信息電子化在文書檔案管理應用中面臨的挑戰及對策

李明珠

作為企業檔案管理工作的重要組成部分，文書檔案不僅記載著企業經營發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著企業經營管理過程中重要事件，成為企業歷史軌跡的再現者。隨著科學技術的發展與應用，文書檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰與機遇，如何客觀真實全面地提供檔案信息，成為企業檔案管理工作中

的新課題。下面將就信息電子化在文書檔案管理中應用這一問題作以下探討。

文書檔案管理在信息化進程中面臨新挑戰

一、對電子文件保密性要求更高。因為電子文件修改的方便性，而且改動后不會留下明顯的痕跡，所以，電子文件自身的保密性較紙質文檔有其劣勢。盡管當前有一些技術可防止電子文件的隨意增刪改，但是其內容發生變化后沒有明顯的標志，所以增強了把握電子文檔原貌的困難度。另外，因為電子文件不如手寫簽發等具有特定的字跡，無法從字跡上分辨其原始性，這些，都增加了電子文檔真實性的判斷。

二、安全管理的要求更高更嚴。使用電子文檔信息化管理，在加快查詢應用速度的同時，因為電子文檔存儲在電腦及移動介質之中，很容易在不經意被網絡黑客所侵害，或者被病毒所利用篡改。所以，必須在加快信息電子化建設進程中創新工作思路，加強技術防范，增強從業人員保護意識和能力，才能妥善處理上述問題。

三、法制不健全、標準化程度不高等成為新挑戰。傳統的文檔管理偏重于紙質文件的管理與防護，關于檔案密級、解密管理等標準缺失等，甚至有的超過50年的檔案如何密封、何時使用等情景都沒有明確的規定，不僅造成文件管理的不便，而且對于文檔的合理利用也沒有規定，以致造成大量價值檔案使用利用價值得不到發揮。

四、配套支持技術不健全，短期轉化難度大。因為檔案信息化建設尚處于探索實施的初級階段，幾十年、甚至上百年的大量的紙質文件需要掃描轉化成為為電子檔案，工作量大，責任重，稍有不慎將對單位檔案造成無法彌補的損失。由于我們單位使用的平板掃描儀速度慢、功效低，在短期內完成從紙質文檔向電子文檔轉化存在相當大的困難。

五、管理人員素質存在不適應性。因為傳統的紙質文檔管理與現代化信息電子文檔管理，不論從管理的理念上，還是管理的手段上，以及管理的具體流程上等，都有相當大的區別。當前，常出現要么懂技術，不懂檔案管理，要么懂檔案管理，卻不精通信息技術的尷尬局面，使得在信息化條件做好檔案管理工作存在較大困難。根本不能適應現代信息技術條件下的檔案管理工作。

加快推進檔案信息化技術的基本原則

一、科學化規范化和精細化原則。標準化、規范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規范，才能提高檔案管理的質量和效率要求。比如，在以電子文檔接收郵件過程中，在文檔使用管理過程中，應該以相關制度規定的形式，明確各個工作步驟，應該堅持科學化規范精細化的原則，不斷加強電子文檔管理，使傳統介質檔案信息化，使用管理標準化、規范化、精細化，杜絕因管理不細而導致的失泄密及文檔丟失無從查找等問題。

二、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數，強調安全使用和管理。

三、效益與質量兼顧的原則。因為檔案信息數字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當的人、財、物力，所以，要堅持效益與質量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質量，思考快捷安全建檔的途徑。可以有針對性的把重要的、利用率較高的檔案數字化，既利于產生一定的經濟效應，也能增強社會知名度。

強化檔案信息化管理的具體對策

一、全面構筑起安全管理防線。實踐多次證明，多數失泄密事件的發生，均因為相關人員的意識不足造成的。因此首先是增強檔案管理人員的安全意識。思想決定意識，意識左右行為。必須將全面增強檔案管理人員的安全管理、安全防范意識作為信息檔案化管理的首要任務，常抓不懈。要通過常態化的培訓、檢查、考核、監督等督促、提醒管理人員在思想上構筑起牢固的安全防線。要牢固樹立“檔案安全無小事，檔案安全事關重大，事關全局，事關黨和國家的根本利益”的思想，深刻認識加強檔案安全管理的重要意義，始終堅持“以防為主、防治結合”的方針，繃緊檔案安全弦，抓好檔案安全事，提高檔案管理人員的安全意識和技能。充分利用各種載體，通過開辦講座、開展知識競賽、舉辦展覽等形式，廣泛開展檔案安全知識宣傳教育，營造檔案安全管理良好氛圍。

加強技防手段，采取措施對信息化系統實施有效隔離。采取內部信息辦公網絡與國際互聯網的隔離手段，通過物離隔離確保信息在各自范圍內使用，避免內外網交叉使用的情況。一是可以通過在路由器上合理進行設定。將不安全、沒有安全許可證、常帶病毒的IP地址和服務屏蔽掉。二是正確設定防火墻。一般來講，防火墻大致有過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警等作用，要依據企業實際，選擇適合的封堵設置，確保網絡系統的安全。三是不斷完善配備技術和管理資源。首先要在可靠的配套設備上下力氣。盡量配備質量可靠、性能優良的系統硬件，適當添置與之相關的配套設備，用以防止電磁干擾、輻射。其次，要引進先進且通用的檔案信息ERP管理軟件，實現檔案信息化系統與辦公系統的貫通。

二、探討并建立科學規范化的管理機制。檔案信息化管理是一項長期而復雜的工程，沒有健全的管理機制，不僅不能確保管理的常態化，還會出現反彈等現象。所以，建立起科學化、規范化、標準化的檔案信息化管理制度，用以約束電子檔案使用管理的各個環節，做到細致可查，是確保檔案信息化電子管理的根本途徑。一是統一檔案管理的標準。長期以來，由于歷史的檔案管理基礎差、案卷質量低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差等弊端，導致檔案管理標準不統一，當前，必須著力解決歷史遺留問題，集中人力、物力，以檔案信息化建設為契機，建立起科學的管理標準。首先是建立科學管理制度。在信息時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。要保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等，必須制定檔案信息化管理規定、規范、標準。如《辦公自動化系統應用及運行維護管理規定》、《檔案數字化工作操作規程》、《電子檔案管理辦法》等等，同時檔案信息化要適應檔案工作新標準、新要求。如要同《歸檔文件整理規則》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》相結合，切實推進檔案管理信息化。其二是完善檔案運行機制。對現有室藏檔案信息資源進行整合，通過資源整合理順管理體制和建立新的規范化運行機制，杜絕造成新的檔案資源分散。其三是遵守國家法規規范。保證檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規范有序推進，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享，以推進檔案信息化建設的長效管理。

三、全面增強檔案管理人員的能力素質。檔案工作是一項業務性較強的工作，檔案工作業務素質的高低，對檔案管理工作的質量起著至關重要的作用。由于目前檔案管理專業人員較少，現有的檔案管理人員大多非檔案專業科班出身，因而在檔案學與檔案管理方面相對缺乏系統的專業知識。為提高他們適應信息化條件下檔案管理需求和技術。我們一是堅持以“集中培訓，自學結合”的能力培訓提高模式，不斷健全持續教育機制，確保檔案管理人員能力素質能夠根據需要而不斷提高。二是加大檔案管理部門間以及區域間的合作聯系，整合檔案管理有效資源，建立聯動合作機制，及時溝通有無，加強業務交流與合作，將檔案資源轉化、總結為工作的經驗，并有效利用信息化的管理手段，增加創新思維能力。通過有目的地進行相關知識的自學與研究，強化檔案意識，提高業務素養，以肩負起檔案信息的收集與整理工作，為規范管理與持續發展打下堅實的基礎。

總之，檔案信息化管理是一項長期、復雜而重要的工作，檔案隊伍業務管理水平高不高、技術防范能力強不強、設備設施完善不完善等，都決定著信息化條件下檔案管理的質量，所以，檔案管理人員必須不斷學習以提高意識和能力，主管部門必須主動作為以加強管控，相關部門必須積極配合并予以協助，才能確保檔案管理信息化建設目標早日實現。

（作者單位：中交集團第二公路工程局第四工程有限公司西潼改擴建項目質檢部）