關于加油站卷式發票三位一體管理新模式的探討

卷式發票是按卷筒式方法分裝，通過稅控收款機（以下簡稱發票機）打印，帶有稅控碼等要素內容的一種機打普通發票，在加油站得到廣泛使用。卷式發票與手工發票相比，具有降本增效優勢，但由于法制建設和市場管理體制的不完善，部分加油站違規使用卷式發票的現象屢禁不止，加大了企業的稅務風險。企業管理層三令五申，明查暗訪，對違規行為嚴厲懲處，短期內能起到震懾作用，但從長期來看，還需結合實際，以規范發票管理為核心，實施人、機、程序三位一體管理新模式，將稅務風險控制在可承受范圍內。

一、當前卷式發票管理存在的問題

近年來，加油站業務發展較快，卷式發票需求量加大，但發票管理相對滯后。主要表現在如下方面：

（一）在人方面

1、教育培訓不到位。開票員崗前培訓，就是領本書自學，上崗考試也只是抄書本，對開票操作流程一知半解，對發票機的性能掌握膚淺，對發票開具的法律責任認識不足。發票機具有發票最高限額設置功能，但實地訪談，有的加油站對此無人知曉，反映了教育培訓的不到位。

2、有的業務部門明知故犯，為擴大銷量完成任務，往往只考慮服務經營，滿足客戶不合理要求，風險意識淡薄，對可能導致的嚴重后果認識不夠，違規操作開具發票。

3、有的開票員心存僥幸，總覺得無法追查，不惜冒著被開除的風險，為謀蠅頭小利有意虛開發票。有的開票員素質不高，開票差錯率高，對錯開的發票不存檔備查，而是一撕了之。有的開票員為圖省事，對多種銷售業務混開在一張發票。

4、發票監管不力。有的監管者對業務部門的發票違規操作未給予堅決制止，對個人違規行為的處罰不痛不癢。有的監管者監督檢查不到位，只注重與稅務協調，疏于內部管理，未能從根源上杜絕違規行為。

（二）在發票機方面

1、國家稅務部門推廣使用發票機的時間不長，發票機品種繁多、規格不一。目前在使用的發票機有Epson、Aisino和方正天賦等多種型號（例如，某地市200多臺發票機就有7種型號），品種型號多樣的發票機給操作培訓、運行維護帶來了諸多不便，增加了重復成本。

2、有的發票機不能滿足發票監管所必需的基本功能，通過實地調研，有的加油站在使用的希諾達發票機沒有數據導出和存檔記錄功能，內控要求的“留下痕跡”做不到。老加油站在用的Epson型號TM-220B發票機功能沒有升級，沒有發票限額設置功能，存在虛開高額發票的風險。

3、發票機的保養不善，維修不及時。有的加油站發票機長期暴露在多塵日曬的惡劣環境，加速了發票機的老化。發票機的維修存在滯后現象，不能及時維修，通過實地訪談，對發票故障誰來維修，回答不一，沒有明確的責任部門和責任人。

4、與發票機配套的開票軟件不成熟，軟件的可操作性有待于提高，除了稅務部門推出的金稅工程，以及企業配置的機打發票系統以外，其他的硬件建設，包括企業ERP系統與金稅系統集成功能等尚待進一步完善。

（三）在程序方面

1、對卷式發票制度建設的重視度不夠，部分企業對卷式發票的認識不足，當中既有企業人員緊張、監控手段不足的客觀原因，也有一定的主觀因素，部分管理者認為只要管住增值稅專用發票就可以了，忽視了對卷式發票管理制度的完善。

2、發票管理職責不明確，零管中心作為加油站的主管部門，對加油站有關員工的發票職責劃分不清，甚至出現了開票與核對保管同為一人、客戶自開發票現象。除了地市分公司設有專職發票監管員以外，片區與加油站普遍未設立發票監管員。

3、在開票點的具體使用發票流程上，存在的不規范問題比較突出：

（1）在發票領用環節，發票領用應根據業務量經使用部門負責人簽字才可領用限量的空白發票，通過實地查看，發票領用臺賬沒有負責人簽字，有的加油站一次就領回一年所開的發票量。

（2）在發票填開環節，不按規定填開發票，卷式發票上沒有開票人、客戶單位名稱，發票機顯示屏上的電子發票號碼與機里待打印的紙質發票號碼不一致，向持IC卡加油客戶開具發票。

（3）在發票交接環節，有的加油站交接班時，發票交接流于形式，沒有認真交接核對發票，沒有按時登記發票起止號，總是在月底集中登記。每日做銷售日報表時，對客戶不要求開具的發票沒有做日報表上報。

（4）在發票保管環節，空白發票未存入保險柜內，發票隨意擺放，發票防盜設施形同虛設。根據稅務規定，使用卷式發票的電子存根數據，必須妥善保存，確保每一張發票電子存根數據與付款方取得的發票聯數據一致。據筆者實地調研，普遍沒有做到發票電子存根數據的保存，更談不上存根聯與發票聯的一致。

（5）在發票檢查環節，檢查不夠深入，對偏遠的山村加油站開票點沒有實地檢查，發票檢查僅限于走過場，一陣風，檢查要求也往往是面上帶過，蜻蜓點水，對開票網點的發票巡檢沒有長期化和經常化，難以發現發票管理中的一些實質性問題。

4、部分客戶購油不需提供發票，為虛開、多開發票創造了條件。據筆者實地調研，加油零售環節，私家車和摩托車普遍不要求提供發票。部分單位和個人利用此漏洞要求為其多開發票進行財務報帳，對此查處的調查取證，在實際工作中難度大。

二、以規范發票管理為核心，實施人、機、程序三位一體管理新模式

針對上述問題，有人的責任感、法律意識、素質高低問題，有機器設備的問題，也有制度不完善、流程不具有可操作性問題，歸根結底，就是人、機、程序三者如何切實有效整合一體的問題。怎樣才做到三位一體？第一，各級管理層要高度重視，把人、機、程序三位一體作為發票管理的總框架，綜合考慮，共同來抓。第二，以規范發票管理為核心，搞好三個環節的銜接，讓三者有機結合起來。具體如下：

（一）人

對人的管理是第一要素，職責的明確劃分和落實到位是規范使用發票的基本保證，對有關員工定好位，明其責，促進其發揮主觀能動性具有著重要意義。

1、首先應當明確發票培訓員、開票員、核對保管員、運行維護員、發票監管員這五大員的管理職責：

（1）發票培訓員應當加強對有關人員的培訓，培訓內容不僅包括發票機的基本操作和整個開票流程，而且應包括與發票有關的法規制度和處罰條例，使有關人員認識到發票違規違法行為所要承擔的法律責任。隨著新技術的發展和管理需求的提高，發票培訓員還應當加強對有關人員的繼續教育培訓工作。

（2）開票員應當接受過發票管理知識的基本培訓，熟練掌握發票機的使用，會開票、查詢、匯總、設置機內發票號及發票交接等基本操作，知曉違規開票所應承擔的責任。發票必須至少打印客戶名稱、商品名稱類型、開票日期、收款金額和開票單位名稱等內容。每月從發票機中導出電子數據、打印匯總數據并粘貼在發票登記簿。

（3）核對保管員應當核對開票信息的真實合規性，加強發票交接號碼的日常核對，加強對空白作廢發票、發票存根的回收保管，按序存入保險箱內，全面掌握發票領用存數量情況，定期對清點，并登記領用存月報表上報。同時，負責對發票機等設備的日常保養。

（4）運行維護員應當對發票機的正常運行加強維護，切實保障發票機能滿足發票管理所必需的基本功能，保證發票數據的正確生成、可靠存儲和安全傳遞，負責相關開票軟件的安裝、調試、維護使用和售后服務的聯系工作，負責記錄本管理區域發票機運行狀況。

（5）發票監管員應當采取定期與不定期檢查，監督檢查主要采取現場察看、與員工訪談、神秘客戶暗訪等形式，檢查發票管理崗位職責是否明確，發票是否存在未按規定領取、開具、收受、保管等情況。日常監督的到位，對管理層的發票檢查，就不存在被動式的表面應付現象。

2、其次，五大員在發票管理的角色和作用不同，培訓員排第一，先培訓后上崗，培訓不合格就不能上崗。開票員是重點，發票管理規范是否到位集中體現在開票員的工作中。核對保管員起著復核作用，核對發票的真實性、準確性，在一定程度上減少虛開發票的可能性。運行維護員起著后勤保障作用，保證發票機等設備安全穩定運行。監管員通過檢查、考核和獎懲建議，發揮激勵、約束和懲戒作用。

3、最后，注意五大員工作之間的不兼容性和不可缺少性。根據內部控制的相互牽制原則，開票、保管、監管三者是互不兼容的，應相互分離，減少舞弊和差錯發生的可能性。五大員缺一不可，少了一員，將會出現短板效應。在實際工作中，由于加油站人事編制緊縮，五大員不可能全部配齊，但開票員和核對保管員應當在加油站配備，監管員可在加油站的上一層片區管理部門配備，培訓員和運行維護員可在更高一層地市公司管理部門配備。

（二）發票機

發票機是發票管理的載體，統一配置標準的發票機，為確保發票規范管理，做好硬件基礎。發票機除了應當滿足《稅控收款機國家標準GB-18240》外，還著重應當具備的基本功能是：

1、發票電子數據的導出，卷筒式發票沒有紙面存根聯，只有電子存根聯，發票數據的導出就是將電子存根聯數據導出，通過發票后臺系統，將電子存根聯數據轉換成可操作的Excel數據，便于查找、排序、匯總、打印及核對檢查。

2、對發票機的最高開票限額（包括單張開票最高限額、退票累計金額限額、發票累計金額限額）的設定，并報稅務部門審批，根據實際銷售規模，合理設定最高開票限額，對超限額的發票須上一層管理員的授權才能開具，有效規避人為的誤操作，規避虛開單張巨額發票的風險。

3、電子數據存儲的穩定，發票電子存根數據應視同紙質發票保存5年，保存期滿后，需報經稅務部門查驗后處理。發票機存儲器應當采用非易失性存儲器，其容量至少應滿足存儲5年的日交易數據。

4、及時對開票軟件的升級換代，隨著科技進步，信息化程度的提高，開票軟件的升級換代有助于促進發票規范管理水平的提高。

5、發票開具時間的限制，當發票機的時鐘日期超過設定的開票截止日期時，發票機打印不出發票。對于沒有夜晚加油業務的加油站，可以限定開票時間。

（三）程序

本文所指的程序包括發票管理制度和開票操作流程，制度完善和流程改善應遵循規范管理的要求，管理制度是應按照國家稅務有關規定，針對加油站發票業務制訂整個過程的管理規范。操作流程應當專注于流程中每一個過程點的控制。

1、發票管理制度的完善，應當根據稅法相關規定，從發票管理的實際工作中總結歸納出來，再借鑒其他企業的做法形成的，具有合法、合理和可行性。

（1）制度內容的完善，隨著企業規模擴大、管理需求的提高，發票管理制度也應隨之修改完善。發票管理制度的完善離不開所有員工的共同努力，只要是有利于規范管理水平的持續發展提高，所有員工都可以對發票制度提出合理建議。在完善具體的制度上，如發票管理培訓制度、發票領購制度、發票填開制度、發票核對保管繳銷制度、發票機運行維護制度、發票管理檢查獎懲制度等等，應當遵循可操作性、公正考核和持續改善原則，確保發票管理的各個環節銜接暢通和良好循環。

（2）制度執行的加強，建立健全激勵與約束相結合的監督體系，保證制度在執行過程中不走樣，強化發票管理考核獎懲是保障發票管理制度執行到位的關鍵，尤其在發票管理培訓制度、發票機運行維護制度和發票管理檢查獎懲制度方面亟待加強執行的力度。

2、開票操作流程的改善

（1）以往的開票操作流程是，在加油員人手少、加油忙時，由于加油機和發票機分開間隔遠，客戶獨自到開票室，自報金額和品名給開票員開具發票，給虛開發票提供了可能。

（2）通過發票大檢查改進后的操作流程是，加油員加完油時提供銷售小票（加油員簽章）給客戶，注明實際加油金額和品名，客戶憑該小票到開票室，交由開票員開票。這種開票流程，還是存在人為操縱虛開發票的缺陷。

（3）比較理想的操作流程是，充分運用ERP系統中信息高度集成共享的優勢，從流程的源頭上抓起，將加油機管控系統和發票機實施在線聯機開票：加油員加完油，客戶索取發票時，加油機管控系統及時從加油機上獲取應開發票的信息，在ERP系統平臺上，管控系統將發票信息無縫連接到發票機上，自動聯機打印卷式發票，不需要開票員手工輸入加油品種、金額等數據打印發票，提高了開票速度，更重要的是：

①系統在線實時采集管控信息自動打印發票，減少了人為操縱因素，打消了開票員、客戶想多開混開發票的念頭，基本杜絕了虛開發票，確保規范使用發票。

②自動聯機打印的卷式發票附有開票時間（精確到幾點幾分）、加油槍號、加油員、管控流水號等信息，為發票的核對、檢查提供了依據。

③充分運用ERP系統中信息高度集成共享特點，可實現各地市、各片區、各加油站的卷式發票匯總查詢統計功能，為經營管理及時提供有效信息。

④遵循成本效益原則，一座加油站安裝一套管控系統和配備多臺加油機，只需要在一套管控系統上配備一臺自動聯機的發票打印機，對比一臺加油機配備一臺發票打印機，成本的降低是顯而易見的。

（作者單位：中國石化股份有限公司江西九江石油分公司財務核算管理部）