信息技術(shù)在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理中的應(yīng)用研究

[摘 要] 本文討論了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理模式，并結(jié)合實(shí)際工作，提出依靠信息化手段完善經(jīng)濟(jì)合同管理，通過建立經(jīng)濟(jì)合同管理信息系統(tǒng)(CMIS)來優(yōu)化管理過程，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，提升經(jīng)濟(jì)效益分析，并對(duì)系統(tǒng)關(guān)鍵問題進(jìn)行了詳細(xì)分析，從而最大化提升合同管理效率。

[關(guān)鍵詞] 信息技術(shù);醫(yī)院;經(jīng)濟(jì)合同;管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 11 . 028

[中圖分類號(hào)]F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673 - 0194(2010)11- 0072 - 03

合同管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中的重要一環(huán)，它對(duì)合同的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)的安全性和業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性都有很高的要求，也正因?yàn)槿绱耍贤芾碇袩┈嵉臉I(yè)務(wù)流程嚴(yán)重限制了管理人員工作效率的提升，如何讓管理人員擺脫繁重的事務(wù)性工作來關(guān)注流程核心環(huán)節(jié)，如何有效挖掘合同管理中產(chǎn)生的大量歷史數(shù)據(jù)來為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)，也成為每位醫(yī)院管理者必須思考的問題。

1醫(yī)院合同管理現(xiàn)狀分析

醫(yī)院日常管理很多是依托于合同開展工作的，由于行業(yè)自身特點(diǎn)，使得所涉及的合同多樣化和復(fù)雜化，既包括購銷合同、保管合同，也包括建筑(設(shè)計(jì)、承包)合同、租賃合同等，既有專業(yè)化醫(yī)療設(shè)備和耗材的采購，也有各類通用物資的采購，涉及的資金數(shù)額大、操作和審批人員多，使得提升合同管理效率的難度大大增加。

雖然目前醫(yī)院在各類合同管理中都制定了較為明確的制度和相應(yīng)的審批流程，從一定程度上規(guī)范了合同提交、審批、實(shí)施等各個(gè)環(huán)節(jié)，然而隨著社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院行業(yè)整體管理水平的快速提升，使得依靠傳統(tǒng)方式進(jìn)行合同管理暴露出來諸多問題，主要包括:合同流程冗長，審批環(huán)節(jié)多，執(zhí)行效率低;缺乏對(duì)執(zhí)行合同的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，存在合同管理失控的風(fēng)險(xiǎn);缺少科學(xué)的手段分析合同管理中存在的各類風(fēng)險(xiǎn)，極易造成財(cái)產(chǎn)損失和訴訟糾紛;大量合同歷史數(shù)據(jù)堆積，無法得到有效利用等。總之，傳統(tǒng)的粗放式管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)院合同管理的需要。解決醫(yī)院合同管理中存在的問題，需要采取一種新的管理方式，因此，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，本文提出建設(shè)醫(yī)院合同管理信息系統(tǒng)。

2醫(yī)院合同管理信息系統(tǒng)(CMIS)

建設(shè)醫(yī)院合同管理信息系統(tǒng)的目的是通過建立規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、良好的合同管理模型，輔助以信息系統(tǒng)的支撐，能夠有效保障醫(yī)院各類資金流、信息流的通暢、能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大量歷史數(shù)據(jù)的再加工，能夠促進(jìn)更科學(xué)、更規(guī)范的管理，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同全生命周期的高效管理。結(jié)合醫(yī)院行業(yè)特點(diǎn)，本文提出了建設(shè)基于風(fēng)險(xiǎn)管理理念的合同管理信息系統(tǒng)(CMIS)。

風(fēng)險(xiǎn)管理是指如何在一個(gè)肯定有風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境里把風(fēng)險(xiǎn)減至最低的管理過程。其中包括對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的量度、評(píng)估和應(yīng)變策略。

基于上述分析，并從實(shí)際業(yè)務(wù)角度出發(fā)，本文提出的CMIS總體架構(gòu)如圖1所示。

CMIS系統(tǒng)架構(gòu)分為三大模塊:

數(shù)據(jù)庫模塊:負(fù)責(zé)維護(hù)龐大的與合同有關(guān)的數(shù)據(jù)，它是系統(tǒng)的底層，可以通過有關(guān)數(shù)據(jù)挖掘工具為上層操作提供數(shù)據(jù)支持，既包括執(zhí)行數(shù)據(jù)，也包括歷史數(shù)據(jù)。

業(yè)務(wù)操作模塊:負(fù)責(zé)合同全生命周期的管理，包括合同信息管理、合同執(zhí)行管理、合同統(tǒng)計(jì)分析和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。其中合同信息管理包括合同范本管理和合同基本信息管理;合同執(zhí)行管理包括合同會(huì)簽、中止、變更、解除等過程的管理;合同統(tǒng)計(jì)分析主要是依據(jù)各類經(jīng)濟(jì)指標(biāo)對(duì)合同進(jìn)行匯總、查詢和分析。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)主要負(fù)責(zé)維護(hù)與合同有關(guān)的基本信息。

系統(tǒng)管理模塊:負(fù)責(zé)整體系統(tǒng)環(huán)境配置，完成與外部信息的交互，主要包括系統(tǒng)配置和系統(tǒng)接口兩個(gè)部分。

門戶:負(fù)責(zé)展現(xiàn)給各類系統(tǒng)使用人員，包括操作用戶、審批用戶和系統(tǒng)管理用戶等。

CMIS是一個(gè)開放而有機(jī)的整體，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)獲取、合同執(zhí)行、統(tǒng)計(jì)分析等全過程，同時(shí)又能做到與外部有關(guān)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)信息交互。

3系統(tǒng)關(guān)鍵問題分析

3.1 合同風(fēng)險(xiǎn)管理[1]

完善合同風(fēng)險(xiǎn)控制是保護(hù)醫(yī)院運(yùn)營安全、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的重要內(nèi)容之一，因此，在信息系統(tǒng)中必須建立合規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，鑒于此，筆者依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)理論[2]，認(rèn)為通過信息系統(tǒng)主要實(shí)施以下兩個(gè)方面的工作:

3.1.1 合同風(fēng)險(xiǎn)事件評(píng)估和預(yù)警

系統(tǒng)通過對(duì)合同所涉及的風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行逐一評(píng)估，分析出風(fēng)險(xiǎn)事件的影響程度和發(fā)生的可能性，從而在合同流程關(guān)鍵點(diǎn)上進(jìn)行有效預(yù)警和控制，具體過程如下:

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:醫(yī)院的合同涉及人員分為:院領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、合同經(jīng)辦人員，同時(shí)針對(duì)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)事件我們又區(qū)分出主管部門領(lǐng)導(dǎo)和主管部門合同經(jīng)辦人員，并以A，B，C，…區(qū)分;組織上述人員對(duì)整理出的風(fēng)險(xiǎn)事件的影響程度和發(fā)生可能性進(jìn)行評(píng)估，通過信息系統(tǒng)分別計(jì)算出風(fēng)險(xiǎn)事件的影響程度和發(fā)生可能性，計(jì)算公式分別如下:

式中，權(quán)重分別為α、β γ，每類人員分別有X、Y、Z人，EIAij表示第A類人員中的第j個(gè)人對(duì)事件i的影響程度的打分，EPAij表示第A類人員中的第j個(gè)人對(duì)事件i的發(fā)生可能性的打分。

風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警:依據(jù)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)事件的評(píng)估結(jié)果，建立了醫(yī)院合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警圖譜，如圖2所示。

在系統(tǒng)中計(jì)算出各類風(fēng)險(xiǎn)事件的影響程度和發(fā)生可能性，并繪制風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警圖譜，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在實(shí)際流程中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提醒;對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)影響程度高、發(fā)生可能性大的風(fēng)險(xiǎn)事件直接通過系統(tǒng)進(jìn)行流程控制，只有在消除風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)后流程才能繼續(xù)流轉(zhuǎn)。

3.1.2規(guī)范合同執(zhí)行全過程[3]

規(guī)范和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程是控制風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的重要一步，通過對(duì)實(shí)際合同執(zhí)行流程的梳理，發(fā)現(xiàn)流程執(zhí)行中存在的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并從制度和流程上進(jìn)行約束，主要包括:建立合同模板庫，規(guī)范主要合同條款;系統(tǒng)中嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)審批權(quán)限執(zhí)行審批流程;支持系統(tǒng)授權(quán)功能，規(guī)范授權(quán)審批;對(duì)重要合同的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行提示，并依據(jù)實(shí)際情況對(duì)存在重大問題的合同實(shí)施中止;規(guī)范用戶權(quán)限，分級(jí)設(shè)定用戶的合同執(zhí)行權(quán)限，防止跨越權(quán)限執(zhí)行非法操作;與醫(yī)院財(cái)務(wù)和有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，校驗(yàn)合同資金執(zhí)行情況等。

3.2 合同效益分析

經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)表明，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同所涉及貨幣資金、庫存物資、藥品材料和往來賬款，一般占醫(yī)院總支出的40%左右，從醫(yī)院管理情況看，加強(qiáng)對(duì)合同涉及資金的細(xì)粒度管理的空間較大，除了滿足日常管理需要外，醫(yī)院需要將貨幣資金重點(diǎn)投入到成本效益好的項(xiàng)目中，要運(yùn)用信息技術(shù)手段分析數(shù)據(jù)指標(biāo)以降低儲(chǔ)備定額，最大限度地減少資金占用，降低經(jīng)營成本，同時(shí)與醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效集成，通過分析財(cái)務(wù)指標(biāo)和合同數(shù)據(jù)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益最大化。

通過信息技術(shù)手段，可以充分實(shí)現(xiàn)對(duì)合同涉及的各類物資和資金的細(xì)粒度管理，使得各類經(jīng)濟(jì)效益分析更有針對(duì)性。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益分析包含兩個(gè)部分的內(nèi)容:一個(gè)是依靠本系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)，同時(shí)從HIS系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)等系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，形成合同執(zhí)行情況分析和綜合的經(jīng)濟(jì)效益分析;另一個(gè)是通過系統(tǒng)間接口，將CMIS中的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸?shù)狡渌麡I(yè)務(wù)系統(tǒng)中，既保證了數(shù)據(jù)匯總的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，同時(shí)也節(jié)省了跨部門數(shù)據(jù)分析匯總的工作量。

以合同采購的大型醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)為例，開展效益評(píng)價(jià)的方法有多種，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，筆者采用動(dòng)態(tài)分析法中的凈現(xiàn)值法進(jìn)行分析[4]。凈現(xiàn)值是指投資方案所產(chǎn)生的現(xiàn)金凈流量以資金成本為貼現(xiàn)率折現(xiàn)之后與原始投資額現(xiàn)值的差額。凈現(xiàn)值法就是按凈現(xiàn)值大小來評(píng)價(jià)方案優(yōu)劣的一種方法。大型設(shè)備的凈現(xiàn)值可以采用下面公式進(jìn)行計(jì)算:

式中，NPV為凈現(xiàn)值，i0為折現(xiàn)率，N為計(jì)算期年數(shù)，CI為先進(jìn)流入量，CO為先進(jìn)流出量。系統(tǒng)可依據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析指標(biāo)計(jì)算出各類大型醫(yī)療設(shè)備的凈現(xiàn)值。計(jì)算出來的設(shè)備凈現(xiàn)值大于零則方案可行，且凈現(xiàn)值越大，方案越優(yōu)，投資效益越好。

因此，通過信息系統(tǒng)建立對(duì)采購的大型設(shè)備進(jìn)行效益分析的機(jī)制，能發(fā)現(xiàn)投資效益增長較快的采購，從而為開展有針對(duì)性的采購行為打下科學(xué)的基礎(chǔ)。

3.3系統(tǒng)集成

合同管理系統(tǒng)是一個(gè)開放的系統(tǒng)，它所需要的各類數(shù)據(jù)大多是來自其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)過對(duì)筆者所在醫(yī)院信息化建設(shè)情況的調(diào)研，并結(jié)合合同管理實(shí)際業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)集成總體架構(gòu)，如圖3所示。

在系統(tǒng)集成總體架構(gòu)中，面對(duì)多樣化的系統(tǒng)間集成，實(shí)現(xiàn)靈活、規(guī)范的數(shù)據(jù)集成平臺(tái)是集成的重點(diǎn)，我們將通過建立數(shù)據(jù)集成平臺(tái)來實(shí)現(xiàn):

與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)的抽取并分析，同時(shí)可依據(jù)合同管理中分析的有關(guān)數(shù)據(jù)反饋財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的分析并及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)和合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

與HIS系統(tǒng)的集成主要為實(shí)時(shí)獲取主營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，作為分析合同有關(guān)指標(biāo)的重要數(shù)據(jù)。

與物資管理系統(tǒng)的集成主要是獲得庫存物資情況，并對(duì)合同簽訂的物資采購情況進(jìn)行分析，可以有效控制物資儲(chǔ)備率，既保證日常運(yùn)營，也防止物資積壓對(duì)流動(dòng)資金的占用。

4總結(jié)

本文在醫(yī)院行業(yè)實(shí)際管理現(xiàn)狀基礎(chǔ)之上，結(jié)合信息化技術(shù)手段和風(fēng)險(xiǎn)管理理論，提出建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，通過良好的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)形成了較為完整的系統(tǒng)方案，可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院合同執(zhí)行情況的動(dòng)態(tài)監(jiān)控、對(duì)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的有效管控和對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)時(shí)分析。在今后的工作中，我們將在合同范本屬性的規(guī)范化和信息系統(tǒng)安全性方面做進(jìn)一步研究，使系統(tǒng)能更好地為醫(yī)院管理服務(wù)。

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