試論電子檔案信息化管理

汪圻

摘要：隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，黨政機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；信息化

檔案是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息、網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使整個(gè)社會(huì)信息化程度日益提高，在日常工作中相應(yīng)生成了大量的電子檔案，電子檔案將成為未來(lái)檔案的主體。

一、必須加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

（一）計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還、收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

（二）檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效。建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

二、加強(qiáng)電子文件的歸檔辦法

電子文件歸檔管理是近年來(lái)隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時(shí)歸檔與有效利用，各單位必須在科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔的工作中，密切結(jié)合本單位實(shí)際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設(shè)之中。

（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時(shí)，檔案部門要和計(jì)算機(jī)與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。

（二）由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔管理業(yè)務(wù)。由于計(jì)算機(jī)與信息管理部門具有一定的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和方便條件，可將電子文件歸檔任務(wù)交由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)。由計(jì)算機(jī)與信息管理部門具體實(shí)行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動(dòng)，開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點(diǎn)”。

必須強(qiáng)調(diào)的是：無(wú)論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關(guān)注電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性；同時(shí)，檔案部門都必須積極參與其中，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學(xué)利用。

三、鑒定電子文件歸案質(zhì)量

（一）保障電子文件的真實(shí)性。無(wú)論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準(zhǔn)確地表現(xiàn)原來(lái)生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過(guò)程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠；對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識(shí)別電子文件的發(fā)送、接收人員與時(shí)間。

（二）保障電子文件的完整性。確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸檔。同時(shí)存在電子文件及相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或者其他載體形式的文件應(yīng)一并歸檔，并切實(shí)保證其在內(nèi)容、格式以及相關(guān)說(shuō)明與描述上的完全一致。

（三）保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時(shí)調(diào)用；保證存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體長(zhǎng)期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級(jí)換代而及時(shí)進(jìn)行有關(guān)電子文件的遷移作業(yè)。

（四）保障電子文件的安全性。一般應(yīng)于次年的6月底之前，將上一年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔移交；有條件的單位，負(fù)責(zé)電子文件形成的計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門則應(yīng)當(dāng)于電子文件形成后的3個(gè)月內(nèi)，將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線移交。 檔案部門必須將計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤，一次寫(xiě)光盤、磁帶、可擦寫(xiě)光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

四、重視和加快電子檔案管理人員的培養(yǎng)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)到，新生的事物----電子文件、電子檔案。如何利用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)提高電子文件檔案化管理是檔案工作面臨的一個(gè)新機(jī)遇和挑戰(zhàn)。電子文件歸檔、電子檔案保存和檔案的開(kāi)發(fā)利用，就給檔案管理人員提出了新的課題。由于電子檔案的內(nèi)容是數(shù)學(xué)化，其保管需要相應(yīng)的技術(shù)，所以從事電子檔案管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前來(lái)說(shuō)，一是要重視吸納各高等院校的檔案專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中。二是聘用具有懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程技術(shù)人員到檔案部門工作；三是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛(ài)檔案管理工作的人員，對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)、電子計(jì)算機(jī)知道、數(shù)學(xué)通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們能迅速掌握檔案管理的基本知識(shí)技能，以適應(yīng)電子檔案管理的需要，解決檔案管理人才缺泛的現(xiàn)狀。