對人事檔案管理的思考

趙金卓 梅瓊

摘 要：人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，人事檔案是人才建設、干部隊伍建設的重要基礎性工作。人事檔案管理中存在的問題：一是檔案的內容平淡，利用價值較低；二是人事檔案管理手段落后，開拓創新精神意識不強；三是檔案人員隊伍不穩定。今后應強化檔案法制意識，提高人事檔案的管理水平及管理工作人員的素質，使人事檔案建設得以加強。

關鍵詞：人事檔案；管理；思考]

人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，人事檔案是人才建設、干部隊伍建設的重要基礎性工作。它主要是由確鑿的原始材料和歷史證件構成，并真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要手段[注1]。隨著市場經濟的不斷發展，大量人才頻繁流動，人事檔案成為人才市場交易、信息資源開發的寶貴陣地。下面筆者就目前人事檔案管理中存在的問題和今后人事檔案的工作發展思路談幾點看法。

一、人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案管理手段落后，開拓創新精神意識不強

人事檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱、檢索等一系列環節均以手工操作，工作效率低下，準確性差。它與科學化、現代化的要求差距甚大，目前由于計算機、掃描儀、縮微設備等現代高新技術尚未在人事檔案管理中得到廣泛應用，大多數工作仍停留在原始的手工整理上，這種管理手段落后、費工費時、效率低下的方式使管理人員的大部分時間都必須停留在檔案的整理和保管上，從而沒有時間從事檔案資料的編研、開發和利用，服務方式依然滯留在坐等上門的被動服務階段，不能及時有效地為高校選才用才提供信息，為開發各方面人才提供優質服務，這將嚴重制約檔案管理的發展，影響人才的使用和選拔。有人認為，人事檔案管理是一成不變，墨守成規，不求有功，但求無過，在思想上形成傳統的保守的思維方式，開拓創新意識欠缺，思想比較狹窄，視野不開闊。

2、檔案的內容平淡，利用價值較低

一個單位的人事檔案應充分反映出一個人的整體面貌，包括德、能、勤、績四個方面的總體評價。但是，在目前的人事檔案中有關組織鑒定、考核、評議等材料里幾乎都是固定的套話，只有通過‘動態的即不斷發展變化的大量數據、資料及考核的定量綜合分析，才能達到科學的定性結論，從而歷史地、全面地、準確地反映出一個人的實績情況。人事檔案材料的定量化，是人事檔案管理科學化的必然途徑，但是，目前高校的人事檔案中，在評價某個人時多是“服從分配，熱愛本職工作，認真鉆研業務，任勞任怨，積極肯干，成績顯著”等一套籠統的，毫無個性的模式語言，沒有動態地，經常性地實際考核。考核數據，考核材料，不能及時、準確、完整地反映出一個人的綜合情況。人事檔案中一般反映一個人過去的歷史、家庭出身、社會關系材料較多，而在反映個人愛好、業務專長、脾氣性格、思想品質、進取意識、科學態度、創造力、學習或進修及工作實績的材料較少，這樣不利于考察一個人目前的思想修養，精神風貌、專業特長以及分析預測一個人今后的發展趨勢等情況，這將直接影響了對人才的了解和人才的使用，進而導致人事檔案的利用價值偏低。有時為了起用某一個干部，就不得不重新組織對一個人的全面考核。

3、檔案人員隊伍不穩定，培訓工作差

人事檔案管理人員多屬兼職，流動頻繁，大多數是半路出家，專業基礎差，加之未參加任何正規化培訓，只能靠在平時工作中模索，有的不能評聘檔案專業的專業技術職稱，覺得干起來沒勁頭、做起來沒前途，不去很好地去研究檔案管理工作中的新情況、新問題，更談不上主動尋找解決問題的方法和途徑。同時，檔案管理人員接受培訓時間較少，不具有與其他人員同等的進修、學習的機會。難以接觸新事物，學習新經驗。導致檔案管理人員視野不開闊，思想保守、僵化，檔案工作管理停滯不前。

二、人事檔案管理的發展思路

1、強化檔案法制意識，提高人事檔案的管理水平

搞好人事檔案管理工作，首先要得到領導干部對檔案工作的重視， 同時要求檔案管理人員必須弘揚愛崗敬業精神，使《檔案法》深入人心，自覺守法，這是搞好人事檔案管理工作的基礎。同時，學校領導要根據社會和學校的改革發展對人事檔案管理工作的需要，做好以下工作：一是制定人事檔案管理工作發展規劃，建立人事檔案管理的各種制度，使人事檔案有章可循。二是要實行科學化、信息化管理，21世紀是信息時代，管理信息化是人事檔案管理的必經之路，為此，人事檔案管理的重心必須從實體管理逐步轉移到科學化、信息化管理上來。三是檔案管理人員必須提高業務和思想素質，增強科學的管理水平，加強培訓，努力學習，掌握現代化管理手段和技能。

2、加強人事檔案建設

加強人事檔案建設要做到以下幾點：一要穩定人事檔案隊伍，它是搞好檔案管理之關鍵。領導要重視檔案工作，對檔案管理人員給予關心、支持，為他們提供專業知識培訓，提高他們業務素質和專業技能，以適應當前檔案管理工作的需要。二要加強對人事檔案管理方法的研究。原始手工整理人事檔案已不適應現代信息社會的需要，必須實行科學化、信息化的管理。人事檔案管理是一項專業性、技術性較強的工作，要加強對其原理和方法的研究。隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案工作出現了許多新特點、新情況，需要我們去研究和探索，并要不但總結人事檔案管理的新經驗，提高管理手段。三是努力改善人事檔案的保管和利用條件，實現檔案管理現代化。為適應檔案信息社會之需要，高校應努力改善人事檔案管理的工作條件，添置必要的設備，建立實用性較強的信息化檔案管理系統，提高檢索效率，快速有效準確地為高校改革服務。四是加強對人事檔案的宏觀指導，實現管理水平的法制化。高校的人事檔案歸屬于綜合檔案室統一兼管，并由組織人事部門指定人員專管，制定統一的、專門的人事檔案管理政策法規，對人事檔案實行法制化管理，使人事檔案管理水平與質量有較大的提高。

3、提高人事檔案管理工作人員的素質

人事檔案工作是整個高校的一個重要組成部分，隨著社會的發展和高校改革的不斷深入，高校檔案工作隊伍的建設直接關系到高校改革的進程和高校工作的開展及工作效率[注2]。因此，提高人事檔案管理工作人員的素質迫在眉睫，一是思想政治素質。人事檔案工作是一個不引人注目的崗位，整天與文字、表格、材料打交道，工作瑣碎，枯燥，待遇偏低，無轟轟烈烈的場面，也無任何‘實惠和‘好處。因此，從事此項工作的人員必須具有優良的思想政治素質，敬業愛崗，甘于寂寞，勇于奉獻，不計個人得失的品質。二是技能素質。人事檔案工作要實現科學化、信息化標準化，目錄工作要滿足新標準，新規范的要求，檔案管理也逐步向計算機方面發展，這就要求檔案管理人員具備較為全面的知識技能。因此在配備檔案工作人員時，必須充分考慮檔案工作的性質、特點和發展趨勢，挑選工作認真負責，知識結構合理，理解接受能力較強的知識性人才，并且在實際工作中積極為他們創造條件，通過培訓、交流、學習等方式，不斷給他們提供接觸新知識、掌握新技能、新標準的機會，縮短知識更新周期，以保證檔案工作科學、規范、有序的進行。

參考文獻

[注1]中共湖北省委組織部《干部人事檔案工作目標管理文件資料匯編》2002年5月版

[注2]凌玉華人事檔案工作人員提高自身素質需要注意的幾個問題，學校檔案2000年第39-40頁

作者簡介：趙金卓（1963-），女，湖北隨州人，湖北醫藥學院副研究館員，主要從檔案管理研究。