轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作適應(yīng)新形勢需要的思考

摘要:隨著醫(yī)院與醫(yī)院之間的競爭變得日趨激烈，人力資源部門應(yīng)主動順應(yīng)時代發(fā)展的要求創(chuàng)新人事檔案管理工作，從加強人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容、變“被動保管”為“主動服務(wù)”、管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動態(tài)管理、實現(xiàn)檔案管理信息化、加強與人才服務(wù)機構(gòu)之間的溝通等方面進行闡述，做好人事檔案管理工作為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案管理;適應(yīng)新形勢

中圖分類號:C93文獻標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)19-0192-01

1.加強人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)，也是豐富人事檔案內(nèi)容和開展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補充工作，及時與各部門聯(lián)系，要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要善于聯(lián)系溝通，變被動為主動，及時追補和不斷充實新的資料。

2.變“被動保管”為“主動服務(wù)”:圍繞醫(yī)院人事工作的需要，堅持“以人為本”的人力資源管理理念，樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時效觀念、價值觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，積極主動提供利用人事檔案。服務(wù)觀念即從被動坐等上門的接待方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑。時效觀念即醫(yī)院參與醫(yī)療衛(wèi)生市場競爭，歸根結(jié)底就是人才的競爭，檔案人員要樹立效率觀念，在檔案提供利用工作中，及時、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案，為醫(yī)院競爭服務(wù)。價值觀念即醫(yī)院人事檔案人員要充分認識人事檔案的作用，特別是人才就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院創(chuàng)造效益。

3.管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動態(tài)管理:醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)及時補充體現(xiàn)個人特色和時代發(fā)展的新內(nèi)容，增加一些反映個人特色的內(nèi)容，可以是誠信材料，如病人滿意度，也可以是德、能、勤、績的考核材料，還應(yīng)將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔，實現(xiàn)真正意義上的全面動態(tài)管理，即通過查閱檔案，能夠準(zhǔn)確反映當(dāng)事人所有的信息，并能查到當(dāng)事人某一階段的真實情況。

4.實現(xiàn)檔案管理信息化:近年來，隨著醫(yī)院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。醫(yī)院人事檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。這就要求將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦，使檔案據(jù)化、信息化，在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化，充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評價等功能，不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵，為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。

(1)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施干部人事檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部檔案資料整理輸入微機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。同時，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部職級、學(xué)歷、工資、崗位變動等動態(tài)信息，一旦干部基本情況發(fā)生變化時，可以隨時準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。(2)建立干部個人電子檔案系統(tǒng)，實施干部人事檔案自動化管理。適應(yīng)人才流動的需求，為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn)，可以將干部個人中能夠公開部分的內(nèi)容制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責(zé)維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象。

5.加強與人才服務(wù)機構(gòu)之間的溝通:應(yīng)積極關(guān)注并加強與社會其他部門之間的聯(lián)系與交流，特別應(yīng)重視與人才服務(wù)機構(gòu)之間的溝通，認真研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定流動人員在從事各項工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料，使新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。

人事檔案管理工作應(yīng)與時俱進，運用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，為醫(yī)院的發(fā)展提供人才服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供強有力的保障。