淺議高職學生檔案管理的困境與出路

摘 要: 學生檔案管理工作是高職學生工作的至關重要的一個部分，然而在實際管理工作中卻存在一些問題，主要集中在認識、制度等方面，因此，需要從規范化、制度化、提高管理人員素質、注重學生檔案的利用和開發等方面找出路。

關鍵詞: 高職學生檔案管理 困境 出路

學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，是系部中心工作之一，是考核系部學生工作管理水平的標準之一，是進行學生工作改革、學生工作研究、學生工作發展的基礎條件。只有借助于各種學生檔案資料，各項學生工作才能少走彎路，才能得到更快更好地發展和提高。

一、高職院校學生檔案管理中存在的困境

1.對學生檔案重視度不夠。

從新生入學到學成畢業，學生檔案材料至關重要，然而由于平時對學生檔案的需求不是很大，因此在學生在校期間很少被利用，也就很少有人關注學生檔案的重要性，只有在畢業生擇業時才被用人單位調閱，大部分時候這些豐富的檔案資源均被閑置，沒能發揮更多的作用。在當今社會大發展的背景下，高職院校學生的就業觀、擇業觀出現了務實的趨向，就業領域日益擴展到社會的方方面面，進入私人企業、民營企業、外資企業等公司的越來越多，但此類企業往往重使用、輕培養，對學生的檔案、人事關系重視不夠，意識不強。這就客觀上造成畢業生檔案流失的現象，形成了檔案可有可無的觀念。

2.檔案管理制度不完善。

我國相關部門頒布有《檔案法》，一些省市也有相關的檔案管理條例。但是，在高職院校學生檔案管理方面，沒有統一的、詳細的、符合實情的、可以遵循的管理規章制度，而一般都是沿用以往的老辦法，沒有一個統一的標準，這樣收集的檔案材料也就不可能齊全;在整理學生檔案的環節上也沒有科學的管理規章制度，造成鑒別核對、歸檔整理、保管保密和信息使用等方面的管理不規范。由于管理制度不完善，在方法上隨意性較大，致使學生檔案材料雜亂。另外，在組卷裝訂上也不規范，沒有嚴格的規定，雖然短時間內沒有太大的影響，但隨著時間的推移，越來越多的案卷沒有規范的裝訂，也沒有統一的查尋標準，形式上既不美觀，查詢時又影響工作效率。

3.學生檔案材料不全面。

多數高校學生檔案管理沒有明確的學生檔案材料的歸檔范圍與要求，使得能夠充分反映學生綜合素質的各種材料得不到及時歸檔，不利于高校對學生進行全面考察了解。同時學生檔案中的主觀評價材料內容過多，而客觀評價的資料不夠，高職院校畢業生的檔案中最多的是上學階段老師、學校的操行評語，缺少深刻、全面反映學生素質的客觀材料。

4.學生檔案信息資源的利用與開發不夠。

收集學生檔案的目的不僅僅在于保存，更重要的在于利用。而許多高職院校對學生檔案管理重視程度不夠，在需要使用時卻發現沒有的或者資料不全的事情時有發生，因此未能發揮學生檔案的應有作用。學生檔案是學院檔案的重要組成部分，它產生于學院學生工作的各個環節，又服務于學院的學生工作。學生檔案的開發利用工作的開展情況，直接影響其作用的發揮。尤其在當今高等教育大發展、教育教學改革不斷深入、國家教育部對高等院校教學水平評估的階段，學生檔案的作用就更加突出。

二、高職院校學生檔案管理的出路

1.學生檔案管理要規范化、制度化。

高職院校應當設立專門的學生檔案管理部門，制定學生檔案管理的相關規章制度和崗位職責。不僅學院學生檔案管理部門要有相關的管理制度，系(部)更應有學生檔案管理的相應規章制度和崗位職責規定。各系部都應至少有一個檔案室并配備專門人員負責學生檔案的收集整理，而且要有相應的監督措施，以保障學生檔案的完整性。

2.提高兼職檔案管理人員的素質。

提高檔案人員的素質可以從以下三個方面入手:一是加強檔案管理人員的職業道德教育;二是創造條件，不斷提高檔案管理人員的業務素質，通過系統進修、培訓、講座等多種形式為兼職檔案管理者提供繼續教育的機會，將兼職檔案管理者的培訓進修納入學院師資培訓整體計劃;三是建立科學的檔案管理者素質評價體系，檔案管理人員素質評價體系主要包括基本素質評價、職責評價與績效評價，通過建立科學的檔案管理人員素質評價體系，有效地激發檔案管理人員的榮譽感和成就感，自覺提高素質，從而提高教學檔案管理隊伍的整體素質。

3.注重學生檔案的利用與開發。

學生檔案的作用是通過其開發與利用工作來實現的，否則只是把它鎖在檔案柜里，成為“死檔案”，就失去它的使用價值。因此學生檔案工作人員要大力開發學生檔案資源，關注學生工作的進展，對學生檔案提出的新要求，制定相應的學生檔案管理和開發措施，及時對學生檔案進行二、三次加工，將靜態的檔案轉化為動態的信息。通過檔案人員對檔案信息進行分析、研究、篩選、加工、編纂，把原始的、分散的、零碎的、靜態的學生檔案加工成為系統的、整體的檔案信息，為學生工作提供有力的資料。

參考文獻:

[1]賈靜.試論職業教育的檔案專業改革[J].南京廣播電視大學學報，2008，(1).

[2]屠明華.高職院校檔案工作的現狀與對策[J].機械職業教育，2008，(5).