轉變醫院人事檔案管理工作適應新形勢需要的思考

摘要:隨著醫院與醫院之間的競爭變得日趨激烈，人力資源部門應主動順應時代發展的要求創新人事檔案管理工作，從加強人事檔案收集與創新檔案內容、變“被動保管”為“主動服務”、管理方式由靜態管理轉向全面動態管理、實現檔案管理信息化、加強與人才服務機構之間的溝通等方面進行闡述，做好人事檔案管理工作為領導的決策提供可靠的依據。

關鍵詞:醫院;人事檔案管理;適應新形勢

中圖分類號:C93文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)19-0192-01

1.加強人事檔案收集與創新檔案內容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎，也是豐富人事檔案內容和開展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎上，做好經常性、定期的材料收集和補充工作，及時與各部門聯系，要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要善于聯系溝通，變被動為主動，及時追補和不斷充實新的資料。

2.變“被動保管”為“主動服務”:圍繞醫院人事工作的需要，堅持“以人為本”的人力資源管理理念，樹立檔案工作的服務觀念、時效觀念、價值觀念，拓展服務領域，積極主動提供利用人事檔案。服務觀念即從被動坐等上門的接待方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑。時效觀念即醫院參與醫療衛生市場競爭，歸根結底就是人才的競爭，檔案人員要樹立效率觀念，在檔案提供利用工作中，及時、準確地為利用者提供檔案，為醫院競爭服務。價值觀念即醫院人事檔案人員要充分認識人事檔案的作用，特別是人才就是潛在的生產力，一旦發揮作用，就能為醫院創造效益。

3.管理方式由靜態管理轉向全面動態管理:醫院人事檔案管理工作應及時補充體現個人特色和時代發展的新內容，增加一些反映個人特色的內容，可以是誠信材料，如病人滿意度，也可以是德、能、勤、績的考核材料，還應將涉及本人的學歷材料、專業技術職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔，實現真正意義上的全面動態管理，即通過查閱檔案，能夠準確反映當事人所有的信息，并能查到當事人某一階段的真實情況。

4.實現檔案管理信息化:近年來，隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院人事檔案管理工作的需要。醫院人事檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平。這就要求將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦，使檔案據化、信息化，在檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。使人事檔案的管理實現數字化，充分發揮軟件的查詢、搜索、評價等功能，不斷擴大人事檔案信息的內涵，為醫院發現人才、培養人才和使用人才奠定信息基礎。

(1)建立干部人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將干部檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。同時，檔案的數據系統建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部職級、學歷、工資、崗位變動等動態信息，一旦干部基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。(2)建立干部個人電子檔案系統，實施干部人事檔案自動化管理。適應人才流動的需求，為便于檔案的查閱流轉，可以將干部個人中能夠公開部分的內容制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現象。

5.加強與人才服務機構之間的溝通:應積極關注并加強與社會其他部門之間的聯系與交流，特別應重視與人才服務機構之間的溝通，認真研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定流動人員在從事各項工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料，使新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。

人事檔案管理工作應與時俱進，運用現代檔案管理理論與新技術，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，為醫院的發展提供人才服務，為領導的決策提供強有力的保障。