實現高校檔案規范化管理的幾點思考

摘 要: 實施檔案規范化管理對于高校具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。文章提出要實現高校檔案規范化管理，必須強化檔案意識、爭取領導支持、提高人員素質、加強制度建設等幾個環節的工作。

關鍵詞: 高校檔案工作 規范化管理 環節

高校檔案工作是教育事業發展的有機組成部分，是維護學校歷史真實面貌的一項重要的基礎性工作。實施檔案規范化管理，有利于更好地促進學校教育、教學等各項管理工作的規范化，有利于提高學校工作效率和質量，有利于維護高校檔案的完整與安全。要實現高校檔案規范化管理，必須抓好以下幾個環節。

一、強化檔案意識是實現高校檔案規范化管理的思想基礎

無論規模大小的高校，都有黨政管理、教學科研、基建、會計等，必然形成檔案材料。高校內部組織機構層峰式的管理體制使高校檔案來源具有分散性的特點。職能部門是高校中條塊分工、獨自活動的基本單位。文件材料的形成、積累在部門，立卷歸檔工作在部門，實現檔案材料標準化和規范化的基礎也在部門。職能部門文件材料產生過程是隨機的、分散的。立卷時要使分散形成的文件轉化為完整系統的檔案，該歸檔的都歸檔，該進館的都進館，是一項十分具體、十分細致的工作。這就要求各職能部門的領導及兼職檔案人員具有強烈的檔案意識、高度的責任感。

高校檔案是高校歷史的真實記錄。它集中反映高校發展的具體過程，反映高校發展過程中在管理、教育、教學、科研等所取得的正反兩方面經驗，對進一步搞好高校的改革和發展具有重要的作用。思想是行動的先導，從高校各級干部到教職工，每個人都要充分認識檔案的重要性和作用，不斷增強檔案意識，以主人翁的態度，以對歷史、對未來負責的高度責任感，認真做好本職范圍內的檔案工作，這樣才能保證檔案整體水平的提高，實現檔案規范化管理。檔案工作運作周期長、效益的滯后性等特點，使檔案意識的增強具有一定的難度，因而必須充分運用政治學習、廣播、專欄、網絡等形式，廣泛、持久、深入宣傳《檔案法》和國家教委第27號令，才能不斷增強廣大干部、教職工的檔案意識。

二、爭取領導的支持是實現高校檔案規范化管理的前提

要實現檔案工作的規范化管理，離開學校領導的關心和支持是不可能的。這是由檔案工作自身的要求決定的。檔案工作作為一種物資載體，其保管具有時限性強的特點，因而它既需要有政治、業務素質高和身體健康的檔案工作人員，又需要必要的資金和物質條件作保證，否則，不僅不能實現規范化管理，反而連日常的檔案工作也難以開展。

江澤民同志指出:“檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負責歷史責任的。”所以，學校黨委、行政特別是分管領導，要把檔案工作作為學校的一項重要工作，作為黨的事業的一個重要組成部份擺在應有的位置，列入議事日程。要主動了解檔案部門排擾解難，在政治、職務、職稱、住房、子女就業、福利待遇等問題上要與其他部門一視同仁對待，在人員編制、檔案經費、設備配置上有所傾斜，要形成自覺協助和關心檔案工作的良好風氣，以便檔案部門開展正常的業務工作，為高校檔案事業的發展創造必要的外部環境和條件。

三、檔案人員的素質是實現高校檔案規范化管理的關鍵

檔案工作是一項科學性、技術性很強的工作，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研等每個環節都具有一套科學的原則和方法，來不得半點馬虎，半點應付。檔案工作的經驗總結，檔案的開發利用，檔案的編研、檔案理論隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善和發展的研究，都要求檔案工作者具有較高的理論修養。檔案工作者不具備這兩方面的能力是不可能做好檔案工作的。

檔案工作是一項服務性的工作，這是檔案工作的性質所決定的。檔案工作是各項事業的基礎性工作，是一項收集、積累資料和傳遞信息、服務于社會各項事業的重要工作。檔案工作的服務性特點，要求檔案工作者具有熱愛檔案專業，忠于職守、埋頭苦干的精神，具有講究職業道德、愛崗敬業，全心全意為人民服務的思想，具有強烈的事業心和歷史責任感。以對學校負責、對人民負責、對歷史負責、對子孫后代負責的態度去收集齊全完整的歸檔材料，提高案卷質量，以維護歷史的真實面貌。

檔案是國家的寶貴財富。管好用好檔案是檔案工作的目的。在社會主義市場經濟的新形勢下，檔案工作具有范圍寬、內容新、要求高、服務面廣的特點，對檔案工作者的素質提出了更高的要求。檔案工作者要不斷地學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平建設有中國特色的社會主義的理論，用科學理論武裝頭腦，指導檔案工作。要努力學習檔案專業知識，管理科學知識，把自己變成業務內行和復合型人才，在看起來平凡不起眼的工作中扎實細致、一絲不茍地工作，對學校的歷史負責，對學校的現實和未來負責。

四、制度建設是實現高校檔案規范化管理的保證

認識是實現高校檔案規范化管理的先導，制度則是實現高校檔案規范化管理的可靠的保證。所謂檔案管理制度，就是根據《檔案法》及其《檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等有關規定，結合學校的實際情況建立的收集、整理、歸檔、保管一整套科學管理方法。我們應通過貫徹實施檔案管理制度使人們的思想、行動規范到制度上來;使高校的檔案管理符合《檔案法》和國家規定的要求;使以法治檔具體化、規范化;使檔案業務建設的各個環節科學化、標準化、正規化。

為使高校檔案工作逐步走向正規化、標準化、規范化，我們必須建立健全各項切實可行的規章制度。諸如建立崗位責任制度和檔案管理網絡制度，把檔案工作列入單位工作計劃，納入分管領導和有關人員的職責范圍，做到檔案工作與其它工作同布置、同檢查、同總結、同獎懲。建立文件材料收集制度、文件歸檔制度、立卷歸檔制度，使收集范圍明確、組卷標準統一、保持保量按時歸檔。建立保密制度、利用制度、借閱制度，以明確檔案利用范圍、查閱手續、保密規定，確保檔案材料的安全與完整，嚴守黨的機密。總之，只有建立健全科學的檔案管理制度，用制度的強制性和執行制度的嚴肅性來規范檔案，才能保證實現高校檔案的規范化管理。

參考文獻:

[1]王慶云，苗壯.現代檔案管理學[M]青島出版社，2002.

[2]牟陽春.學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》 促進高等學校檔案工作科學發展.http://www.jyb.cn/cm/jycm/beijing/zgjyb/3b/t20080926_197473.htm，2008-9-26.