文書檔案歸檔十年改革的思考

王健

摘要：根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/22-2000），核工業(yè)檔案館制定了實(shí)施細(xì)則，在全行業(yè)推行了文件以件管理。本文以核工業(yè)檔案館的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，論證了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展實(shí)行立卷改革的必要性和可行性。

關(guān)鍵詞：文書檔案 歸檔 改革 思考

2000年12月6日，國(guó)家檔案局頒布了DA/T2000《歸檔文件整理規(guī)則》。這是我國(guó)檔案工作的一項(xiàng)重要改革。《規(guī)則》以“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”為宗旨，對(duì)原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進(jìn)行了改革，推行文件級(jí)整理，大幅度簡(jiǎn)化了整理中的手工操作，為規(guī)范電子文件歸檔整理方法奠定了基礎(chǔ)。

一、核工業(yè)檔案館立卷改革

核工業(yè)檔案館是核工業(yè)集團(tuán)公司所屬唯一一個(gè)專業(yè)檔案館，保存文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等多種類型檔案。現(xiàn)今所屬成員單位已基本實(shí)現(xiàn)以件為單位歸檔，新的整理方法在我單位得到了認(rèn)同。

（一）制定《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則

通過學(xué)習(xí)討論，我們認(rèn)為，要做好立卷改革，就要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，并制定自己的實(shí)施細(xì)則。因此，我們結(jié)合核工業(yè)檔案工作的實(shí)際，依據(jù)國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，制定了核工業(yè)檔案館的實(shí)施細(xì)則，使我們的工作可以做到有章可循，有法可依。

（二）重視文件歸檔整理工作

歸檔文件整理工作既是公文處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，這是一項(xiàng)承前啟后的工作，直接關(guān)系到文件材料歸檔后的安全保管和有效利用。歸檔文件整理工作涉及到機(jī)關(guān)形成文件的各個(gè)部門，因此這項(xiàng)工作必須進(jìn)行周密地組織和有效地監(jiān)督，以保證這項(xiàng)工作能夠高質(zhì)量完成。因此，我們十分重視歸檔文件的平時(shí)積累，并建立相關(guān)制度對(duì)整理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（三）歸檔文件的分類、整理和裝訂

歸檔文件的合理分類，不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)排列、編目等后續(xù)工作的開展，以及將來排架管理都有著重要意義。經(jīng)多方研究討論，并總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)，我們確定年度-組織機(jī)構(gòu)-保管期限分類法。

裝訂是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。為便于檔案的檢索查詢，除按檔案局要求，正文與附件為一件外，對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文我們作了修改：轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文均為兩件。在裝訂時(shí)盡量保持原有文件自然原貌，減少后期的人為加工，以避免不必要的人力、財(cái)力的浪費(fèi)。

（四）歸檔文件的編號(hào)、編目、裝盒

編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供條件。集團(tuán)公司總部文書檔案由于采取年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法，在最低類目——保管期限內(nèi)分別編寫室編件號(hào)。

編目是指編制歸檔文件目錄。它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。我們?cè)O(shè)計(jì)了歸檔文件目錄封皮和歸檔文件目錄，便于檔案的管理。

裝盒是將歸檔文件按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒中，與歸檔文件目錄的排列順序保持一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。我們?cè)谘b盒時(shí)做到，不同形成年度的文件不放入同一檔案盒；不同保管期限的文件不放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的文件不放入同一檔案盒。

二、立卷改革前后比較

自2001年檔案立卷改革至今已十年，通過這幾年的實(shí)際操作，我們總結(jié)有以下特點(diǎn)：

一是取消案卷，實(shí)行文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。二是以“件”為單位進(jìn)行裝訂，保持原有文件的自然形式，取消三孔一線的裝訂方式，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率。三是取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，以“件”為單位編寫歸檔文件目錄，簡(jiǎn)化程序，便于查找利用。四是只需填寫檔案盒盒脊，不再擬寫案卷題名和填寫案卷封面。五是檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項(xiàng)，盒脊設(shè)“全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止室號(hào)、起止館號(hào)、盒號(hào)”等。

通過上面的分析，以“件”歸檔簡(jiǎn)化了操作，既減輕了檔案人員的工作量，同時(shí)又簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)培訓(xùn)難度。

總之，通過這幾年以件為單位進(jìn)行歸檔的經(jīng)驗(yàn)，我們充分體會(huì)到，《歸檔文件整理規(guī)則》是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率的行之有效的標(biāo)準(zhǔn)。

作者單位：核工業(yè)檔案館