企業控制采購成本的有效舉措探析

上海電視大學浦東新區分校 李炳金

采購是企業經濟活動不可缺少的重要環節，是企業產品成本控制的關鍵，控制采購成本對于增強企業競爭力具有重要的戰略意義。在市場競爭越來越激烈的形勢下，積極采取相應措施來控制好采購成本成為企業發展與生存的關鍵。

1 采購成本的定義

采購成本是指企業產品的整個生產周期中所發生的與商品、物料采購相關的全部費用。采購成本主要包括原材料成本、采購過程的成本以及因采購不良而造成的管理不善成本。其中的原材料成本主要是包括采購的原材料費用、運雜費以及保險費等；采購過程的成本主要為采購部門在采購過程過程中所付出的成本，即采購部門的人工費和差旅費。計劃采購—采購詢價—簽定采購合同—采購材料入場，這一過程是采購的全過程；因采購不良而造成的管理不善成本，即資金占用成本、質量成本、風險成本、效率成本以及其他的浪費。

2 影響采購成本的因素

實現利潤的最大化是企業共同追求的目標，從企業經營的全過程看，收入—成本=利潤，由此可見，企業利潤的高低會受到成本因素的嚴重影響。動態性和多樣性是采購成本構成所具有的特征，對采購成本造成影響的主要有如下因素：一是采購價格。采購價格是構成企業成本和費用的主要組成部分，是決定采購成本高低主要因素。二是采購數量。采購數量要建立在批量生產物品核算定額以及儲備定額的基礎之上，相對而言，采購數量越大，單位成本價格就會越低。三是物流信息。物流信息即物資性能、質量、價格等信息。四是采用運送方式。采購物品里程越少、時間越短、費用越少，其采購成本就越低。五是物品儲備方式。其主要表現在人力和運費以及資金占用率上。六是采購策略。采購策略只有具有預見性和靈活性，才不會造成成本的浪費，還可以大大節約成本。七是員工的素質。良好的采購工作是控制采購成本的關鍵，而良好的采購工作需由素質高、業務水平強的采購人員來完成。

3 我國企業采購成本控制現狀

3.1 采購制度不健全

采購制度的建立是為了確保采購活動的順利實施，其離不開企業管理層的高度重視。然而，就目前企業采購管理制度來看，我國企業的采購管理制度以及采購行為準則還不夠規范，在企業內部還缺乏健全的采購制度，企業的領導通常只注重企業的生產過程，而忽視了采購的重要性。

3.2 采購計劃和時機不合理

一些企業在編制采購計劃時，沒有深入調研生產消耗和庫存，編制過于隨意，從而導致經常存在庫存積壓或缺貨并存的現象。而另一些企業盡管制定了合理的采購計劃，但對于采購物資市場的供求關系未能進行深入調查，從而使得在采購時沒能很好地把握采購時機。

3.3 采購信息不通暢

在信息網絡發達的今天，我國企業在對材料市場的研究上還較為匱乏，對于企業自己的價格信息系統也未能建立起來，對于通過互聯網及時獲取供應商和市場信息的渠道未能充分利用，對于市場最新動態就不能及時知曉等等。采購信息的不暢通，使得企業失去了較多采購機會，加上采購價格信息的不及時，其采購成本也無形中增加了不少。

3.4 沒有與供應商建立長期的合作伙伴關系

在采購環節上，采購者與供應商是互相矛盾對立的關系，采購方希望產品材料價格越低越好，而供應商則希望產品材料利潤最大化，價格戰是二者在采購過程中常有的事，也正是這個價格戰，讓一些供應商在得不到滿意的報價情況下，將利潤最大化的目標轉移到產品材料的質量和數量上。

4 企業采購成本有效控制策略

4.1 建立完善的采購制度

首先，要建立嚴格、完善的采購制度。在制度中要明確規定采購計劃的提出與審批、相關責任和關系部門、采購方式以及供應商準入等；其次，要建立供應商檔案和準入制度。對于正式合作的供應商，企業要建立檔案以及考核評價機制，實行動態調整，優勝劣汰；最后，建立價格檔案和價格評價體系。以便于對采購物資的報價及其歸檔的價格進行綜合比較，從而根據其價格差異分析形成原因，并對相關的供應價格信息定期進行收集，最終再來對現有價格水平加以分析和評價。

4.2 嚴格采購流程和操作規范

企業要將嚴格的采購流程和規范制定出來，這樣才能在采購中才能有據可依，才能將采購工作做好。首先，明確崗位職責。對于采購工作要由專門的供應中心管理來進行，其他部門禁止擅自采購，對于違反規定并帶來問題的要承擔相應的責任。其次，對于所需要采購的物資種類和數量，要由采購部門、生產部門、銷售部門以及庫管部門來共同進行，通過充分的分析與權衡，制定出科學、合理、完整的采購方案。再次，采購合同的條款要統一制定。合同條款不僅要符合法律法規，還要嚴密細致，尤其是對于易出現糾紛之處要予以特別說明，以減少出現后期的糾紛。最后，要強化檢查和監督的力度，以防止發生舞弊行為。

4.3 加強采購工作的前期市場調研

要實現采購工作的合理化，找對采購時機，這就需要先做好市場調查，以及信用評估工作。對于采購對象首先要明確，因為如果沒有做好前期的市場調研工作，所采購的物資有與企業近期生產需要不相符，這就會致使物資的積壓，甚至變性，無形中又增加了企業的采購成本。為此，采購部門要將現代技術和工具充分了利用起來，如網絡、電視、報刊等媒體，對全球范圍內的供求信息都能有所了解，并便于對市場信息的快速有效地查詢。

4.4 建立科學的采購計劃

企業在采購前就要將科學、合理、嚴格的采購計劃制定出來，該計劃的制定要結合企業的實際生產情況以及企業生產、預算、供應部門的物資需求計劃書來進行，確定企業需要采購的批量，通常采購量越多，價格相對就會更加便宜。同時還要注意倉庫儲存情況，因為如果采購過量，就會造成物資堆積、庫存積壓，從而就會嚴重影響到企業的正常運營，并且成本上漲。

4.5 靈活選擇合理的采購方式

(1)可以通過選擇付款條款來降低采購成本。在企業資金充裕或銀行利率較低的情況下，可以選擇貨到付款或現金交易方式，這樣通常會給采購價格帶來更大的折扣。(2)可以通過競爭招標的方式來牽制供應商。對于數量較多的物資采購，競爭招標就是一個很好的方式。通過競爭招標，通常會引起供應商的相互比價，企業最終就會得到一個底線的價格。(3)集中采購。集中采購是相對分散采購而言的，跨國公司建立起全球采購部門就是集中采購的典型應用表現。集中采購是以內部采購部門組建的方式，對分布于各地分支機構的采購業務進行統一管理，以使采購渠道盡可能地減少，并通過批量采購，從而獲得更多的價格優惠。(4)聯合采購。中小企業在原材料采購上如果能聯合起來，其防范風險的能力就勢必會增強，同時多加企業聯合采購可以實現采購規模優勢，降低了采購成本。

4.6 加強與貨物供應商的合作

企業要控制好采購成本，要注重搞好與供應商的關系。采購企業和供應商之間是一種合作共贏的關系，如果采購企業擅自將低價格，或供應商擅自提高價格，勢必會對二者長期穩定的合作局面造成影響。采購企業與供應商建立在合作共贏的關系上，相互信任，同時企業給予供應商適當的有效激勵，這樣才能確保供貨質量的可靠性，并獲得更好的價格優惠，從而獲取更好的市場競爭優勢。

4.7 加強采購人員的職業道德培訓

在采購人員的選擇上，企業要選擇誠實守信、精明能干、職業素質和業務水平高的人員，這樣的采購人員在具體的采購工作中才能公平正直、嚴格依照規定的操作程序進行采購，才會自覺地分辨出各種信息的真實與虛假、避免各種不法行為的滋生。如果采購人員一旦出現問題，對企業都會造成巨大損失。為此，在進行采購工作之前，企業就要加強對采購人員職業道德培訓及相關技能的培訓。作為采購人員，需要掌握必要的購銷談判知識，因為供應商作出于自身利益考慮，通常會通過各種口頭技巧、商業陷阱等手段來博取采購者的認同，這時采購人員要能夠清楚地分辨出供應商所提供信息的真偽，盡量為雙方爭取一個權衡點，盡可能節約企業的采購成本。

[1] 劉軍紅.淺談企業物資采購成本控制[J].科技信息,2009(06).

[2] 馬長昊.淺談采購過程中的供應商管理[J].山西經濟管理干部學院學報,2010(01).