檔案防災減災與應急管理探究

肖鵬 張棟

摘要：防災減災與應急管理是檔案工作中的重要組成部分。本文分析了國內檔案防災減災與應急管理中存在的問題，為更好地維護和確保檔案的安全提出了相應的防災減災應急管理對策。

關鍵詞：檔案 防災減災 應急管理

檔案承載著“記錄歷史、傳承文明、服務現實”的重要作用，是維護黨和國家歷史真實面貌的崇高事業。確保檔案的安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責。

一、檔案防災減災與應急管理中存在的問題

隨著近些年國內外災難的頻發以及檔案安全問題的凸顯，此項工作逐漸受到各級檔案部門的高度重視。各級各類檔案部門基本都能按照檔案設施、設備的相關要求進行管理，并制定相應的應急預案。但即便這樣，一旦災難來襲，尤其是面對重特大災難事故，仍會顯得勢單力薄、力不從心，仍舊會產生巨大損失。這就暴露出在檔案防災減災和應急管理中存在的諸多問題。

（一）思想認知不夠，缺乏防范應急意識

隨著近些年檔案事業的飛速發展，各種現代化檔案館竣工落成，檔案科學保管技術得到進一步提高。一方面，新建檔案館的防災抗災能力較強，檔案保管技術的進步也使得檔案的安全有了更好地保障，這都在一定程度上降低了檔案在災難中的受災程度，但防災抗災能力的增強，也會助長檔案工作人員麻痹大意的思想，在工作中出現疏漏，在災難來臨時措手不及，從而造成不應有的損失。另一方面，災難應急管理強調“以人為本”原則，在災難中確保人的生命安全是放在第一位的，檔案的安全往往容易被忽視，這在一定程度上增大了檔案受損的風險。

（二）預防范圍狹窄，考慮不夠全面

突發事件包括很多種類，有地震、洪水、火災等自然災害，也有戰爭、破壞等人為災害。很多檔案部門的預防范圍和應急機制的建立對于災種考慮得不夠全面，往往僅側重于火災、水災、病蟲害等一些常見災害的防范和應對，人為突發事件和不常發生的災害很少被考慮在內，一旦發生特殊災害，制定的理論沒有任何參考借鑒價值，并會延誤檔案搶救時機，為檔案安全埋下隱患。另一方面，在信息化普及的今天，檔案部門安全防范的主要內容不應只停留在庫房的“八防”管理（防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜）和檔案實物的安全管理上，電子檔案、電子文件及載體的安全保管，檔案數據庫的維護等都應列入預防范圍。

（三）應急預案空洞，缺乏可操作性

檔案部門應根據其所可能面臨的突發事件類型及其嚴重程度制定完整的應急預案體系，做好相應的防范準備工作。但從目前各地、各級檔案部門制定的應急預案內容來看，其結構大致相同，基本包括總則、應急預案啟動條件、組織指揮體系及職責任務、應急處置保障措施、應急響應和災后救助、附則等幾部分，具體內容也大同小異，基本上是一些原則性的陳述，沒有結合本部門的實際情況，內容空洞，可操作性不強，對抵御災害十分不利。

（四）制度執行力弱，缺少實戰演練

制定應急預案的目的，是災害發生時能夠最大限度地確保檔案的安全，實戰演練對于應急預案的實施效果起著至關重要的作用。應急預案制定后，檔案部門應經常開展應急預案演練，增強檔案工作人員的安全應急意識，提高應急處置管理能力，檢驗應急預案的科學有效性。但應急演練實戰工作往往沒有得到檔案部門的重視，應急預案往往成了紙上談兵，沒有發揮出其應有的作用。

二、檔案防災減災應急管理對策

（一）高度警惕，強化防災應急的意識

現代化的檔案庫房建筑及新型的科學保管技術為檔案的安全性增添了堅實的武裝保障，但面對日益頻繁而復雜的各種突發事件，各級檔案管理部門仍然需要時刻保持高度警惕，樹立危機意識。

日本、美國是地震災害頻發的國家，其檔案部門有著很強的抗震防災應急管理意識。檔案部門為員工舉辦不定期的抗震防災知識培訓，在宣傳手冊或相關網頁上提供抗震防災的基本常識，提高用戶的防災應急意識。“9·11”事件更讓美國民眾及檔案部門懂得災難的來臨永遠是猝不及防的，此后美國檔案部門防災意識得到了進一步的加強。

從“9·11”事件到汶川大地震，各種人為的、自然的災難不僅給社會帶來了巨大的人員傷亡和財產損失，也對保存人類歷史記憶重任的檔案工作提出了嚴峻挑戰。各級檔案部門應充分認識到突發事件危害的嚴重性，加強防災教育和指導，形成警醒的防災意識，切實做好防災及應急管理工作，使檔案受損的風險降至最低，保證檔案館及館藏檔案的絕對安全。

（二）完善備份制度，做好防災備份工作

做好檔案、檔案信息管理系統及電子數據的備份工作，是抵御突發事件破壞、確保檔案安全的一項重要措施。我國各級各類檔案館在建國初期用于戰備的“后庫制度”逐步弱化后，檔案的備份和異地保存問題也隨之淡化，但是國內外各類突發事件造成的檔案損失提醒我們，需要重新審視重要檔案異地異質備份管理的必要性。

國外一些發達國家的檔案部門出于安全考慮，均建立了檔案異地保存和備份制度，尤其對重要、敏感檔案更是嚴格保證其安全無損。如美國檔案館、圖書館和博物館都提出了“安全庫房”概念，要求保護歷史遺產盡可能萬無一失。

各級檔案管理部門應重視研究制定重要檔案異地備份管理制度，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份和異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。省級以上檔案館應以選擇相聚300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方建立異地備份為宜。對所有已有各種形式復制件的檔案原件要進行封存，定期檢查安全，無特殊需要不再對外提供利用。

（三）深入調查研究，制定科學合理的應急預案

應急預案是指預防災害發生的具體措施，或災害發生時降低人員和檔案遭受損害程度的防護措施。檔案部門的應急預案是處理災害過程中的行動綱領，是加強人員安全和檔案保護的有效工具。

國家檔案局高度重視檔案的突發事件應急處理工作，制定了《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》，強調“突發事件應急處置工作應貫徹統一領導、分級負責、及時反應、果斷決策、合作互助的原則”，“縣級以上檔案行政管理部門、國家檔案館、中央和國家機關檔案部門，應建立嚴格的突發事件防范和應急處置責任制，制定相關工作預案，切實履行各自職責，保證突發事件應急處置工作有序進行”。

各級檔案部門在應急預案制定之前應開展必要的調查研究工作，對本地區歷史上曾經發生的災害進行梳理，認真研究各種突發事件的產生原因、表現形式、造成的危害、發生的頻率以及有效的應對措施等，明確需要構建應急預案的類型，結合本地區自然環境的特點制定應急預案。同時，要分析本地區可能發生的各種災害，制定不同的應急策略和應對措施，使應急預案真正轉變為應對各種突發事件切實可行的具體操作行為。

應急預案的制定，要堅持“以人為本”的原則，要科學、合理、全面、有效，并有針對性和可操作性。同時，要建立日常應對各種突發事件的應急工作組織，確保應急工作的組織保障；建立應急反應工作機制，確保應急工作的及時展開；制定各種應急措施，確保應急工作的有序進行；制定善后處理機制，減少次生危害的發生。

（四）加強應急演練，提高應急管理的能力

俗話說“拳不離手，曲不離口”。檔案防災計劃的價值在于長效，執行計劃的能力在于常練。實施應急演練是檢驗應急預案是否科學合理的有效方法，它能夠提高檔案人員對災害的熟知度，增強對災害的警惕性；培養工作人員的技術素養和應對災難的良好心理素質；降低災害處理過程中的人為錯誤，減少時間損耗；及時改進防災應急工作，進一步完善應急機制；能夠豐富實戰經驗，有效提高防災應急管理技能。

檔案部門應高度重視應急演練，積極開展防災減災的宣傳教育活動和應急處置培訓工作，把應急演練作為本部門一項日常性、經常性的工作，真正把加強防災減災和應急演練工作落到實處，不斷提高應對各種突發事件的實戰能力。

（五）明確重點，及時開展災后的搶救恢復重建

災情發生后，各種災難對檔案的影響仍然存在，極易發生次生危害，并可能進一步擴大受損程度，災后的及時搶救恢復工作對確保檔案的安全同樣十分重要。

首先，應對檔案各方面受損情況進行調查評估，包括實物檔案、檔案信息管理系統、檔案館庫房建筑的受損程度、范圍及潛在危險等情況，為下一步制定搶救方案及恢復重建工作提供依據。其次，應確定重點保護搶救對象，將年代久遠、內容獨特、價值珍貴的檔案列入優先和重點搶救的對象，有重點、有針對性地進行災后搶救。第三，根據檔案受損的具體情況，選取適宜的搶救方法進行搶救。搶救方法應視現場具備的物資、設備等條件而定，搶救工作方案可以尋求相關技術專家論證幫助。最后，對受損的檔案建筑，根據專業機構的評估鑒定進行維修加固和恢復重建。

參考文獻：

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作者單位：國家安全生產監督管理總局檔案館中國航空工業集團公司