基于檔案信息數字化工作的探討

湯星群

（湖南師范大學高校教師培訓中心，湖南 長沙 410082）

隨著計算機、網絡技術的發展，世界各國的檔案研究開始朝數字化、網絡化方向發展。檔案信息數字化為檔案管理現代化提出了機遇與挑戰。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。數字化管理為檔案管理提供了傳統管理無法比擬的效率優勢，同時安全管理問題也成為我們不得不思考的問題。

一、檔案信息數字化實踐過程中存在的問題

（一）檔案信息數字化管理的優勢未能充分發揮。由于我國檔案信息數字管理工作起步較晚，目前仍處在數字化管理的初級階段，還是以針對檔案信息檢索系統和文檔一體化數據庫系統的管理為主，數字化管理的優勢和潛能并未充分發揮出來。

（二）檔案“雙軌制”管理問題。檔案雙軌制管理，是指把紙質文件與電子文件同時保存的一種處理方式。一方面，它要求把需要永久保存和維護原始性的電子文件及時轉化成紙質文件；另一方面，為了方便利用和傳輸，又將紙質文件拷貝為電子文件。檔案雙軌制保存，最初主要是基于檔案的安全和利用方便這兩個基本目的，但是，如果全部檔案都實行“雙軌制”保存，就形成了內容相同的兩種類型文件保存的局面。同時增加了人、財、物的大量投入，造成了浪費，由此影響和制約了電子文件的推廣應用和檔案事業的進一步發展。從目前來看，雙軌制保存又有其存在的必要性和合理性。在電子檔案的局限未得到根本克服以及其法律地位未得到完全確認之前，實行檔案雙軌制管理確實又十分必要。檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質與電子并存的管理辦法。“雙軌制”不但是管理方式、方法上的調整或者說是某種擴充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統檔案管理的理念，是對傳統檔案管理理念的一次揚棄，給傳統的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質檔案的管理過渡到對信息、知識和數據挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導和規范。

（三）檔案信息數字化進程中安全問題。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出特點，但其安全方面卻存在著諸多問題。其一，網絡傳輸過程中，信息安全問題。由于電子檔案在傳

輸途徑是在互聯網。而互聯網具有公眾開放性，因此檔案信息容易被非法竊取、篡改、偽造。其二，電子檔案的真實性問題。由于與紙制檔案的有形實物介質區別，電子檔案更容易被復制、篡改。因此對于電子檔案的真實性和合法性鑒別技術更加復雜。其三、電子檔案載體具有不穩定性。電子檔案一般存儲于硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等幾種主要介質上，而這些載體多有一定壽命且較易受到自然環境(如:溫度、磁場、載體結構)和運行環境(如:計算機操作平臺、軟件接口、計算機病毒)等的影響。這些問題都給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，嚴重影響和阻礙了檔案信息數字化的進程。

二、檔案信息數字化實踐過程中采取的措施與建議

（一）建立統一的標準化系統管理體系。標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。這關系到今后檔案資源的共享等問題。《中華人民共和國標準化管理條例》指出：確立統一的標準化的系統管理體系顯得尤為重要，它是實現檔案信息化管理的堅實基礎。同時，檔案信息作為國家信息資源的重要組成部分，要實現最大范圍的共享，也必須統籌考慮，建立統一的標準化的系統管理體系。

（二）建設高質量的檔案信息數據庫。數據庫類型主要以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見。檢索性數據庫主要用于提示全宗內館藏內容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網上檢索途徑；文件性數據庫，主要用于完整地載入檔案文件資料，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。檔案數字化后以數據形式集合成數據庫，并依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務。一個高質量的數據庫中的數字信息應達到以下質量標準：一是數據的準確性；二是數據項目和內容的完整性；三是數據的規范性；四是數據的穩定性。因此建設高質量的檔案信息數據庫是檔案信息數字化的核心工作。

（三）規范檔案圖像標準格式。檔案數字化采取什么樣的圖像格式和數據壓縮技術，是檔案實現信息化管理的關鍵問題。應從文件格式的開放性、擴展性、適應性等方面來規范圖像格式。經分析，BMP格式存儲量大；GIF格式和JPG格式，適用于彩色圖像；而TIF格式則適合于廣泛的應用程序，有存儲量小、可以處理黑白和灰度圖形、允許使用者針對一個掃描器和打印機的特殊性能而進行調整等功能。檔案信息數字化后掃描文件格式應采用TIF格式保存。

（四）檔案信息的安全建設。在檔案信息數字化建設中，要采取一系列的措施來保證檔案信息的保密和安全，采取的措施主要為制度管理和技術保證兩類。在數字化建設過程中對此應形成一套嚴格的管理制度體系，并有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如：對不同用戶可根據權限提供全文檔案信息；對機密性的、不開放的檔案不存放在網絡服務器上；使用Intranet技術，提供授權的檔案信息服務；建立數據備份、制作只讀光盤；建立網絡系統防火墻，進行數據加密等。

（五）加快人才隊伍的培養和引進。隨著信息技術的高速發展，檔案管理由過去的勞動密集型轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作模式，檔案數字化建設的過程與新知識、新技術的普及和應用密不可分，所以人才隊伍是關系到檔案信息化建設成敗的另一個關鍵因素。因此，應加大在職檔案人員的崗位培訓力度，重點學習與信息化相關的系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等，同時重視引進相關的專業人才，以適應檔案信息化建設的需要。

三、結語

檔案信息數字化管理已經是社會發展的必然趨勢，因為目前的管理和應用還存在諸多問題，使得數字化管理的優勢不能充分發揮。為此，必須盡快建立標準化的信息管理體系、高質量的檔案信息數據庫和檔案信息的安全，并加快人才隊伍的培養，以適應檔案信息化建設的需要。

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