我國中小企業人力資源管理信息化現狀與對策

蘇 甜

(重慶大學圖書館,重慶 400000)

在我國當前的企業中,有 95%是中小企業,在市場競爭異常激烈的社會環境下,著力推進我國中小企業信息化進程,已經成為了一項迫在眉睫的任務。作為企業信息化的重要部分,人力資源管理信息化已經在中小企業中被逐步認同和重視,人力資源管理信息化工作在某種程度上已經如火如荼地鋪開。

一、人力資源管理信息化的含義

人力資源管理信息化是電子化的人力資源管理,是利用或引進各種信息手段的人力資源管理活動。在因特網和電子商務高速發展的現代社會,人力資源管理已由傳統的管理模式,逐步發展為涵蓋電子商務、網絡、人力資源業務流程優化等核心思想在內的新型模式,并最終形成了一個完整的有機體系。具體包括:人、計算機網絡硬件、系統平臺、數據庫平臺、通用軟件、應用軟件和終端設備;各種信息手段和技術的綜合利用,如呼叫中心、考勤機等終端設備;一些核心的人力資源管理業務功能,如招聘、薪酬管理、培訓、在線學習、績效管理等。人力資源管理者和一般員工、經理及總裁等,都與人力資源管理系統的基礎平臺發生相應權限的互動關系。由此可見,人力資源管理與信息化兩者互相促進,不可分離。

在企業管理中,人力資源信息化包含 3個層面:第 1個層面是數據的電子化,通過數據庫技術,將人力資源信息按照相關格式進行錄入、保存,以備查詢;第 2個層面是流程的電子化,以軟件程序的方式將管理規范流程變成固定程序,如此一來,將大大減少固定流程下所涉及的部門員工的傳統管理強度,降低管理成本,提高管理效率;第 3個層面是對管理和決策的支持,通過對原始人力資源信息數據進行電子化的加工處理,在程序計算模型下進行規劃,從而有力地支持了企業的管理和決策[1]。

二、人力資源管理信息化的作用

(一)實現管理標準化,促進管理水平的提升

人力資源管理信息化的實施,能夠將企業分散的人力資源信息進行重新整合分析,最大限度地將人力資源管理業務流程進行優化,并在系統中清晰地體現已優化的業務流程。此外,企業領導者通過數字化的人力資源管理信息,可以一目了然地了解內部人力資源的現狀,在領導人決策時,綜合的分析報表能夠起到非常重要的參考作用,進一步推動領導決策科學化和民主化,提高決策水平和工作效率,實現管理的標準化。

(二)提高人力資源管理效益成本,降低管理成本

人力資源管理工作是一項動態性很強的工作,日常瑣碎的事務性工作需要占用管理人員大量的時間,例如薪酬發放、考勤管理、員工招聘和崗位調動工作,在傳統的手工操作過程中,往往會因為小小的疏忽而導致錯誤的產生,最終使得工作效率大大降低。人力資源管理信息化可使中小企業的人力資源管理人員擺脫機械、重復的日常事務性工作。例如,甲員工將于 2011年 8月合同到期,在傳統的人力資源管理中,HR經常要翻閱紙質檔案確認員工合同是否到期,并上報公司決策人員決定是否續簽。如果甲的合同到期而沒有通知對方,根據新《勞動法》規定,公司應當賠付甲無約用工賠償金。但是如果企業擁有人力資源信息系統,設定相關提醒程序,以及自動續簽功能,就能夠大大節約企業的操作成本[2-3]。

(三)加強企業內外聯系,促進信息暢通

隨著社會競爭的愈益激烈,企業溝通成為企業人力資源管理工作的重中之重。當前,不少企業都很重視部門之間、員工之間及業務合作伙伴之間的溝通,用心聆聽、用心溝通的作風,成為了企業茁壯成長的助力。運用人力資源管理信息化系統,利用其集中數據管理、分布式應用和全面的網絡工作模式,使得企業內部溝通更加方便快捷。并且,與合作單位在人才、技術和知識方面的資源共享,也促使企業之間關系更加密切,使企業更加輕松自如地適應風云變幻的市場環境。

三、我國中小企業人力資源信息化現狀

當前,我國絕大部分中小企業在人力資源管理信息化方面還處在發展成熟階段。據 2010年中國中小企業信息化建設調查報告,盡管目前有 80.4%的中小企業具有互聯網接入能力,但是其中只有 44.2%的企業將接入互聯網用于企業信息化建設。在接入互聯網用于信息化建設的中小企業中,超過 70%的企業還沒有引入人力資源管理信息系統。在已經實施人力資源管理信息系統的中小企業中, 71%的中小企業僅僅用來搜索員工信息,68.2%的信息化管理僅限于員工考勤管理;另有 18%的中小企業需更換系統。目前國內已實施高水平人力資源信息系統的中小企業不足 100家。

實施中小企業人力資源信息化管理的手段,主要是通過軟硬件的建設來實現的。當前,企業人力資源信息化管理流程的環節主要是:規劃—招聘—培訓—工作分析—薪酬激勵—績效管理—員工發展。從信息化的角度來看,企業需要建設相應的工具模塊,即各類功能模塊,以真正實現信息化管理,企業人力資源管理各主要環節通過相應軟件產品來實現。由于中小企業本身專業性較強的特性,其人力資源也呈現出了專業性強和員工結構復雜的特點。因此,在人力資源信息化管理過程中,涉及人力資源計劃、招聘、人事管理、培訓、薪資與福利等多項核心內容,也涉及相關數據庫的建立,相關統計和分析、信息交換,以及為管理者提供決策依據和員工自助服務等戰術級和戰略級管理內容。從硬件來看,現有企業一般采用局域模式來實現企業人力資源信息化管理。目前常用Windows作為網絡操作系統,這一系統利用Internet與無線互聯技術,支持分布、多層次的組織結構,也能較好地使用企業原有信息系統,如 ERP,MRP,商品化財務系統和電子商務平臺等[4]。

四、我國中小企業實施人力資源信息化的SWOT分析

(一)外部機遇

信息化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會變革和進步的重要力量。21世紀是信息的世紀,掌握了信息就掌握了時代和經濟的脈搏,對此,國家十分重視信息化建設和工業化建設,特別是“十一五”期間,國家提出了要以經濟社會發展需求為導向引領信息化,以改革和創新為動力推進信息化,為邁向信息社會奠定堅實基礎。黨的十七大更是將信息化作為與工業化、城鎮化、市場化、國際化社會五大發展趨勢之一,賦予了信息化新的歷史使命。而在中小企業信息化建設方面,國家也尤為重視,通過制定各項規章制度保障信息化進程的推進,為中小企業人力資源信息化的開發、實踐提供有利的政策環境。此外,我國信息產業已步入發展的快車道,電信基礎設施和網絡技術日趨成熟,人力資源信息化也走上了更加科學、規范的軌道。不少軟件廠商一早就瞄準了中小企業這一潛力巨大的市場,開發、設計了許多針對這一市場的軟件產品。例如用友、金蝶、明基、嘉楊等管理軟件開發商就針對不同用戶的需求相繼開發了一系列的人力資源管理軟件[5]。

(二)內部優勢

首先,我國加入 WTO后,隨著國際信息化浪潮的沖擊,市場競爭的越發激烈,許多中小企業已經越來越重視內部的信息化管理,并將其逐漸納入企業的經營戰略之中,為人力資源管理信息化的建設與實施提供了有力的依據。其次,由于中小企業具有靈活的運營機制,產權明晰,在信息化建設過程中沒有阻礙力量的干擾,其實施效率相對較高。再者,人力資源信息化系統化對于大型企業來說,只是作為一種提高效率的手段加以實施,而對于廣大中小企業來說,則將其視作企業生存發展的生命線,需求的不同,對于人力資源信息化系統化的重視程度也不同。

(三)外部威脅

首先,在經濟全球化的經濟背景下,市場競爭的殘酷性不斷加劇,中小企業無論是在規模、資金、技術、市場占有率等方面與大型企業、跨國企業相比,實力相當懸殊,致使不少中小企業徘徊在被兼并和破產的邊緣。爭奪激烈,適者生存的市場環境下,中小企業的生存和發展面臨著巨大的威脅,給人力資源信息化系統建設帶來了不利的影響。其次,基于互聯網操作平臺的人力資源信息化軟件需要有一個相對穩定、安全的網絡環境做保障,然而在現實中,網絡的安全依舊存在很大的隱患,缺乏強健的安全機制,網絡犯罪手段層出不窮,信息安全保護問題已經成為制約我國經濟社會發展的關鍵問題之一。自 2001年以來,我國已將網絡安全問題列為整治重點,但是許多商業網站還是經常會遭到電腦黑客和網絡病毒的惡意攻擊,造成系統癱瘓、數據丟失,即使使用專業的防火墻、殺毒軟件,也不能百分之百地確保網絡的安全性能。這也直接影響了中小企業人力資源信息化系統建設的效果和運行的效率。

(四)內部劣勢

首先,從業人員的素質不高。人才是企業最大的財富,在人力資源管理信息化建設過程中,專業人才發揮著舉足輕重的作用。但是在許多中小企業,熟練掌握人力資源軟件的專業人才卻非常缺乏,影響并束縛了企業開展人力資源管理信息化的進程。此外,許多中小企業人力資源從業人員在人力資源管理信息化建設的起步階段,由于固有思維的限制,無法適應計算機網絡環境,產生了一定程度的心理抗拒。其次,盲目選擇人力資源信息化系統。許多中小企業由于專業人才能力的限制,在進行人力資源管理信息化的過程中,存在著一勞永逸的心理,要求系統的功能越多越好,并且要求要有較長的使用期限,從而能夠延長開發周期,實現一步到位的管理目標。但是,對于中小企業來說,這種愿望是不現實的,對于現實需求過于盲目,急于求成,既增加投資成本,也為未來系統的升級換代增加了成本。因此,中小企業應該立足現實需求,合理選擇人力資源信息化系統。再者,人力資源基礎管理工作薄弱?；A管理工作是人力資源管理信息化重要內容,對于企業人力資源管理信息化的成敗起著直接的影響作用。長期以來,不少中小企業并沒有形成完善的基礎管理體制,粗放型管理模式大行其道,在考勤制度、薪酬制度上的穩定性較為薄弱。在基礎管理工作不到位的情況下,難以為企業人力資源信息化運作提供穩定而有效的基礎平臺。

五、中小企業人力資源管理信息化實施策略

(一)增加資金投入,搭建人力資源信息化平臺

中小企業只有大力推進信息化建設,才能從根本上提高企業核心競爭力。在人力資源信息化建設中,巨額的資金投入是順利完成信息化建設的根本保證,否則再美好的夢想也終歸要付諸東流。中小企業應該立足自身優勢,在保證不違反國家法律法規的前提下,積極穩妥地調集資金,確保順利完成這一項龐大又復雜的信息化工程任務。對于很多中小企業來說,如何保證資金及時到位是解決企業正常運轉工作的重中之重。在資金短缺的情況下,中小企業又如何化不利因素為有利因素,是一個需要深入研討的問題。其實,解決問題的方式有很多種,其中一個是企業每年從凈利潤中抽取 5%～10%的資金,作為企業進行人力資源信息系統建設、維護、更新的專項資金,制定一系列的規章制度實現對專項資金的集中管理,確保企業信息化建設順利實施。

(二)轉變企業高層觀念,更新人力資源信息化管理理念

人力資源管理信息化作為提升管理效能的有效途徑,是現代企業管理的必要的系統工程。要順利實施人力資源管理信息化,企業的領導者應該更新觀念,與時俱進,高度重視這項與企業未來發展息息相關的工作,對人力資源信息化逐步加大投入力度。作為中小企業的領導者,也應該時刻清楚地意識到,人力資源信息化不單純只是靠花錢添置一套軟件系統而已,它所蘊含的意義應該是信息化的管理理念,它對于整個組織人事作業流程的再造和管理效率的提升起到了積極的作用,是企業軟實力的一種重要體現,更是企業領導者和員工對于企業現代化、信息化建設的一種認同感。

(三)加強人才儲備,引進和培養信息化管理人才

人力資源管理信息化是人力資源管理發展的必然趨勢,所以,未來對于專業人才的需求非常大。由于人力資源管理信息化的基礎是具有計算機專業背景的人力資源管理人員,此類復合型人才將會成為企業管理隊伍的中流砥柱。因此,企業的領導者要從戰略高度出發,增強對宏觀形勢的把握力,充分意識到相關復合型人才對于中小企業發展進程的推動作用,進一步加快儲備和引進緊缺適用人才。對那些年紀輕、技術素質較高的實用人才,實行重點培養,并著力將這項工作作為重大的戰略任務切實抓好,傾注更大的精力。使復合型信息化人才的選拔任用、激勵約束機制更加完善,從而最大限度地適應現代組織人力資源管理的發展方向[6]。

(四)合理選擇人力資源信息管理軟件

隨著人力資源管理信息化水平的發展,信息系統在企業中可發揮的作用也越來越大,但是,一些管理者對企業信息化期望過高,會誤以為有了一套先進的人力資源信息系統后所有的管理問題也就會迎刃而解了。實際上,管理軟件之所以有價值,在于它能將優秀的管理思想和方法通過數字化信息系統與企業自身實際情況相結合從而提升企業的經營水平,但它本身只是一個管理的輔助用具,它所能體現出的效用跟企業的經營管理水平密不可分。因此,中小企業應該立足自身人力資源管理所處的階段,循序漸進,分步實施,從建立基礎數據庫開始,一步一個腳印,為人力資源管理信息化系統的穩定和高效運轉打下堅實的基礎。

信息社會,管理與信息已是密不可分,人力資源管理信息化作為一種新的管理理念,將人力資源管理與信息化緊密結合,創造出了全新的管理模式。中小企業應該以實施人力資源管理信息化為契機,不斷強化人力資源管理的戰略地位,不斷提高人力資源競爭力,增強核心競爭力,在激烈競爭的市場環境中立于不敗之地。

[1] 薛華成.管理信息系統[M].北京:清華大學出版社,2002.

[2] 陳維政,余開誠,程文文.人力資源管理與開發高級教程[M].北京:高等教育出版社,2005.

[3] 洪玫.人力資源信息化管理[M].北京:中國發展出版社,2006.

[4] 項英輝.我國企業人力資源管理信息化的現狀和發展對策[J].遼寧行政學院學報,2008(6):236.

[5] 喻紅蓮.當前中小企業人力資源管理信息化的問題及對策[J].商場現代化,2008(6):319.

[6] 葉利東.人力資源管理系統的應用[J].中國電力企業管理,2007(11):55.

(責任編輯 周江川)