程序，對用戶的輸入做出反應，將處理結果返回客戶端，或者對數據的記錄進行更新。通過這個模型，就可以在服務器端和客戶端之間有效地進行交互。

靜態網頁瀏覽者可以直接從服務器端調用瀏覽，占用服務器的資源較少但缺點是其不包含交互功能，對于使用者來說，只能看但不能參與活動，這是一個很大的缺陷。

動態網頁包含交互功能，瀏覽者可以和服務頁面間產生會話作用，完成一系列的動作。動態網頁有如下一些優點。

(1)讀者可與Web服務器進行交互;

(2)可實現數據庫的查詢;

(3)可以與HTML以外的文件進行交互;

(4)可縮短查詢時間，提高瀏覽效率;

它的最大的優勢體現在用戶可以進行直接參與活動。

五、結語

如今電子政務的發展，各個企業、單位的檔案性網站的興建，為各種數據的數字化管理提供了有利條件和重要參考。而標本室的數字化建設正是在這種趨勢下應運而生的。

在整個設計中主要應用了ASP技術來實現動態數據的查詢，其中還用了軟件工程的原理分析系統、獲得需求。在實現數據查詢時，分了“科、屬、種、標本”四種查詢條件，這四種條件可以獨立用每一種條件查詢，也可以兩種查詢條件相互組合實現查詢。考慮到也許有些用戶對所要查詢的標本并不是很熟悉的時候，用戶可以使用“模糊”查詢來實現。

本文從信息工程的角度出發，分析了系統需求，然后論述了ASP技術在動態網頁中的應用，從ASP的技術特點和工作原理開始介紹，由淺入深，逐步展開。

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