從施工企業(yè)角度談工程合同管理

劉海森

摘 要：近年來，隨著建設(shè)工程市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，施工企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)日益凸顯。因此需要探討和總結(jié)施工企業(yè)在工程合同管理中環(huán)節(jié)，及在每個(gè)環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；建設(shè)工程 ；合同管理

一、引言

建設(shè)工程施工合同是建設(shè)單位與施工企業(yè)通過協(xié)商一致，為明確雙方權(quán)利和義務(wù)而擬訂條款的特殊承攬合同。從施工企業(yè)的角度來看，工程施工合同存在兩種風(fēng)險(xiǎn)。其一，因建筑市場(chǎng)“先定價(jià)后成交”的期貸式交易方式的特殊性，導(dǎo)致建設(shè)工程施工合同存在高度的交易風(fēng)險(xiǎn)；其二，因建設(shè)工程施工合同作為項(xiàng)目管理的法律文件，對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制具有相當(dāng)程度的法律約束，因而導(dǎo)致建設(shè)工程施工合同同時(shí)也存在深度的法律風(fēng)險(xiǎn)。

因此，如何加強(qiáng)施工企業(yè)合同的管理，防范和規(guī)避市場(chǎng)中的合同風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合企業(yè)自身的生產(chǎn)效率、消費(fèi)水平和管理能力，充分發(fā)揮企業(yè)技術(shù)管理優(yōu)勢(shì)，建立完善的企業(yè)內(nèi)部定額體系，從而提高施工企業(yè)內(nèi)部核心競(jìng)爭(zhēng)力和外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，將成為施工企業(yè)值得關(guān)注的又一議題。下面具體來談?wù)劶訌?qiáng)施工企業(yè)建設(shè)工程合同管理的幾個(gè)重要關(guān)鍵點(diǎn)。

二、把好合同簽訂關(guān)

建設(shè)工程施工合同的簽訂工作是企業(yè)施工合同管理的重要組成部分，它關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。因此，如何做好合同的簽訂工作，需要注意以下三方面：

1、施工合同商談前的準(zhǔn)備工作。

在施工合同商談前，作為施工企業(yè)必須正視這樣一個(gè)客觀現(xiàn)實(shí)，建設(shè)單位（業(yè)主）和施工企業(yè)（承包商）擁有完全相反的經(jīng)濟(jì)利益目標(biāo)。業(yè)主希望工程建設(shè)盡可能降低資金消耗，而承包商則希望通過施工盡可能多的獲得業(yè)主的報(bào)酬，這就意味著建設(shè)工程施工合同管理中的一切問題都將和經(jīng)濟(jì)利益密切相關(guān)。

因此，合同談判人員在談判前要深入了解業(yè)主的資信、經(jīng)營(yíng)作風(fēng)和訂立合同應(yīng)當(dāng)具備的相應(yīng)條件。這樣做的目的，一方面是加強(qiáng)對(duì)發(fā)包人的詳細(xì)了解，確認(rèn)發(fā)包人有承擔(dān)這項(xiàng)工程的資格，以規(guī)避可能產(chǎn)生的資信風(fēng)險(xiǎn)；另一方面也是為了在與發(fā)包人的實(shí)質(zhì)談判中搶占先機(jī)，為在談判中爭(zhēng)取有利條件，做出有利選擇提供依據(jù)。

2、施工合同的文本選擇。

在施工合同的文本選擇方面，由于施工企業(yè)之前一直使用由業(yè)主提供的非示范合同文本，因此往往存在條款不全面、不具體的問題，同時(shí)合同對(duì)業(yè)主的權(quán)利也缺乏限制條款，特別是合同中免責(zé)條款，更需要仔細(xì)斟酌，以避免無效合同和錯(cuò)漏、歧義的產(chǎn)生，這就導(dǎo)致施工企業(yè)的工作量和風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任無形中大大增加。

現(xiàn)在，建設(shè)部和國(guó)家行政管理總局制定的GF-1999-0201《建筑工程施工合同（示范文本）》已普遍應(yīng)用，該文本中的“通用條款”是根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合建筑安裝業(yè)的交易習(xí)慣和行業(yè)慣例所制定，且無須雙方協(xié)商就必須履行的條款。而對(duì)于“通用條款”不能全部包括和正確反映工程情況的內(nèi)容，則可以通過“協(xié)議書”或“專用條款”部分予以另行約定，但不得隨意修改刪除“通用條款”。

因此，合同談判人員應(yīng)增加信息政策的敏銳度和靈活機(jī)變的工作能力，及時(shí)改變施工合同文本的選擇，并學(xué)會(huì)在一定程度上將合同風(fēng)險(xiǎn)有效轉(zhuǎn)移，盡可能與業(yè)主合理分?jǐn)偤贤L(fēng)險(xiǎn)責(zé)任，使雙方形成一種共同抵御，共同承擔(dān)的合作關(guān)系。

3、施工合同的管理工作。

在施工合同的管理方面，應(yīng)建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理。同時(shí)完善合同管理制度，健全具體的可操作流程，包括介紹信的開具，招標(biāo)信息的跟蹤，招投標(biāo)文件的評(píng)估，中標(biāo)情況的匯總，合同的草擬、洽談、評(píng)審、用印、履約跟蹤、變更、違約、解除、終止等，使合同管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)都有章可循，有案可查。

同時(shí)，對(duì)于合同管理人員還應(yīng)加強(qiáng)提高的崗位技能，要求具備相應(yīng)的法律、法規(guī)知識(shí)和運(yùn)用法律、法規(guī)的能力，熟悉合同簽定和變更、索賠程序，同時(shí)還要具備工程管理、造價(jià)管理知識(shí)和實(shí)際運(yùn)用能力。

三、做好合同交底工作

工程施工合同的交底工作是企業(yè)施工合同管理不可或缺的一部分，它對(duì)于合同的正式實(shí)施起到非常關(guān)鍵的作用。因此，如何做好合同的交底工作，需要注意以下兩方面：

1、合同交底的相關(guān)內(nèi)容。

應(yīng)由合同管理人員向涉及施工管理的所有人員，包括公司本部、項(xiàng)目部、項(xiàng)目部全體人員和職能部門的有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行全員全面交底，對(duì)合同主要內(nèi)容作出解釋和說明。

⑴ 對(duì)合同涉及的所有關(guān)系（發(fā)包人、監(jiān)理工程師、項(xiàng)目管理公司、總包單位、安裝公司等相關(guān)配合單位）進(jìn)行交底；

⑵ 對(duì)項(xiàng)目所涉及的所有合同內(nèi)容，包括招標(biāo)文件的理解、投標(biāo)書制作的策略、答疑文件、合同文本、詢標(biāo)文件、其他承諾等進(jìn)行分析交底；

⑶ 對(duì)以下費(fèi)用收取條件進(jìn)行交底：

① 工程質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到合格以上標(biāo)準(zhǔn)時(shí)是否能收到質(zhì)量獎(jiǎng)，以及總包單位的責(zé)任內(nèi)容配合費(fèi)是如何記取的；

② 水電費(fèi)是以定額規(guī)定比例記取支付的，應(yīng)注意定額用量?jī)?nèi)水電差價(jià)結(jié)算方式，單獨(dú)裝表計(jì)量的應(yīng)注意區(qū)分生活和生產(chǎn)用量；配合單位的（如弱電、專業(yè)防水、音響、電器、空調(diào)等）臨時(shí)用水電量的支付方式。

2、合同交底的合理分析。

合同和合同分析資料是工程實(shí)施管理的依據(jù)，通過合同分析，可以加強(qiáng)項(xiàng)目部全體人員對(duì)合同的理解和把握，提高管理人員的合同意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同中存在的不足及問題，從而對(duì)項(xiàng)目可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行合理防范，并有效組織施工，使合同管理的相關(guān)程序、制度、要求及保證體系能夠落到實(shí)處。其中主要分析點(diǎn)包括：

1、對(duì)施工計(jì)劃投入成本與投標(biāo)報(bào)價(jià)作出相應(yīng)對(duì)比分析，分析合同中的各種利益增長(zhǎng)點(diǎn)，力求在履行過程中及時(shí)抓住時(shí)機(jī)，辦理簽證和補(bǔ)充協(xié)議，以改變合同中可能存在的不利因素。

2、對(duì)合同工期和違約責(zé)任條款應(yīng)高度重視和合理分析，建議從進(jìn)場(chǎng)開始就積極收集對(duì)我部有利的資料，為明確管理目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)提供有利依據(jù)。

施工企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)交底意識(shí)，明確合同交底必須全面、全員、全過程的進(jìn)行，只有依法運(yùn)用施工合同監(jiān)督評(píng)審等管理手段，才能在施工過程中盡量減少或避免施工進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等方面可能出現(xiàn)的偏差和問題，從而在根本上避免可能引起的合同矛盾糾紛，減少由此帶來的經(jīng)濟(jì)損失。

四、加強(qiáng)合同跟蹤管理

工程施工合同的跟蹤管理工作是企業(yè)施工合同管理中最為關(guān)鍵的部分，它對(duì)于保證合同實(shí)施的質(zhì)量和效果具有決定性的意義。因此，如何做好合同的跟蹤管理工作，需要注意以下三方面：

1、采用書面文本形式。

由于工程建設(shè)施工合同持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，標(biāo)的額度比較大，且合同履行過程中干擾事件和市場(chǎng)因素頻繁，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種與合同約定不符的情況。

因此，在履行合同過程中，凡涉及到雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的履行、主張、變革、確定等所有行為都必須采用書面文本形式，對(duì)每一項(xiàng)工作都應(yīng)用工作聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更、簽證單、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等，并要求雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。這應(yīng)該作為重要制度在項(xiàng)目部嚴(yán)格執(zhí)行。

2、及時(shí)辦理簽證手續(xù)。

由于合同的簽訂先于工程實(shí)施，所以對(duì)于工程項(xiàng)目具體實(shí)施過程中可能存在的問題無法都提前作出合理的預(yù)見和規(guī)定，如設(shè)計(jì)變更、發(fā)生與原招標(biāo)文件和工程量清單中未包括的“新增工程”等情況都將導(dǎo)致工程項(xiàng)目工期和造價(jià)的變化。

因此，在履行合同的過程中，對(duì)于非己方過錯(cuò)，因?qū)Ψ皆蚨斐傻南嚓P(guān)責(zé)任和損失，比如設(shè)計(jì)變更、工程量或工期等問題應(yīng)及時(shí)辦理簽證手續(xù)，并向?qū)Ψ教岢鼋?jīng)濟(jì)補(bǔ)償和工期順延的要求?，F(xiàn)場(chǎng)的簽證聯(lián)系單和索賠就是合同的補(bǔ)充形式，同時(shí)也是建設(shè)工程施工合同履行管理中最基本的重要手段。我公司在2005年曾在蘇南地區(qū)承接了一項(xiàng)體育館裝飾工程，合同約定固定總價(jià)。在招投標(biāo)時(shí)正值工程量清單報(bào)價(jià)實(shí)施初期，業(yè)主聘請(qǐng)了有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人士編制了非標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本，在招標(biāo)文件中提供了建筑平面圖及施工范圍工程量清單，并要求施工單位復(fù)核工程量及深化設(shè)計(jì)圖紙。由于初次使用工程量清單模式，施工單位對(duì)工程量清單報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)重視不夠，在標(biāo)前會(huì)議上沒有請(qǐng)業(yè)主書面明確各房間吊頂標(biāo)高。在施工過程中由于設(shè)備安裝施工方案的變更，業(yè)主方項(xiàng)目總工程師及監(jiān)理在現(xiàn)場(chǎng)口頭通知項(xiàng)目部將原圖紙吊頂標(biāo)高向上提高300MM，項(xiàng)目部照此方案組織施工。在竣工決算時(shí)項(xiàng)目部要求對(duì)吊頂標(biāo)高向上提高300MM部分增加的墻面工程量進(jìn)行增加費(fèi)用時(shí)，才發(fā)現(xiàn)業(yè)主并沒有下發(fā)過書面的設(shè)計(jì)變更指令，也沒有相應(yīng)的變更簽證，工程量是實(shí)際增加了，可對(duì)于固定總價(jià)工程合同形式，沒有設(shè)計(jì)變更指令或變更簽證是無法增加到費(fèi)用的。雖然項(xiàng)目部提供了招標(biāo)時(shí)的設(shè)計(jì)圖紙及經(jīng)監(jiān)理方確認(rèn)的竣工圖。但業(yè)主方堅(jiān)持認(rèn)定沒有簽證不予增加費(fèi)用，而此時(shí)項(xiàng)目部再提出書面申請(qǐng)的時(shí)效已過，施工方的合法權(quán)益沒能得到有效保護(hù)，這個(gè)教訓(xùn)是深刻的，代價(jià)也是昂貴的。

3、及時(shí)收集和整理原始憑證。

由于項(xiàng)目施工處于一種各方錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境中，施工企業(yè)要想合理合法的避免合同紛爭(zhēng)所引發(fā)的相關(guān)經(jīng)濟(jì)損失，就必須充分運(yùn)用管理藝術(shù)，深刻理解并活用合同條款，尋求有效突破口，轉(zhuǎn)移合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)自身權(quán)益，并在此基礎(chǔ)上爭(zhēng)取多贏。

因此，施工現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)收集和整理原始憑證，提高證據(jù)意識(shí)，懂得搜集和保存證據(jù)的重要性。特別是在辦理簽證手續(xù)時(shí)，不宜使用“根據(jù)合同”這種缺乏說服力的泛泛提法，而應(yīng)該引用和列明具體的應(yīng)用項(xiàng)目合同條款，明確指出與問題有關(guān)的條款號(hào)，并盡量引述條款中原文的說法，甚至有時(shí)還需同時(shí)引用幾個(gè)條款進(jìn)行相互間的交叉論述。只有這樣，才能真正體現(xiàn)項(xiàng)目合同管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。

五、結(jié)語

總之，施工企業(yè)在今后應(yīng)該加強(qiáng)合同管理意識(shí)，健全和完善合同管理制度，充分運(yùn)用動(dòng)態(tài)管理的科學(xué)手段實(shí)行施工全過程管理。特別是推行工程量清單計(jì)價(jià)后，更應(yīng)從合同條款的訂立，價(jià)款調(diào)整的條文等方面入手，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，為企業(yè)有效提高管理水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。