ERP系統(tǒng)在會計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用分析

摘要:本文通過++企業(yè)的案例揭示了建立一個(gè)以ERP5.0系統(tǒng)為基礎(chǔ)的高效會計(jì)管理模式對企業(yè)取得整體成功的重要性。認(rèn)為只有在成功運(yùn)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立高效的會計(jì)管理模式，有機(jī)地把股東需求與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營績效聯(lián)系起來以適應(yīng)信息社會，才能在全球競爭中立于不敗之地。

關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng);財(cái)務(wù);會計(jì)

眾所周知，會計(jì)發(fā)展的直接動力是會計(jì)實(shí)踐，而會計(jì)實(shí)踐是人類社會經(jīng)濟(jì)活動的一個(gè)有機(jī)組成部分。伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計(jì)環(huán)境發(fā)生了深刻的變化，會計(jì)在這種變化中不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)變化了的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境。比如電子計(jì)算機(jī)的運(yùn)用不僅僅導(dǎo)致了會計(jì)記錄和數(shù)據(jù)處理上的效率的提高，更重要的是，知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代飛速發(fā)展的今天，世界金融危機(jī)推動著經(jīng)濟(jì)體制的改革，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的浪潮中，會計(jì)行業(yè)也在發(fā)生深刻的變化，會計(jì)逐步由微觀管理向宏觀管理過渡。為適應(yīng)經(jīng)營體制轉(zhuǎn)變的需要，提高企業(yè)運(yùn)營效率，并借此提高企業(yè)自身競爭力，必須重視會計(jì)管理模式的轉(zhuǎn)變。

1 現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)在會計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

1.1 ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)

21世紀(jì)，會計(jì)所處的環(huán)境發(fā)生根本性變化，世界經(jīng)濟(jì)一體化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化，會計(jì)管理模式必須也關(guān)注宏觀環(huán)境的變化，為管理決策提供多方位、多角度、多層次的信息。總體上講，ERP在會計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用有著兩個(gè)特點(diǎn):一是宏觀層面的ERP的架構(gòu)在擴(kuò)張;二是微觀層面，即ERP物理模塊在不斷細(xì)化。這兩者的互動中，推進(jìn)了會計(jì)作業(yè)模式的變化。因此，依托這一平臺，可以進(jìn)行更廣泛的，包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠等的各種經(jīng)營資源、各種信息的集成，從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。從微觀層面講，即ERP物理模塊走向細(xì)分化。

1.2 ERP系統(tǒng)在會計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用領(lǐng)域

1.2.1 ERP系統(tǒng)在會計(jì)中的應(yīng)用

會計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中的變動過程及其結(jié)果。它由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此，從物理層面看，ERP的會計(jì)核算模塊，涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊，等等。以現(xiàn)金管理模塊為例，它主要是對現(xiàn)金流入流出的控制以及零用現(xiàn)金及銀行存款的核算。它包括對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中，一般都具有票據(jù)維護(hù)、票據(jù)打印、付款維護(hù)、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現(xiàn)金有關(guān)的功能。此外，它還和應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等模塊集成，自動產(chǎn)生憑證，過入總賬。

1.2.2 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會計(jì)核算的數(shù)據(jù)，再加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測，管理和控制活動。它側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測，強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然而，ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會信息的反映，到財(cái)務(wù)管理信息處理，再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在，它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐，改善了企業(yè)會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的全球化經(jīng)營上，為分布在世界各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺，同時(shí)也能支持各國當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)法規(guī)和報(bào)表要求。為支持企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Internet的應(yīng)用系統(tǒng)，部分財(cái)務(wù)信息還可以通過Web方式收集和發(fā)布。

3 ERP系統(tǒng)在會計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用-案例分析

3.1 ++企業(yè)背景介紹

民營++企業(yè)是中國現(xiàn)代通信產(chǎn)業(yè)的支柱企業(yè)，連續(xù)名列全國最大外商投資企業(yè)和電子信息前茅。85%以上的員工具有大學(xué)本科以上學(xué)歷，擁有碩士和博士生1000余名，其中科研開發(fā)人員占員工總數(shù)的80%。至2008年底，累計(jì)實(shí)現(xiàn)銷售收入1500余億元人民幣，上繳稅金250億元人民幣。科學(xué)發(fā)展觀下的++企業(yè)，將秉承團(tuán)結(jié)拼搏、和諧創(chuàng)新、再創(chuàng)輝煌的精神，在國內(nèi)IT產(chǎn)業(yè)中繼續(xù)保持領(lǐng)先地位，逐步發(fā)展成為世界級通信企業(yè)。20余年來，企業(yè)建立了覆蓋全國和海外的營銷服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建成了世界水平的通訊產(chǎn)品制造平臺，積累了擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的交換、網(wǎng)絡(luò)、IP、DSP、智能、大規(guī)模集成電路設(shè)計(jì)等核心技術(shù)，能夠?yàn)橛脩籼峁┱w網(wǎng)絡(luò)的全面解決方案。

3.2 實(shí)施ERP之路

為達(dá)成++企業(yè)建立全球性統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)的戰(zhàn)略動機(jī)，++企業(yè)與SAP合作，實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)切換并成功地實(shí)施了ERP5.0系統(tǒng)戰(zhàn)略。ERP5.0能夠滿足++企業(yè)在物料、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人事等方面的需要。此外，ERP5.0使用范圍廣，是ERP應(yīng)用的龍頭，由于時(shí)間緊，涉及部門多，而且當(dāng)時(shí)主要問題是解決部門業(yè)務(wù)集成問題，所以++企業(yè)首先引入ERP模塊主要如下。

3.2.1 銷售

用來幫助企業(yè)銷售人員完成客戶檔案、銷售報(bào)價(jià)、銷售訂單、客戶定金、客戶信用檢查、銷售發(fā)運(yùn)處理、銷售發(fā)票處理等一系列銷售管理事務(wù)。主要有銷售訂單生成、建立，銷售合同跟蹤，發(fā)貨揀配，報(bào)價(jià)支撐體系，銷售主數(shù)據(jù)維護(hù)等，其中銷售主數(shù)據(jù)維護(hù)包括用戶數(shù)據(jù)、定價(jià)。通過它，用戶可以及時(shí)了解到銷售過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)信息，銷售人員可以清楚地知道所有動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及相互關(guān)系。

3.2.2 生產(chǎn)

按照預(yù)測的銷售前景來編制生產(chǎn)大綱;再按主生產(chǎn)計(jì)劃的排程，編制物料需求計(jì)劃，據(jù)此采購原材料和零件，并安排部件的生產(chǎn)，以期將在制品、原材料及成品控制在最優(yōu)水平上。此外.根據(jù)物料需求計(jì)劃的結(jié)果核算能力，調(diào)整主生產(chǎn)計(jì)劃，盡量維護(hù)能力的平衡。主要包括中長期預(yù)測計(jì)劃、生產(chǎn)控制和生產(chǎn)主數(shù)據(jù)維護(hù)4項(xiàng)，其中計(jì)劃有主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃，生產(chǎn)控制有生產(chǎn)訂單生成、確認(rèn)等，而生產(chǎn)主數(shù)據(jù)維護(hù)則包括物料清單、工作中心工藝路線。

3.2.3 財(cái)務(wù)

對企業(yè)在經(jīng)營過程中的財(cái)務(wù)活動和財(cái)務(wù)關(guān)系產(chǎn)生的日常賬務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用、固定資金、流動資金、專用資金、銷售收入和財(cái)務(wù)支出等內(nèi)容進(jìn)行管理。以財(cái)務(wù)為中心的集中管理使企業(yè)徹底解決了各項(xiàng)財(cái)務(wù)核算和賬面核對不準(zhǔn)確等向題。同時(shí)還具有進(jìn)行多單位集團(tuán)管理、多幣種涉外業(yè)務(wù)以及大量系統(tǒng)決策分析等功能。包括應(yīng)收應(yīng)付賬款、成本控制和資產(chǎn)管理3項(xiàng)，其中成本控制又有預(yù)算和成本中心控制等。

3.2.4 供應(yīng)

包括庫存管理、庫存盤點(diǎn)、采購、物料主數(shù)據(jù)維護(hù)和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)等內(nèi)容。根據(jù)業(yè)務(wù)需要和企業(yè)的發(fā)展，以后++企業(yè)還將優(yōu)化ERP，在適當(dāng)時(shí)機(jī)引入職、項(xiàng)目管理、工作流程管理和工業(yè)方案等模塊。

3.3 在財(cái)務(wù)會計(jì)中的應(yīng)用措施

在ERP5.0系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務(wù)都將依據(jù)憑證的有關(guān)規(guī)定記賬。這種規(guī)定將保證從資產(chǎn)負(fù)債表到每張憑證的審計(jì)線索。在用戶完成記賬之后，可以立即看到憑證本身，科目的余額以及相關(guān)科目的清單，用戶也可以立即對資產(chǎn)負(fù)債表和損益表進(jìn)行分析。此外，完整的文檔系統(tǒng)也是綜合的與集成的控制系統(tǒng)的基本要素。只有對所有的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的確認(rèn)才能保證對企業(yè)的決策層和經(jīng)營層的監(jiān)測。財(cái)會子系統(tǒng)確保用戶的控制部門能實(shí)時(shí)地提供相關(guān)信息。該系統(tǒng)主要具備總分類賬管理、應(yīng)付賬管理、應(yīng)收賬管理、財(cái)務(wù)控制、法定合并和現(xiàn)金管理幾大功能。ERP5.0財(cái)會子系統(tǒng)的應(yīng)付賬款模塊對所有供應(yīng)商的財(cái)會數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。它是與采購模塊集成的一個(gè)不可分割的部分，為每個(gè)供應(yīng)商記錄交貨和發(fā)票。系統(tǒng)對每筆收貨不僅更新物料主記錄中的庫存值，而且通過自動的科目分配更新財(cái)務(wù)會計(jì)中相應(yīng)庫存與應(yīng)付賬款科目。按照所涉及的業(yè)務(wù)，在不同的總分類賬被更新的同時(shí)，應(yīng)付賬款中的記賬被記錄在總分類賬中。而且，ERP5.0還具備發(fā)票校驗(yàn)功能。它提供物料管理部分和財(cái)務(wù)會計(jì)，成本控制和資產(chǎn)管理部分的連接。系統(tǒng)自動校驗(yàn)通過硬拷貝方式收到的發(fā)票，如果你參照采購訂單輸入供應(yīng)商發(fā)票的話，系統(tǒng)會自動生成它所期望收到的發(fā)票，如果出現(xiàn)了不允許的差異，比如交貨期、交貨數(shù)量或協(xié)定的價(jià)格，那么這張發(fā)票會自動封鎖而不能付款。應(yīng)付賬款組件把發(fā)票的數(shù)據(jù)提供給現(xiàn)金管理和預(yù)測組件以優(yōu)化周轉(zhuǎn)計(jì)劃。收付程序能夠以打印形式和電子形式(生成結(jié)算未兌現(xiàn)的應(yīng)付款清單，并支持手工和自動付款方式。對于應(yīng)付未清款項(xiàng)，ERP5.0系統(tǒng)提供了到期日預(yù)測及多種標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表。

3.4 實(shí)施效果

由++企業(yè)的例子可以看出，傳統(tǒng)的會計(jì)模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計(jì)已經(jīng)不僅僅是賬房先生，而是參與到企業(yè)管理的一部分，而ERP是用于管理會計(jì)時(shí)代需要的企業(yè)管理系統(tǒng)，其功能是通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為企業(yè)決策層提供決策支持和業(yè)務(wù)運(yùn)行的管理平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外資源的有機(jī)整合和優(yōu)化配置，從而提升企業(yè)的核心競爭力。ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會信息的反映，到財(cái)務(wù)管理信息處理，再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在，它吸收了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，改善了企業(yè)會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。

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